În capitolul 2 se explică de ce este atât de importantă evaluarea nevoii de informare pentru profesioniştii din domeniu, consumatorii de informaţie, unităţile şi sistemele de informare. Motivul principal pentru evaluarea nevoii de informare este tocmai faptul că în trecut nu s-a avut în vedere acest lucru, rezultatul fiind marginalizarea ştiinţei informării, rămânerea în urmă a acestei profesii atât în ceea ce priveşte statutul social cât şi în ceea ce priveşte satisfacerea nevoilor utilizatorilor. Există mai mulţi factori ce au dus la această neglijenţă.
1. Deşi pare de necrezut, există încă mulţi profesionişti ai ştiinţei informării care consideră că nu este necesar să-şi consulte clienţii în, ceea ce ei consideră a fi, probleme profesionale.
Există încă modul de gândire care consideră că este complet lipsită de interes consultarea utilizatorilor. Se consideră că aceştia nu ştiu despre ce vorbesc şi se acordă încredere numai judecăţii profesioniste.
2. Cei care lucrează în informare tind să fie preocupaţi de sistemele informatice utilizate şi nu de utilizatorii acestora.
Profesiunea de informare se desfăşoară, în general, cu ajutorul sistemelor informatice. Se arată un interes enorm în procesarea şi stocarea informaţiei cu ajutorul sistemelor informatice puternice, în detrimentul îndreptării atenţiei către cerinţele utilizatorului. Odată un astfel de sistem achizitionat, se şi pregăteşte înlocuirea lui cu un altul şi mai performant, fără a se cere părerea utilizatorilor în privinţa celui dinainte.
3. Aptitudinile şi capacităţile scăzute în comunicare, au impact negativ asupra relaţiilor cu utilizatorii, consumatorii de informaţie.
Profesioniştii din informare manifestă adesea o neplăcere accentuată în a discuta cu clienţii, motivând aceasta prin lipsă de timp. Adevărul este, însă, că cei ce lucrează în informare nu îşi cunosc clienţii aşa cum ar trebui. Un dialog continuu între clienţi şi cei ce oferă informaţia este extrem de rar.
4. În condiţiile constrângerilor bugetare cu care ne confruntăm, se consideră că sunt nejustificate cheltuielile cu resursele necesare pentru obţinerea datelor cu privire la cerinţele utilizatorului.
5. Absenţa unui standard, denumit în limbaj comun cadru pentru evaluarea cerinţelor de informare, constituie o altă cauză importantă. Există câteva moduri de abordare, uşor de înţeles şi de aplicat, pentru a explora necesităţile utilizatorilor. Discuţiile s-au dovedit a fi prea teoretice şi, în loc să-i convingă pe cei care lucrează în informare să realizeze o cercetare a cerinţelor utilizatorilor, de fapt le-au oferit un motiv să nu facă acest lucru. Este nevoie de un model analitic universal valabil care să se poată aplica în unităţile şi centrele de informare dotate cu tehnologie avansată. Datorită exploziei informaţionale (în special a Internetului), dacă profesioniştii în informare nu se vor apropia de utilizatori, o vor face în mod sigur alţii. Indiferent de motivele neglijării cerinţelor informării, în mod clar datorită acestei neglijări, astăzi, în aşa numita societate informaţională, centrele de informare şi cei din domeniu sunt în mod frecvent sub presiune, în pericol de a-şi pierde slujbele, marginalizaţi din ce în ce mai mult şi pierzând segmente de piaţă. Aceste consideraţii sunt valabile în mod mai pregnant pentru biblioteci, decât pentru alte organizaţii. În schimbările pe piaţa informaţiei, un loc important îl ocupă expansiunea rapidă a întregului arsenal de computere, modemuri, servicii on-line, CD-ROM-uri care ajung în birouri şi în casele oamenilor, aceştia fiind aşa-numiţii end-users (utilizatori finali). Reacţia multora dintre cei care lucrează în această profesie este de teamă că profesia lor va dispărea, în timp ce, dimpotrivă, trebuie să recunoaştem că zona de activitate a celor ce lucrează în domeniul informării a crescut enorm, deşi cea mai mare parte a acesteia se află în afara graniţelor fizice ale unităţii de informare. Cheia cuceririi acestei zone este, desigur, evaluarea necesarului de informare. Când vorbim de end-users (utilizatori finali), este vorba despre necesarul de informare. În capitolul 3 se încearcă o definire a nevoii de informare şi se face distincţia între dorinţa, nevoia şi cererea de informare. În general, se vorbeşte despre nevoia de informare fără a o defini. Deasemenea, se vorbeşte despre necesităţile de informare, când, de fapt se face referire la dorinţe sau la utilizare. În timp ce ambele sunt manifestări ale nevoii de informare şi ar trebui considerate ca atare, ele totuşi diferă şi nu descriu nevoia în întregime sau cu acurateţe. Ar trebui să evaluăm nevoia pe care oamenii o au pentru informare, dorinţele şi cererile pe care le exprimă în acest sens şi modul în care folosesc informaţia. În ciuda dificultăţilor şi complexităţii analizei necesităţii de informare, soluţia nu este să ne bazăm în întregime pe indicatorii de utilizare, ca de exemplu, numărul de accesări ale unui site de Internet.
