"Lumea informaţiei este lumea cunoaşterii, lumea de mâine, un viitor pentru care lucrează deja milioane de oameni şi în care vor trăi miliarde de oameni. Cele mai multe soluţii pentru a apropia, nu pentru a împăca, nevoile cu resursele şi aspiraţiile cu posibilităţile urmează încă a fi găsite. Dar provocarea este imensă şi, abia acum, se ridică la măsura adevăratului potenţial al minţii omeneşti.
Ce profesie şi-ar putea permite să rămână deoparte?"*** |
Modele de comunicare
Lucrarea expune un studiu de caz asupra Bibliotecii de Geografie şi Geologie a Universităţii din Bucureşti, referitor la reorganizarea colecţiilor, refuncţionalizarea bibliotecii pe principii biblioteconomice moderne şi la activităţile de comunicare a documentelor. Oferă imaginea particulară a bibliotecii filiale, încadrată în cea de ansamblu, determinată de organizarea şi relaţionarea sistemelor din Biblioteca Centrală Universitară din Bucureşti.
Comunicarea reprezintă "transmiterea informaţiilor, ideilor şi atitudinilor sau a emoţiilor de la o persoană la alta sau de la un grup la altul prin intermediul unor mijloace"*1. Definită ca o relaţie între un emiţător şi un receptor ea poate fi explicată, în termeni biblioteconomici, prin funcţia de transmitere a informaţiei dinspre bibliotecă spre utilizatori. Sistemul bibliotecă relaţionat cu informaţia deţinută va influenţa sistemul receptor - utilizatorii, care, în ansamblul educaţional, urmează trendurile instrucţionale şi curriculare.
Biblioteca privită ca un sistem complex de activităţi şi fluxuri respectă pe deplin atributele modelelor de comunicare socială: funcţia sa euristică conduce spre punctul de convergenţă al activităţilor, respectiv comunicarea informaţiilor şi a documentelor. Informaţia, motor al progresului, a devenit plămânul societăţii, fără de care ne-am confunda în sufocare şi întuneric. Consumatorii de informaţie solicită tot mai mult lărgirea spectrului informaţional, al cărui conţinut devine tot mai complex şi mai condensat.
Fluxul informaţional ascendent şi nevoia acută de sintetizare, necesită existenţa unor activităţi de organizare informaţională, a unei planificări a informaţiei şi prin urmare a unui management informaţional. S-au creat noi profesii legate de transferul de informaţii, iar biblioteca a devenit un "spaţiu tehnologic"*2, o importantă structură infodocumentară.
Relaţionarea funcţiei utilizatori cu cea a managementului de bibliotecă a căpătat statut de implicaţie biunivocă: biblioteca modernă trebuie să-şi reconsidere "conceptele şi competenţele, mijloacele şi modalităţile de acţiune"*3.
Modernizare şi informatizare
Biblioteca de Geografie şi Geologie a Universităţii din Bucureşti reprezintă rezultatul unor acumulări şi transformări succesive care au avut loc în decursul anilor, odată cu dezvoltarea învăţământului românesc în domeniul celor două ştiinţe: geografia şi geologia.
Biblioteca actuală reprezintă un conglomerat al unor entităţi aparte, provenit din unificarea mai multor biblioteci de catedră: cea de mineralogie, cea de geologie, cea de paleontologie, la care s-au adăugat colecţiile de documente organizate în cadrul catedrei de Geologie şi cele ale Secţiei de Inginerie Geologică. Promovarea instituţiei bibliotecare se realizează prin valoarea colecţiilor de documente, prin calitatea resurselor informaţionale puse la dispoziţia utilizatorilor. Sistemul complex al activităţilor şi fluxurilor împlinesc misiunea bibliotecii, de a răspunde "cerinţelor complexe de studiu, informare şi documentare, dar şi scopul major de comunicare şi transfer de informaţii"*4.
Refuncţionalizarea Bibliotecii de Geografie şi Geologie a Universităţii din Bucureşti pe principii biblioteconomice moderne a avut loc în anul 2000 prin parcurgerea mai multor etape:- Implementarea sistemului informatic de bibliotecă, VUBIS;
- Reorganizarea fizică şi estetică a spaţiilor destinate lecturii şi împrumutului la domiciliu;
- Selecţia, recotarea şi reorganizarea colecţiilor de documente;
- Înregistrarea în baza de date a publicaţiilor din colecţiile sălilor de lectură şi ale centrului de împrumut;
- Înregistrarea în baza de date a utilizatorilor.
