Politica privind confidentialitatea - Biblioteca Centrala Universitara „Carol I”

POLITICA PRIVIND CONFIDENȚIALITATEA

Data ultimei actualizări 03.06.2021

Acest website („site-ul”) este operat de către Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I”

(„Operatorul”).

1. Obiectul acestei Politici privind Confidențialitatea:

Prezenta Politică privind Confidențialitatea are rolul de a vă informa cu privire la:

a) activitățile de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal, efectuate de către Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I”, în calitate de Operator de date cu caracter personal;

b) securitatea datelor și confidențialitatea prelucrărilor de date cu caracter personal.

Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I”, institutie publică,de importanţă naţională,aflată în subordinea Ministerului Educaţiei, cu sediul în Bucureşti, Str. Boteanu nr. 1, Sector 1, C.P. 010027, prelucrează datele cu caracter personal, în conformitate cu prevederile Regulamentului General privind Protecția Datelor nr. 679/2016 (“GDPR”), precum și cu legislația aplicabilă în materie de protecție a datelor cu caracter personal.

Politica noastră privind confidențialitatea poate fi modificată, iar Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I”, va publica, pe această pagină, o versiune actualizată a acesteia. Prin consultarea frecventă a acestui site puteți să vă asigurați că aveți cunoștință permanent despre activitățile de prelucrare întreprinse de către Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I”.

Website-ul Bibliotecii Centrale Universitare ”Carol I”, poate include link-uri către alte website-uri care sunt gestionate de alte entități/persoane juridice ce nu au legătură cu activitatea Bibliotecii Centrale Universitare ”Carol I” și cu privire la care Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I” nu poartă nicio responsabilitate. Dacă accesați aceste website-uri prin intermediul site-ului nostru, ar trebui să consultați politicile de confidențialitate ale acestora pentru a putea înțelege în ce mod colectează, utilizează și comunică informațiile dumneavoastră.

Găsiți mai jos detalii despre scopurile și temeiurile pentru care prelucrăm datele dumneavoastră în funcție de calitatea pe care o aveți. De asemenea, puteți găsi informații și despre categoriile de date prelucrate, prelucrări pentru care avem nevoie de acordul dumneavoastră, categoriile de destinatari, durata prelucrării, utilizarea de cookies, normele de securitate a datelor aplicabile, precum și drepturile de care beneficiați. Ultimile secțiuni sunt comune tuturor prelucrărilor de date, indiferent de calitatea pe care o aveți.

În funcție de serviciile oferite, de modalitățile de contractare ale acestora precum și de tipurile de relații contractuale sau extracontractuale pe care le puteți avea cu Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I”,aceasta poate pune la dispoziția persoanelor vizate informări care surprind particularitățile activitătilor de prelucrare derulate.

2. Cum prelucrăm datele în funcție de calitatea dumneavoastră și în ce scopuri

În funcție de calitatea pe care o aveți, Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I”prelucrează datele dumneavoastră în scopuri și temeiuri diferite, după cum urmează:

· Dacă sunteți utilizator/vizitator al site-ului Bibliotecii Centrale Universitare ”Carol I”:

Vă rugăm să consultați secțiunea privind utilizarea modulelor de tip cookie-uri disponibilă în Politica de cookie.

· Dacă sunteți în categoria angajaților (inclusiv angajat temporar), Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I” va prelucra datele dumneavoastră pentru unele dintre scopurile/temeiurile de mai jos:

A. În vederea îndeplinirii obligațiilor legale, pentru următoarele scopuri:

· gestiunea administrativ – financiară;

· păstrarea/depozitarea (premergătoare arhivării) și arhivarea, potrivit prevederilor legale,a documentaţiei contractuale (inclusiv asigurarea operaţiunilor conexe acestor activităţi) și/sau ale altor documente ce conțin date cu caracter personal;

· auditul intern;

· asigurarea securității în incinta Bibliotecii Centrale Universitare ”Carol I” și a filialelor sale;

· monitorizarea video a spațiilor și a bunurilor prin amplasarea de sisteme de supraveghere în vederea asigurării protecției bunurilor și valorilor, conform legii;

· gestionarea calității datelor;

· gestionarea relațiilor cu autoritățile publice sau cu alte persoane care prestează un serviciu public (executori judecătorești, notari etc.).

· implementarea măsurilor tehnice menite să asigure securitatea datelor cu caracter personal (inclusiv prin realizarea de copii de siguranță).

B. În vederea încheierii și executării contractelor, pentru următoarele scopuri:

· încheierea și executarea contractelor de muncă

C. În vederea îndeplinirii intereselor legitime ale Bibliotecii Centrale Universitare ”Carol I”, în contextul desfășurării obiectului său de activitate, pentru următoarele scopuri:

· constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi ale Bibliotecii Centrale Universitare ”Carol I” în instanță, precum și constituirea de probe în acest sens;

· derularea proceselor de fuziuni și/sau achiziții la care participă și Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I”;

· monitorizarea video pentru securitatea spațiilor și a bunurilor Bibliotecii Centrale Universitare ”Carol I”, în vederea prevenirii unor împrejurări de natură a afecta negativ Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I”.