Necesităţile de informare apar atunci când o persoană îşi dă seama că are o lacună în cunoştinţele dintr-un anumit domeniu şi doreşte să rezolve această anomalie. Putem adăuga acestei încercări de definiţie că este vorba despre informaţia pe care indivizii ar trebui să o deţină pentru a-şi îndeplini sarcinile de serviciu în mod complet sau pentru a rezolva o altă problemă în mod satisfacator. Cuvântul operativ este "ar trebui". Profesioniştii în informare trebuie să înţeleagă că succesul în a ajuta utilizatorii să-şi satisfacă nevoia de informare constă în înţelegerea dificultăţilor şi problemelor care îi dau naştere. Oamenii nu ştiu întotdeauna care le sunt necesităţile de informare. Ei nu ştiu că au o lacună în cunoştinţe, pentru că nu ştiu că există informaţii care i-ar putea ajuta. Ei nu ştiu că noua informaţie face ca ceea ce ştiau ei să fie învechit şi, ca rezultat, ar da naştere unei alte nevoi de informare. Numai atunci când se află faţă în faţă cu informaţia relevantă, necesitatea de informare este recunoscută. Aceasta s-ar putea numi necesitate latentă ori necesitate nerecunoscută de informare. Popularitatea imensă a Internetului se datorează, în mare parte, faptului că are un potenţial nelimitat de a dezvălui necesităţi latente de informare pentru cel care caută. Un alt motiv pentru care necesităţile de informare rămân nesatisfacute sunt anumite obstacole şi constrângeri. În acest caz, utilizatorii sunt conştienţi de nevoia lor de informare, dar nu fac nimic în acest sens, fie pentru că nu pot, fie pentru că nu doresc. Dorinţa de informare este ceea ce un individ ar vrea să aibă – cuvântul operativ fiind "ar vrea". Într-o lume perfectă, necesităţile de informare şi dorinţa de informare ar coincide. Dar în lumea în care trăim, există obstacole şi factori care fac ca nu tot ceea ce este nevoie să fie şi dorit, şi nu tot ceea ce este dorit să fie şi necesar. Acum, domeniul informării este mult mai subiectiv, iar personalitatea, timpul şi resursele financiare îşi fac simţită influenţa. De aceea, utilizatorii pot fi motivaţi să nu caute informaţia, în special pentru că există prea multă, sau pot să nu aibă timp să o caute, sau nu au îndemânarea să localizeze informaţia, sau pur şi simplu nu au acces la resursele de informaţie necesare. O cerere de informaţie este o solicitare pentru un subiect pe care utilizatorul considera că îl doreşte. Acesta este punctul în care începe căutarea informaţiei şi utilizatorul se întâlneşte pentru prima dată cu profesionistul din informare: utilizatorul interacţionează cu un sistem de informare, o sursă (umană sau documentară) sau intermediar. Oamenii pot cere informaţii de care nu au nevoie, şi în mod sigur doresc informaţii pe care nu le cer. Cererea depinde în parte, de ceea ce se aşteaptă a se găsi şi, pe de altă parte, de existenţa informaţiei. Nevoia de informaţie trebuie să fie mai mare decât cererea, căci în timp ce informaţia relevantă este solicitată, există o mare cantitate de informaţie relevantă ce nu este căutată. Sistemele informatice joacă un rol important în a oferi utilizatorului posibilitatea să îşi transforme în mod uşor şi rapid nevoia de informare în dorinţă. Am ajuns la cel mai vizibil rezultat al procesului de căutare a informaţiei şi anume utilizarea informaţiei, informaţia pe care utilizatorul o foloseşte efectiv. Utilizarea este mai mult decât satisfacerea cererii, deoarece poate fi rezultatul răsfoirii sau al descoperirii accidentale. Termenul "utilizare neintenţionată" este folosit uneori pentru a explica răsfoirea şi descoperirea accidentală a informaţiei. Diferenţa între utilizarea intenţionată şi cea neintenţionată este foarte importantă din punctul de vedere al proiectării sistemului informatic. Tot în capitolul 3 este introdus termenul I-player