Complet modernizată şi informatizată, cu trei săli de lectură pentru cărţi şi colecţii speciale (două în acces direct), cu două centre de împrumut (unul informatizat), biblioteca pune la dispoziţia utilizatorilor o colecţie de documente de aproximativ 90.000 volume aparţinând disciplinelor: meteorologie, climatologie, cartografie-topografie, hidrologie, geomorfologie, geografia populaţiei, turism, urbanism, mineralogie, geologie, paleontologie, geofizică.
Sălile de lectură ale Secţiei Geografie, cea pentru cărţi şi cea pentru periodice şi colecţii speciale, au fost reorganizate prin aşezarea colecţiilor în acces direct şi modernizate prin achiziţionarea de mobilier nou, ergonomic. Sala de lectură - cărţi a fost organizată în amfiteatrul care purta numele marelui om de ştiinţă Gregoriu Ştefănescu, în care ani de zile s-au perindat şi au învăţat mii de studenţi, în care au predat mari dascăli ai geologiei româneşti.
Principiile de selecţie au fost determinate de necesităţile educaţionale, de informare şi documentare ale utilizatorilor şi de necesitatea expunerii produselor editoriale noi.
Reorganizarea colecţiilor de documente din sălile cu acces direct comportă, în principiu, două laturi majore: alegerea sistemului de aşezare la raft şi recotarea publicaţiilor. Sistemul de aranjare a documentelor poate fi tematic, sistematic, alfabetic sau sistematic-alfabetic. Ultimul dintre ele este un sistem logic de aranjare, sugestiv, care permite interconexiuni pentru studiul interdisciplinar.
Recotarea publicaţiilor se poate efectua prin utilizarea mai multor sisteme dintre care cele mai des utilizate sunt: cota Ketter determinată de indicii Clasificării Zecimale împreună cu tabelele de autori sau cota bazată pe clasificarea americană Dewey.
La Biblioteca de Geografie şi Geologie a Universităţii Bucureşti documentele din Sala de lectură - cărţi au fost aşezate pe domenii, utilizând criteriul sistematic cu ajutorul Clasificării Zecimale Universale - clasele mari şi subdiviziunile acestora acolo une a fost nevoie - iar în cadrul domeniilor în ordinea cotei topografice: 549 - Mineralogie, 550.3 - Geofizică, 551.1 - Geologie generală, 552 - Petrologie, 796.5 - Turism etc. Publicaţiile aparţinând domeniilor principale: geografie, geologie, mineralogie şi paleontologie au fost diferenţiate şi vizual, prin etichete diferit colorate. Publicaţiile de referinţă - dicţionare, enciclopedii, repertorii - au fost organizate separat, în funcţie de tipul documentului şi în ordinea cotei topografice.
Publicaţiile seriale au fost aşezate pe criteriul lingvistic: cele străine şi cele româneşti, iar în cadrul acestora alfabetic; hărţile geologice, pedologice, hidrologice, metalogenetice etc. au fost aşezate separat în cutii speciale, funcţie de scară şi de încadrarea lor specifică a caroiajului.
Introducerea în baza de date a publicaţiilor aflate în acces direct, a celor de la centrul de împrumut şi a cititorilor, au reprezentat activităţi desfăşurate şi duse la bun sfârşit cu sprijinul şi sub îndrumarea serviciilor de resort din unitatea centrală a Bibliotecii Centrale Universitare din Bucureşti.
Dezvoltarea şi prelucrarea colecţiilor de documente
Dezvoltarea colecţiilor de documente, evindenţa în sistem informatizat, prelucrarea informaţiei prin catalogare-indexare şi reflectarea acesteia în catalogul OPAC - toate aceste activităţi importante de bibliotecă, au drept scop final comunicarea documentelor.
Informarea asupra cerinţelor şi necesităţilor de studiu ale utilizatorilor se efectuează luând considerare structura procesului didactic şi a cercetării ştiinţifice din mediul universitar a bibliografiilor obligatorii şi facultative, a dezideratelor pe suport hârtie sau electronic. Modificările majore aduse de explozia informaţională, utilizarea calculatoarelor şi dinamizarea fluxului informaţional au făcut ca modelele de comunicare să apeleze şi feedbackul: bibliotecarul angrenat în relaţia cu utilizatorii obţine de la aceştia, informaţii şi răspunsuri utile în orientarea politicilor de achiziţie.
Preocuparea pentru modernizarea colecţiilor, în pas cu era informaţională se realizează prin achiziţionarea resurselor pe suport electronic. Bazele de date ProQuest şi Springer achiziţionate de Consorţiul bibliotecilor universitare reprezintă unelte de explorare de primă clasă în demersurile cercetării şi ale proceselor cunoaşterii, care oferă informaţii ştiinţifice valoroase, de nivel academic.