Dacă sunteți beneficiar persoană fizică (utilizator) al serviciilor prestate de Biblioteca Centrală Universitară”Carol I”, aceasta va prelucra datele dumneavoastră pentru unele dintre scopurile/temeiurile de mai jos:

A: În vederea îndeplinirii obligațiilor legale, pentru următoarele scopuri:

· verificarea actului de identitate prezentat și a identității utilizatorului, conform regulilor stabilite prin prevederile interne;

· executarea obligațiilor ce țin de prestarea serviciilor oferite pentru dumneavoastră, prin preluarea, în sistemul informatic de evidenţă al Bibliotecii Centrale Universitare ”Carol I”, a datelor conţinute în actul de identitate;

· raportarea și gestionarea controalelor din partea autorităților;

· gestiunea administrativ – financiară;

· păstrarea/depozitarea (premergătoare arhivării) si arhivarea, potrivit prevederilor legale, a documentaţiei contractuale (inclusiv asigurarea operaţiunilor conexe acestor activităţi) și/sau ale altor documente ce conțin date cu caracter personal;

· auditul intern;

· asigurarea securității în incinta Bibliotecii Centrale Universitare ”Carol I”și a filialelor sale;

· gestionarea calității datelor;

· gestionarea relațiilor cu autoritățile publice sau cu alte persoane care prestează un serviciu public (executori judecătorești, notari etc.);

· implementarea măsurilor tehnice care să asigure securitatea datelor cu caracter personal (inclusiv prin realizarea de copii de siguranță);

· monitorizarea video a spațiilor și a bunurilor prin amplasarea de sisteme de supraveghere în vederea asigurării protecției bunurilor și valorilor, conform legii.

Pentru îndeplinirea scopurilor din prezenta secțiune, Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I” se va baza pe interesul legitim al operatorului de a eficientiza procesul acolo unde anumite prelucrări exced ceea ce este strict necesar pentru îndeplinirea prevederilor legale relevante.

B. În vederea încheierii și executării contractelor, pentru următoarele scopuri:

· derularea oricăror raporturi juridice rezultate din contractele încheiate între Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I” şi dumneavoastră (persoană fizică/persoană juridică);

· gestionarea calității datelor.

C. În vederea îndeplinirii intereselor legitime ale Bibliotecii Centrale Universitare ”Carol I” în contextul desfășurării obiectului său de activitate, pentru următoarele scopuri:

· implementarea unei linii interne de raportare a neconformităților sesizate de către orice persoane în legătură cu serviciile oferite;

· constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi ale Bibliotecii Centrale Universitare ”Carol I” și / sau ale filialelor sale în instanță, precum și constituirea de probe în acest sens;

· derularea proceselor de fuziuni și/sau achiziții și/sau tranzacții similare la care participă Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I”;

· proiectarea, dezvoltarea, testarea si utilizarea sistemelor informatice existente sau noi și a serviciilor IT;

Dacă sunteți o persoană fizică implicată în relația cu Biblioteca Centrală Univesitară ”Carol I”(administrator/i, asociați/acționar, împuternicit. utilizator, delegat, gestionar, PFA),aceasta va prelucra datele dumneavoastră, conform următoarelor scopuri și temeiuri (reflectate în secțiunile de mai jos):

A: În vederea îndeplinirii obligațiilor legale, pentru următoarele scopuri:

· gestiunea administrativ – financiară;

· păstrarea/depozitarea (premergătoare arhivării) si arhivarea, potrivit prevederilor legale,a documentaţiei contractuale (inclusiv asigurarea operaţiunilor conexe acestor activităţi) și/sau ale altor documente ce conțin date cu caracter personal;

· auditul intern;

· asigurarea securității în incinta Bibliotecii Centrale Univesitare ”Carol I” și a filialelor sale;

· monitorizarea video a spațiilor și a bunurilor prin amplasarea de sisteme de supraveghere în vederea asigurării protecției bunurilor și valorilor, conform legii;

· gestionarea calității datelor;

· gestionarea relațiilor cu autoritățile publice sau cu alte persoane care prestează un serviciu public (executori judecătorești, notari etc.);

· implementarea măsurilor tehnice, care să asigure securitatea datelor cu caracter personal (inclusiv prin realizarea de copii de siguranță).