Termenul în sine, user, este folosit inadecvat, pentru că adesea descrie şi non-users. De obicei, este utilizat pentru a descrie o persoană căreia îi poate fi de folos un serviciu de informare. Cuvântul users = utilizatori descrie o masă de oameni inexpresivă, oameni obişnuiţi să li se ofere informaţie, atitudine prea pasivă şi prea mecanică pentru mediul informaţional de astăzi. De aceea, se impune existenţa unui termen mult mai activ şi mai expresiv. Information player ar putea fi acest termen, unde player este utilizat în acelaşi mod ca şi în sport. I-player ar putea fi o abreviere mult mai relevantă. Este un termen mult mai bogat în înţelesuri, care exprimă acţiune şi individualitate. Este termenul care subliniază că procesul de căutare a informaţiei astăzi poate fi interactiv, deconectant, social şi competiţional. Cuvântul player are şi alte conotaţii importante. Prima: este un termen care recunoaşte realităţile economice şi politice ale noului mileniu. A doua: cuvântul player este strâns legat de termenul spectacol, ceea ce este foarte important, fiindcă Internetul este cel mai mare spectacol capitalist al timpurilor noastre. A treia: termenul player este în foarte mare măsură un cuvânt tipic pentru Internet. Internetul constituie o parte foarte importantă a economiei mondiale; cuvântul user în mod cert nu are această conotaţie, dar cuvântul player o are. Internetul are limbajul sau propriu foarte bogat, pentru a se descrie. Conceptul de player este un ajutor în a înţelege modul în care utilizatorii interacţionează cu sistemele de informare. Capitolul 4, poate fi socotit, din multe puncte de vedere, miezul lucrării. Aici este descris cadrul, tiparul, contextul pentru evaluarea nevoii de informare. Sunt identificate şi descrise, în total, 11 caracteristici esenţiale ale nevoii de informare.
Acestea sunt: subiect, funcţie, natură, nivel intelectual, punct de vedere, cantitate, calitate/autoritate, date range/circulaţie, viteză de cautare, loc de publicare/origine şi procesare şi ambalare. Câteva din acestea, cum ar fi subiectul şi limba sunt familiare tuturor celor ce lucrează în domeniul informării, dar majoritatea nu este cunoscută, deşi în nici un caz nu sunt caracteristici minore. Subiectul este, probabil, cea mai evidentă şi imediată caracteristică a nevoii de informare. Din această cauză, apare o problemă: aceea că foarte des, profesioniştii din informare se aşteaptă că cerinţa să fie exprimată numai sub formă de subiect. Legat de descrierea subiectului exista 3 caracteristici care trebuie luate în consideraţie: numărul subiectelor înglobate, adâncimea până la care trebuie să se meargă în descrierea subiectului, probleme legate de specificare. Funcţia (utilizarea dată informaţiei) se referă la faptul că fiecare utilizează informaţia conform nevoilor sale: ziaristul pentru a scrie un articol, iar universitarul pentru a redacta o listă de lecturi. În cadrul fiecărei profesii, funcţia principală a informaţiei obţinute diferă, conform rolului şi specializării individului.