"Prelucrarea completă şi uniformă a tuturor tipurilor de documente - catalogare descriptivă şi analiză de subiect"*5 la Biblioteca de Geografie şi Geologie se realizează în mod planificat, conform unor strategii flexibile oferite de către Biblioteca Centrală Universitară din Bucureşti: centralizat prin Serviciile de Catalogare şi Indexare ale unităţii centrale, cu import de fişiere, în sistem partajat sau local.
Prelucrarea retrospectivă a documentelor în sistem informatizat constituie o activitate prioritară cu efecte absolut pozitive, dar şi surprinzătoare în activitatea de comunicare a documentelor: publicaţii mai vechi, înregistrate recent în baza de date, încep a fi solicitate şi consultate. Nu este suficient să se înregistreze doar informaţia recentă, cunoaşterea însăşi bazându-se pe ceea ce este nou dar şi pe latura axiomatică a ceea ce este vechi, baza de la care se porneşte căutarea, cercetarea. "Numai prin transmiterea fidelă a acestei moşteniri, prin cunoaşterea informaţiilor din trecut care să permită obţinerea de noi informaţii, poate o societate să progreseze"*6
Trecerea bibliotecilor de la tradiţional la modul informatizat reprezintă o etapă care necesită eforturi şi sacrificii şi care trebuie să se desfăşoare cu rapiditate.
Bibliotecile informatizate trebuie aşadar să facă un salt nu numai calitativ dar şi cantitativ în crearea şi definitivarea resurselor. Valorificarea potenţialului informativ al colecţiilor poate fi exploatat la maximum doar printr-o activitate de retroconversie continuă şi susţinută, cu o delimitare temporală a dualităţii - informatizat / tradiţional - pentru a optimiza funcţia de comunicare a documentelor şi pentru a "fluidiza" informaţia.
Catalogul informatizat OPAC are funcţia de a fi oglinda documentelor purtătoare de informaţie şi de a răspunde nevoilor reale de informare ale utilizatorilor. Biblioteca de Geografie şi Geologie are în baza de date aproximativ 17.000 de unităţi bibliografice. Acestea nu reprezintă matrici care se repetă în mod sistematic, nu sunt nici foarte comprehensive, dar cuprind unele informaţii suplimentare privitoare la anexe, hărţi sau planşe, detalii ce pot conduce utilizatorul la efectuarea unor conexiuni sau la orientarea preferinţelor sale de studiu.
Modelul biblioteconomic se înscrie perfect în cel al comunicării privite din punct de vedere social, întrucât toate activităţile de bibliotecă împreună cu cea de comunicare a documentelor, îşi împlinesc funcţiile de comunicare şi de codificare / decodificare a informaţiilor.
Comunicarea documentelor
Comunicarea documentelor reprezintă activitatea de bibliotecă spre care converg toate celelalte activităţi. Ca act de comunicare se poate înscrie în tiparul modelelor fundamentale ale comunicării de masă. Harold D. Lasswell, cercetător american în domeniul comunicării, a elaborat cea mai cunoscută formulă, care se rezumă la faptul că actul de comunicare poate fi corect descris dacă răspunde la următoarele întrebări: Cine? - Ce spune? - Prin ce canal? - Cui? - Cu ce efect?*7
Paralelismul biblioteconomic al modelului, aduce răspunsuri la toate întrebările puse de Lasswell: Cine? - Biblioteca; Ce spune? - Furnizează informaţii; Prin ce canal? - Prin mijloace specifice de reflectare a colecţiilor de documente şi informaţii; Cui? - Utilizatorilor; Cu ce efect? - Cercetare, documentare, informare.
Activitatea de comunicare a documentelor comportă două laturi majore: circulaţia documentelor şi interfaţa cu utilizatorii.
‚Consultarea documentelor în sălile de lectură
Accesul utilizatorilor în sălile de lectură se efectuează pe baza permisului unic de bibliotecă, eliberat la unitatea centrală a Bibliotecii Centrale Universitare din Bucureşti sau la Biblioteca de Geografie şi Geologie.
Colecţiile de documente din cele două săli de lectură cu acces direct - 11.000 volume - sunt vii, circulă în permanenţă spre şi dinspre depozitele bibliotecii, prin reactualizarea continuă impusă de necesităţile de studiu ale utilizatorilor. În perioadele cu frecvenţă maximă a cititorilor, se transferă temporar, din depozite, lucrările foarte intens solicitate. Securizarea colecţiilor din sălile de lectură constituie o problemă prioritară, planificată în strategiile manageriale care va fi realizată prin achiziţionarea echipamentului şi a accesoriilor necesare: porţi antifurt şi fire magnetice.