B. În vederea încheierii și executării contractelor, pentru următoarele scopuri:

· derularea oricăror raporturi juridice rezultate din contractele încheiate între Biblioteca Centrală Univesitară”Carol I” şi dumneavoastră sau societatea pe care o reprezentați;

3. Prelucrări de date pentru care avem acordul dumneavoastră

Există anumite scopuri de prelucrare, pentru care este necesar, conform legii, ca Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I” să obțină consimțământul dumneavoastră. Institutia va obține acest consimțământ prin diverse mijloace, spre exemplu, prin semnarea de către dumneavoastră a unei declarații-angajament, puse la dispoziție la eliberarea permisului de bibliotecă. Consimțământul astfel furnizat, poate fi retras în orice moment, iar Biblioteca CentralăUniversitară ”Carol I” va ține cont de opţiunile dumneavoastră exprimate cu privire la prelucrările realizate pe bază de consimțământ. Scopurile pentru care este cel mai probabil ca Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I” să obțină consimțământul dumneavoastră pot fi:

marketing direct, publicitate prin promovarea celor mai potrivite servicii, inclusiv transmiterea de către Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I” a unor comunicări în acest scop, prin e-mail, SMS text;

Consimțământul exprimat cu privire la activitățile de prelucrare listate în paragraful de mai sus poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea activităților de prelucrare efectuate înaintea retragerii.

4. Ce date prelucrăm?

Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I”prelucrează oricare dintre următoarele categorii de date personale: nume și prenume, adresa de domiciliu sau reședință, fotografie, număr de telefon, adresa de e-mail, loc de muncă, școli absolvite, CNP, date privindsănătatea (după caz).Refuzul de a furniza datele cu caracter personal poate determina imposibilitatea furnizării serviciilor și/sau îndeplinirii scopului vizitei la instituția noastră.

Datele colectate în scopurile menționate mai sus pot fi prelucrate în scopuri subsecvente, în măsura în care scopurile subsecvente sunt compatibile cu cele inițiale.

5. Destinatarii datelor

Pentru îndeplinirea scopurilor de prelucrare, Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I” poate să dezvăluie anumite categorii de date cu caracter personal către următoarele categorii de destinatari: persoana vizată și/sau reprezentanţii săi, autorităţi judecătoreşti sau alte autorităţi publice, societăţi bancare.

6. Durata prelucrării datelor

În vederea realizării scopurilor de prelucrare menționate, Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I” va prelucra datele cu caracter personal pe durata îndeplinirii scopului pentru care au fost colectate și prelucrateacestea, precum și ulterior, în vederea conformării cu obligațiile legale aplicabile, inclusiv, dar fără limitare ladispozițiile referitoare la obligația de arhivare și cu interesele legitime ale Bibliotecii Centrale Universitare ”CaroI I”. Este posibil ca, în urma îndeplinirii termenelor legale de arhivare, Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I” să dispună anonimizarea datelor, lipsindu-le astfel de caracterul personal și să continue prelucrarea datelor anonime pentru scopuri statistice.

Cu titlu general, păstram datele dumneavoastră peperioade diferitede timp de stocare dupăîncetarea colabărării, pentru a putea da curs solicitărilor dumneavoastră sau autoritătilor competente, pentru exercitarea unui drept în instanță, ori pentru a respecta prevederile legale. În funcție de scopurile de mai sus, exemplificăm perioade de timp stabilite:

· 6 ani de la ultima interacţiune cu instituţia în calitate de utilizator si beneficiar al serviciilor puse la dispozitia dumneavostră de Biblioteca Centrală Univesitară”Carol I”, în cazul stocării datelor, în vederea îndeplinirii prevederilor ce țin de legislația privind cunoașterea utilizatorilor;

· 10 ani de la începutul anului următor celui în care au fost realizate/ emise/ înregistrate documentele justificative în cazul stocării datelor, în vederea îndeplinirii prevederilor ce țin de legislația fiscal-contabilă legată de păstrarea registrelor contabile și documentelor justificative;

· Durata acordului dumneavoastră pentru primirea comunicărilor de marketing direct și, ulterior, pentru perioada necesară demonstrării conformării cu cerințele legale, în cazul bazelor de date administrate în scop de marketing direct.

7. Utilizarea modulelor de tip cookie-uri

Acest site utilizează cookie-uri. Mai multe detalii privind acest aceste module și felul în care sunt folosite se pot accesa la: Politica de cookie.

8. Securitatea datelor

Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I” acordă o importanță sporită datelor tale cu caracter personal și înțelege să asigure securitatea adecvată pe parcursul activităților de prelucrare. În acest sens, Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I” implementează măsuri tehnice şi organizatorice pentru protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale.