Există, totuşi, câteva generalizări care se pot face în legatură cu modul în care oamenii utilizează informaţia. Se disting, astfel, 5 categorii de motive, scopuri, pentru care oamenii au nevoie de informaţie şi este foarte important să se facă distincţie între ele pentru că necesită soluţii de informare diferite. Aceste categorii sunt:
- pentru a avea răspunsuri la întrebări specifice (funcţia de constatare)
- pentru a fi la curent cu ultimele noutăţi într-un anumit domeniu (funcţia de current awareness – informare curentă)
- pentru a cerceta mai profund un anumit domeniu, nou pentru persoana respectiva (funcţia de cercetare)
- pentru a obţine un background pentru subiectul respectiv (funcţia de rezumare)
- pentru a furniza idei sau a stimula (funcţia de stimulare) Pentru natura nevoii de informare nu există o definiţie ideală. Esenţial este dacă informaţia cerută este conceptuală sau teoretică, istorică, descriptivă, statistică sau metodologică. Nivelul intelectual sau nivelul de complexitate al nevoii de informare se referă la dimensiunea minima a nivelului de cunoaştere şi, uneori, la nivelul de inteligenţă a utilizatorului, pentru a înţelege informaţia primită. Informaţia este complexă nu numai prin nivelul de cunoaştere şi educaţie pe care îl presupune, ci şi prin cât de abstractă sau comprimată este. Caracteristica punct de vedere, se referă la faptul că informaţia este scrisă din puncte de vedere, abordări sau unghiuri diferite şi consumatorii pot cere informaţia în funcţie de punctul de vedere la care subscriu. Deoarece există atât de multe şi diferite moduri de abordare de a transcrie în forma completă informaţia, este util să le clasificăm, pentru a face distincţia între ele: concepţie, orientare politică, abordare pozitivă sau negativă şi în domeniile interdisciplinare, orientarea disciplinei respective. Referitor la cantitate se menţionează că, deşi fiecare solicită o anumită cantitate de informaţie pentru a îndeplini o activitate sau a rezolva o problemă, mărimea apetitului pentru informaţie variază mult, nu numai între indivizi sau grupuri, dar şi în funcţie de natura nevoii de informare. Societatea modernă ne obligă să fim mai informaţi ca oricând, ceea ce este posibil prin ritmul rapid al computerizării. De aici, atracţia pentru web. Această caracteristică a informaţiei este neobişnuită, prin faptul că poate fi în acelaşi timp o constrângere a informării. În general, oamenii sunt destul de conştienţi de apetitul lor de informaţie, de aceea nu este lipsit de sens să fie întrebaşi câte documente/pagini ar dori să aibă răspunsul la cerinţa lor. Evaluarea calităţii informaţiei poate fi subiectivă într-un grad înalt, dar totuşi calitatea ocupă un loc important pe lista de priorităţi pentru informaţie. Ca argument pentru aceasta este dezbaterea în continuă desfăşurare cu privire la calitatea informaţiei din Internet. Referirile la calitate apar în special în lumina exploziei informaţionale la care asistăm. Inevitabil trebuie făcută o selecţie şi, mai mult decât atât, făcută pe argumente logice. Pentru a selecta informaţia prin criterii de calitate, există câteva metode care pot ajuta. Cea mai importantă este recunoaşterea autorităţii sursei din care provine informaţia sau a celui care o oferă. În mod evident, corolarul acestui fapt îl constituie faptul că unele surse de informare nu prezintă încredere. Autoritatea poate deasemenea proveni din faptul că informaţia provine dintr-o sursă folosită anterior cu succes, ca atare sursa este încercată şi de încredere. Printre practicieni există o preferinţă puternică pentru sursele de informare ştiute, stabilite şi utilizate anterior, faţă de cele noi şi neutilizate încă. Uneori aceasta poate constitui o problemă, pentru că noile surse sunt întotdeauna suspectate de lipsa de autoritate. Profesioniştii în informare au un rol important în acest caz, în a convinge utilizatorii să folosească şi noile surse. Alte moduri de stabilire a calităţii sunt ediţiile revăzute ale unei cărţi şi analiza citatelor. Ediţiile revăzute ale cărţilor au fost timp îndelungat unealta favorită a bibliotecarilor, dar valoarea lor este limitată prin lipsa lor de circulaţie şi prin faptul