În Sala de recepţie-custozi, încăpere aflată între cele două săli de lectură, sunt organizate rafturi cu publicaţii nou achiziţionate, aranjate pe domenii.
Informatizarea bibliotecilor conduce la solicitarea tot mai intensă a resurselor Internet, datorită caracterului de actualitate al informaţiei. Două dintre aplicaţiile oferite: conectarea la distanţă şi transferul de fişiere aduc în discuţie conceptul de "biblioteci virtuale", acestea devenind fărâme dintr-o reţea mondială, staţii ale "magistralei informaţionale" unde litere şi biţi, tomuri prăfuite şi gigabiţi se angajează în slujba consumatorilor de informaţie şi cunoaştere.
Informatizarea are impact asupra patrimoniului bibliotecilor (colecţiile de documente) şi a modului acestuia de a circula, asupra proceselor operaţionale (toate activităţile de bibliotecă), asupra managementului de bibliotecă şi asupra consumatorilor de informaţie. Ea aduce o optimizare a procesului informaţional, o lărgire nebănuită a surselor de informare şi implicit a serviciilor oferite, concretizându-se în eficienţă şi grad sporit de satisfacere a nevoii de informare.
‚ Împrumutul la domiciliu
Biblioteca e Geografie şi Geologie are două centre de împrumut: Centrul de Împrumut al Secţiei de Geografie, care îşi desfăşoară activitatea în sistem informatizat şi Centrul de Împrumut al Secţiei Inginerie Geologică, care nu are implementat nici un sistem integrat de bibliotecă.
Centrul de împrumut informatizat este organizat în acces indirect şi are în colecţiile sale aproximativ 9000 volume - cifră care variază funcţie de necesităţile de studiu; Secţia Inginerie Geologică funcţionează ca un mare centru de împrumut, unde sunt exceptate de la împrumutul la domiciliu documentele prevăzute în regulamentele de bibliotecă şi legislaţia în vigoare.
Publicaţiile din colecţia centrului de împrumut informatizat sunt echipate cu etichete barcod, care permit identificarea rapidă a documentelor şi elimină posibilitatea de eroare în tranzacţiile efectuate. La sfârşitul fiecărei cărţi există o fişă cu data de restituire a publicaţiei, care oferă, alături de statisticile informatizate, date pertinente privind circulaţia documentelor, informaţie utilă activităţilor de selecţie / deselecţie.
Biblioteca de Geografie şi Geologie oferă în sistemul de comunicare a documentelor, bonusuri pentru utilizatorii care participă activ la construirea politicilor de dezvoltare a colecţiilor sau care respectă în mod constant datele de restituire a publicaţiilor. Această iniţiativă a produs o imagine pozitivă, favorabilă bibliotecii, creşteri cantitative în ceea ce priveşte circulaţia documentelor şi modificări de atitudine privind disciplina şi respectarea termenelor de împrumut.
Sistemele integrate moderne de bibliotecă oferă, prin modulele de circulaţie, funcţii şi opţiuni de împrumut, restituire, rezervare, anulare de rezervare, schimbare de priorităţi, statistici referitoare la documente şi la cititori iar modulele de sistem oferă posibilităţi de parametrizare a tuturor activităţilor.
Biblioteca de Geografie şi Geologie efectuează statistici informatizate, generate online la cerere, care oferă date corecte şi necesare monitorizării activităţii de comunicare a documentelor:
• Rapoarte liniare privitoare la tranzacţiile de împrumut, pe perioade determinate de timp (AFO 471/472) sau complexe, relaţionate cu tipurile de documente şi categoriile statistice de utilizatori (AFO 473)
• Rapoarte privitoare la frecvenţa (AFO 474) şi numărul de utilizatori înscrişi, pe tipuri de categorii statistice (AFO 477)
• Rapoarte variate privitoare la fişierul utilizatorilor în relaţie cu multiple criterii de selecţie (AFO 435)
• Statistici matriceale sau grafice, complexe, cu unul sau mai multe criterii referitoare la tipurile de documente şi tranzacţiile de împrumut efectuate (AFO 478)
• Rapoarte privitoare la numărul de înştiinţări de restituire, editate pe lună sau an calendaristic (AFO 454)
• Rapoarte privitoare la cele mai consultate publicaţii (AFO 142)
‚ Împrumutul naţional şi internaţional
Împrumutul interbibliotecar atât cel naţional cât şi cel internaţional sunt servicii de bibliotecă care se desfăşoară în mod centralizat la centrul de împrumut al Bibliotecii Centrale Universitare din Bucureşti. Biblioteca de Geografie şi Geologie onorează însă, cereri de împrumut interbibliotecar naţional, sosite direct de la biblioteci de învăţământ superior din Bucureşti. Aceste două forme de împrumut oferă surse de completare ale nevoii de informare şi documentare, fiind bine reprezentate şi promovate în rândul cadrelor didactice şi cercetătorilor.