9. Drepturile dumneavoastră

Dreptul de informare: cu privire la activitățile de prelucrare efectuate de către Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I”în legătură cu datele dumneavoastră;
Dreptul de acces la date: puteți solicita și primi o confirmare de la Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I” cu privire la prelucrările de date (ce date prelucrăm și în ce scop, unde și cât timp le stocăm, cine are acces la ele etc.);
Dreptul de rectificare: a datelor inexacte, precum și completarea datelor incomplete (exemplu: dacă v-ați schimbat numărul de telefon sau adresa de e-mail, ne puteți contacta pentru actualizarea acestor date);
Dreptul de ștergere: cu privire la o parte sau la toate datele pe care le avem despre dumneavoastră.

Important! Nu vom putea da curs cererii în toate cazurile (exemplu: legea ne obligă să păstrăm datele o anumită perioadă de timp; datele ne sunt utile pentru un interes legitim sau pentru apărarea unui drept în instanță).

Dreptul la restricționare: puteți solicita să nu utilizăm datele dumneavoastră, ci doar să le stocăm până la rezolvarea unei alte solicitări din partea dumneavoastră și anume:

ați cerut rectificarea datelor;
v-ați opus ștergerii datelor în situația unei prelucrări ilegale;
ne-ați solicitat să vă furnizăm anumite date pentru apărarea unui drept;
v-ați opus prelucrării datelor - a se vedea dreptul de opoziție de mai jos.

Dreptul la portabilitate: puteți cere ca datele dumneavoastră să vă fie furnizate pe un suport utilizat în mod curent, într-un format ușor de citit (exemplu: prin e-mail). De asemenea, puteți cere ca datele dumneavoastră să fie trimise către un alt operator;
Dreptul la opoziție: vă puteți opune prelucrărilor de date derulate pe baza interesului legitim al Bibliotecii Centrale Universitare ”Carol I”.

Important! Vom da automat curs cererii doar pentru prelucrările realizate în scop de marketing direct (exemplu: dacă primiți e-mailuri cu reclame de la Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I”, ne puteți solicita dezabonarea). În celelalte cazuri, vom pune în balanță interesele noastre și, respectiv, situația dumneavoastră particulară pentru a lua o decizie finală. De aceea, recomandăm să ne explicați și de ce vă opuneți prelucrării atunci când formulați cererea.

Drepturile privind procesul decizional automatizat: ca regulă, aveți dreptul să nu fiți supus unei decizii automate, dacă aceasta produce efecte juridice asupra dumneavoastră sau vă afectează similar, într-o măsură semnificativă.

Important! În anumite situații, legea ne permite să luăm astfel de decizii atunci când avem acordul dumneavoastră sau dacă decizia este luată în baza executării contractului pe care l-am încheiat sau pentru realizarea interesului nostru legitim.

Dreptul la retragerea consimțământului: atunci când prelucrăm datele pe baza consimțământului dumneavoastră.

Important! Retragerea consimțământului va avea efect doar pentru viitor. Prelucrările efectuate în alt temei, cum ar fi executarea contractului, nu vor fi afectate de retragere.

Dreptul de a formula plângere: dacă sunteți nemulțumit/ă, vă puteți adresa oricând Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau instanțelor competente.

În măsura în care vă exercitați oricare dintre drepturile de mai sus, vă rugăm să ne furnizați detaliile necesare pentru ca Biblioteca Centrală Universitară ”CaroI I”, să poată identifica dreptul exercitat și îndeplinirea condițiilor de exercitare impuse de lege.

10. Exercitarea drepturilor

Pentru mai multe detalii cu privire la activitățile de prelucrare efectuate de către Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I”, precum și cu privire la exercitarea drepturilor de care beneficiați în acest context, ne puteți contacta oricând, utilizând următoarele canale de comunicare:

1. solicitare adresată responsabilului Bibliotecii Centrale Universitare ”Carol I” privind protecția datelor la dpo@bcub.ro – canal dedicat aspectelor privind protecția datelor cu caracter personal;

2. utilizând formularul de solicitări protecția datelor de pe website-ul Bibliotecii Centrale Universitare ”Carol I”, secțiunea Politica privind confidențialitatea;

3. prin poștă, la adresa din Bucuresti, Str. Boteanu, nr. 1, Sector 1, C.P. 010027, sau în bibliotecile filiale.

În cazul în care doriți să vă exercitați oricare dintre drepturile de care beneficiați conform politicii, vă aducem la cunoștință faptul că avem obligația autentificării dumneavoastră. Autentificarea este o procedură prin care identitatea dumneavoastră este verificată și confirmată de Biblioteca Centrală Universitară ”Carol I”, pentru a ne asigura că informațiile nu sunt solicitate de/sau dezvăluite către persoane neautorizate. De aceea, după ce ne transmiteți solicitarea dumneavoastră, în funcție de canalul prin care alegeți să ne contactați, vi se va face autentificarea.

În măsura în care aveți sugestii privind prezenta Politica de Confidențialitate, vă încurajăm să transmiteți aceste sugestii la dpo@bcub.ro.