că numai câteva cărti sunt revizuite. Sistemele de informaţii computerizate pot crea probleme în ceea ce priveşte autoritatea, calitatea informaţiei. Numeroasele puncte de acces fac ca rezultatul căutării să fie caracterizat frecvent printr-un număr mare de documente irelevante – pentru a rezolva această problemă sunt indicate bazele de date computerizate ce utilizează limbaj natural. Cu privire la caracteristică data/circulaţie se impun două întrebări strâns legate. Întâi, cât de mult înapoi în timp merge informaţia cerută şi al doilea, cât de actualizată trebuie să fie informaţia. Prima depinde în mare măsură de shelf life = perioada de timp în care informaţia rezistă pe raft. Învechirea apare ca rezultat al schimbării: descoperiri noi, echipament nou, computerizare, factori politici şi economici pot face informaţia neimportantă. În cazul ştiinţelor umaniste, poate fi exact opus: informaţia câştigă în valoare cu trecerea timpului. Nu este numai shelf life care determină intervalul de timp solicitat pentru informaţie, ci şi timpul pe care îl are la dispoziţie o persoană pentru a citi rezultatul căutării. Data originii este în mod frecvent folosită ca mijloc de selecţie, uneori ca substitut al calităţii. Circulaţia este numai un aspect al punctului până la care trebuie să se meargă în timp, dar nevoia presantă de a avea mereu cea mai recentă informaţie o aşează în centrul atenţiei. Indiferent de cât de înapoi în timp utilizatorul caută informaţia, întotdeauna el doreşte să aibă deasemenea şi cea mai actualizată informaţie. Evident, pentru ca informaţia să îşi păstreze valabilitatea este nevoie să fie distribuită rapid, aspect care va fi analizat în secţiunea următoare. Din fericire, tehnologia on-line şi Internetul permit profesioniştilor din informare să fie mult mai aproape de ceea ce utilizatorii înţeleg ca acceptabil prin informaţie curentă. Aşa cum s-a menţionat anterior, Internetul are un rol foarte important în circulaţia informaţiei. Viteza de livrare a informaţiei se referă la a aduce cât mai rapid informaţia la solicitant, atât de rapid pe cât este nevoie. Viteza de livrare, la rândul ei influenţează circulaţia informaţiei deoarece, cu cât mai repede o primeşte utilizatorul, cu atât informaţia este cu atât mai recentă. Viteza, din ce în ce mai multă viteză, este ceea ce majoritatea utilizatorilor pare să dorească. Ca răspuns la această cerinţă, proiectanţii Internetului şi fabricanţii de computere continuă să aibă ca principal scop reducerea timpului de răspuns. Probabil datorită timpului redus de livrare a informaţiei Internetul a avut un atât de mare impact. Posibilitatea de a accesa informaţie din cele mai îndepărtate puncte ale lumii, în orice moment al zilei, în câteva minute sau secunde trebuie privită ca una dintre minunile lumii informatice actuale. Deşi vorbim despre o societate globală, locul sau ţara de origine a informaţiei este o problemă care contează pentru unele persoane. Ca dovadă, unele motoare de căutare, precum Yahoo, oferă posibilitatea de a restricţiona căutarea, după ţară. Dacă locul sau ţara de origine contează depinde în general de trei lucruri: subiect, competenţa limbajului şi daca utilizatorul este practician sau din mediul universitar. Procesare şi ambalare sunt două caracteristici ale nevoii de informare sunt strâns legate, ce se intersectează şi cel mai bine este să fie tratate împreună. Procesarea se referă la modurile diferite în care aceleaşi idei sau cercetări pot fi reprezentate. Procesarea implică, de obicei, o reducere a cantităţii de informaţie, ceea ce o face să fie foarte atractivă, dar nu trebuie să fie aşa, deoarece comprimarea şi simplificarea nu sunt acelaşi lucru. Paginile web pot fi privite ca o forma de procesare a informaţiei. În afara de web, oamenii intră în contact cu informaţii procesate intens atunci când citesc ziarul, ascultă la radio sau privesc la TV. Una din formele de procesare specializate, foarte dragă profesioniştilor din informare, este rezumatul (abstract). Cu câteva excepţii şi anume oamenii de ştiinţă şi cei din mediul universitar, rezumatul nu este deloc popular printre utilizatori. Cărţile revizuite sunt o altă formă de procesare.