‚ Utilizatorii bibliotecii
Biblioteca de Geografie şi Geologie a Universităţii Bucureşti eliberează permise pentru aproximativ 3000 utilizatori specifici: studenţii, cadrele didactice, cercetătorii şi doctoranzii celor două instituţii de învăţământ superior.
Permisul de bibliotecă, conferă utilizatorilor drept de împrumut la cele două centre de împrumut ale bibliotecii şi drept de lectură în tot complexul Bibliotecii Centrale Universitare din Bucureşti.
Posturile de lucru destinate interogării bazelor de date româneşti şi străine au în permanenţă instrucţiuni de utilizare, iar custozii de la sălile de lectură asistă şi sprijină permanent activitatea de regăsire a informaţiei.
Sistemul integrat de bibliotecă oferă facilitatea de deplasare temporară, "virtuală" a colecţiilor, spre localizări gestionare. Această evidenţă informatizată reflectă în mod punctual corect, colecţiile de publicaţii aflate în acces direct şi vine în sprijinul cititorilor în scopul localizării documentelor solicitate: în sală, în depozite sau la centrul de împrumut.
Utilizatorii au posibilitatea de interogare a catalogului online al unităţii centrale - Vubis Web - fiind îndrumaţi spre sălile acesteia de lectură, atunci când este cazul. Ei obţin informaţii exacte asupra cotelor şi localizării documentelor de care sunt interesaţi.
Cititorii solicită informaţii exacte, concrete, selectate, rezumate şi bine organizate. Bibliotecarul modern, devenit "intermediar"*8 între utilizator şi informaţie, trebuie să cunoască, să dezvolte şi să promoveze tipurile de servicii oferite.
Formarea şi educarea utilizatorilor se desfăşoară permanent prin:
• Transmiterea prin poştă electronică a fişierelor cu liste bibliografice de publicaţii nou achiziţionate;
• Întruniri cu studenţii şi cadrele didactice desfăşurate la începutul fiecărui an universitar pentru promovarea serviciilor oferite;
• Programe de însuşire a tehnicilor de regăsire a informaţiei în bazele de date româneşti şi străine;
• Mijloace vizuale: afişe, pliante, planuri indicatoare, simboluri grafice care îşi împlinesc scopul de a răspunde cerinţelor de informare şi promovare a serviciilor de bibliotecă.
Biblioteca şi societatea informaţională
Biblioteca este considerată a fi un sistem deschis, care primeşte "informaţii din exterior, le transformă şi le pune la dispoziţia mediului social în care funcţionează"*9. De aici apare necesitatea ca biblioteca să aibe scopuri şi obiective bine definite, să răspundă la interacţiunea cu mediul universitar, să-şi definească competenţele profesionale, dar şi să deţină echipamentul tehnic şi dotările corespunzătoare.
Utilizatorii au "nevoie de mai multă educaţie informaţională şi de mai mult ajutor calificat"*10. Ne-am obişnuit să spunem că biblioteca modernă este rezultatul noii "societăţi informaţionale" care devine tot mai mult "dependentă de reţele electronice complexe de informaţii şi de comunicare şi care alocă cea mai mare parte din resurse activităţilor din zona informaţiei şi comunicării"*11.
Specialiştii atrag însă atenţia că membrii "societăţii informaţionale" nu sunt în mod obligatoriu mai bine informaţi şi nu este sigur că aceştia pot face faţă cantităţii imense de informaţie produsă şi pusă în circulaţie - lucru care în termenii de specialitate poartă numele de "povară informaţională" - "information overload"*12.
În cazul bibliotecilor acest lucru poate fi depăşit numai prin mărirea potenţialului de comunicare interumană. Calitatea procesului de comunicare este o latură a interfeţei cu utilizatorii şi necesită o orientare profundă către utilizator, o "fluidizare a transferului de informaţii, construirea cadrului şi a mijloacelor care să permită oferirea celor mai valoroase şi mai individualizate răspunsuri"*13.
Anca Marina Călin
Bibliografie