În acest context, packaging înseamnă prezentarea externă sau forma fizică a informaţiei, forma în care este stocată şi comunicată. Legătura între procesare şi packaging este foarte strânsă, deoarece anumite pachete de informaţii sunt proiectate pentru stocarea şi diseminarea unor date procesate la anumite nivele. De exemplu, dizertaţiile şi tezele de doctorat sunt ansambluri care transmit o cantitate importantă de date. Concluzie pentru acest capitol:
Proiectanţii sistemelor informatice şi managerii lor trebuie să ţină cont de toate caracteristicile nevoii de informare, dar în special de câteva dintre ele, şi anume:
- urgenţa nevoii de informare (viteza de livrare) – timpul de răspuns este totul în această lume a răspunsului rapid;
- nesiguranţa nevoii de informare într-o lume ce pare a fi în continuă schimbare – sistemele trebuie să permită răsfoire economică şi la obiect
- caracterul foarte pregnant personal al nevoii de cautare – să ofere mecanisme de filtrare pentru a face informaţia mult mai uşor de înţeles pentru utilizator;
- cerinţele de autoritate/calitate devin tot mai importante în lumina avalanşei de informaţii din Internet. Cel ce-al 5-lea capitol discută despre factorii implicaţi în satisfacerea nevoilor de informare.
Dacă o persoana începe sau nu sa adune şi să folosească informaţii, pentru a rezolva o problemă care necesită date suplimentare, acest lucru depinde de un ansamblu de factori – dintre care unii au fost amintiţi deja. Cei mai importanţi sunt:
- profesia pe care o are persoana;
- ţara / cultura din care provine persoana respectivă;
- personalitatea şi pragul de informare;
- nivelul de informare curentă;
- sexul persoanei;
- vârsta persoanei;
- timpul disponibil;
- acces;
- resurse / costuri;
- supraîncărcarea cu informatie. Natura profesiei are o influenţă importantă asupra căutării informaţiei. Nu este vorba numai despre cazul în care unele profesii depind mai mult decât altele de gradul de informare, ci şi despre sancţiunile care decurg din desfăşurarea activităţii fără a fi la curent cu ultimele informaţii în domeniu, mai aspre pentru unele profesii faţă de altele. Nevoile de informare ale studenţilor constituie un caz aparte. Acestea sunt dictate de către lectori, care alcătuiesc o bibliografie obligatorie, ce poate conţine şi site-uri web. Deşi li se spune că dacă vor citi mai mult, nota va fi mai bună, studenţii în mod frecvent neglijează să citească. Dar, dacă unui student i se cere să citească pentru a susţine o prezentare în cadrul unui seminar, acesta în mod sigur o va face. Mai există şi alţi factori legaţi de profesie care au influenţă: experienţa în domeniu, vechimea în muncă, precum şi dacă profesia este una solitară sau implică lucrul în echipă. Cu privire la ţară/cultură se observă că, aşa cum unele persoane sunt mult mai organizate, mai motivate decât altele, acelaşi lucru se poate spune şi în legătură cu naţiunile sau culturile acestora. Personalitatea are un cuvânt greu de spus, căci unele persoane posedă caracteristici psihologice, benefice procesului de căutare şi colectare a informaţiei – de exemplu, pot fi mai organizate sau mai motivate decât alte persoane. Factorii psihologici pot exercita o mare influenta asupra cautarii informatiei. Cei mai influenti sunt perseverenta, meticulozitatea, acuratetea, motivatia si receptivitatea. Pragul de informare este abilitatea de a acumula informaţie. Capacitatea şi ritmul de absorbţie a informaţiei pot limita această abilitate. Awareness / training se referă la faptul că nu putem utiliza decât ceea ce ştim şi ceea ce suntem pregătiţi sau am mai folosit deja. În ceea ce priveşte împărţirea pe sexe, apar dovezi din ce în ce mai multe că femeile abordează căutarea informaţiei în mod diferit decât bărbaţii. Studiile au dovedit existenţa unei legături între sex şi utilizarea sistemului de informare. Vârsta aduce cu sine vechimea în muncă şi experienţa, deşi acestea par a nu avea legătură cu profesiile legate de Internet. Vârsta face ca unele persoane să fie mai puţin dornice de aventură, ceea ce din punct de vedere al informaţiei se manifestă prin utilizarea numai a ceea ce este la îndemână, iar rezultatul este din ce în ce mai puţine vizite la biblioteci. Vârsta poate demotiva o persoana. În ceea ce priveste timpul, trebuie făcută o distincţie clară între timpul pe care o persoană îl are la dispoziţie pentru a căuta şi colecta informaţie şi termenul limită până la care această informaţie trebuie colectată şi folosită. Uneori, cele două noţiuni coincid, alteori nu. Lipsa de timp este ceea ce, de obicei, împiedică o persoană să îşi satisfacă nevoia de informare, chiar şi în cazul celor care sunt motivaţi în acest sens. Accesul - Dacă nu există surse sau sisteme de informare disponibile sau la îndemână, atunci este foarte puţin probabil ca oamenii îşi vor putea satisface nevoia de informare. Trebuie ţinut cont de două lucruri: dacă o sursă/sistem de informare este disponibil şi, dacă da, cât de departe se află. Mulţumită mijloacelor de comunicare şi regăsire electronice şi computerizate, distanţele geografice au fost micşorate, astfel încât resursa de informare a ajuns foarte aproape de noi, atunci când există un PC legat la o reţea, ceea ce asigură accesul la Internet şi serviciile comerciale on-line. În era electronică, problemele cu privire la distanţele geografice au fost înlocuite cu cele referitoare la timp – timpul de accesare a sistemului / sursei (în acest punct apar constrângerile de timp şi acces). Mai există un aspect al accesului: obţinerea accesului la sistem, după ce s-a realizat contactul fizic cu acesta. În plus faţă de dificultăţile întâlnite în lupta cu interfeţele sistemului informatic de căutare există şi problema alegerii termenului corect, adecvat, cu care să interogăm sistemul. Supraîncărcarea cu informaţie - În mediul înalt tehnologizat de astăzi bombardamentul cu informaţie este fenomenal. Pentru mulţi oameni Internetul este sinonim cu supraîncărcarea cu informaţie, şi dintre facilităţile Internetului e-mail-ul este cel mai de temut. Teama de a primi mesaje e-mail nedorite (junk e-mail) în cantităţi imense reprezintă cel mai raspândit motiv de respingere a utilizării e-mail-ul. Cei ce lucrează în informare trebuie să reţină faptul că majoritatea oamenilor au nevoie de ajutor nu atât în regăsirea a cât mai multă informaţie, ci în consumarea şi reprezentarea a ceea ce au obţinut. Capitolul 6 tratează metodele de colectare a informaţiilor. Trebuie să se acorde importanţă metodelor colectării de date, datorită implicaţiilor asupra costurilor şi calităţii. Metodele determină rezultatele şi aceasta este extrem de adevarat în cazul evaluării necesităţilor de informare. Pentru a obţine o descriere cu acurateţe şi comprehensivă a nevoii de informare este necesar să selectăm atent metodele de colectare. Cheia succesului analizei nevoilor de informare constă în înţelegerea metodelor de capturare a datelor şi în a învăţa cum să le stapânim. Referitor la nevoia de informare există patru metode de colectare a datelor care vor livra informaţii de înaltă calitate: interviuri, chestionare, jurnale/rapoarte şi metoda observaţiei. Nici o metodă nu este lipsită complet de probleme, dar interviul în mod sigur întâmpină cele mai puţine. Interviurile pot sonda atât probleme calitative, cât şi cantitative. Mai mult decât atât, interviurile pot releva aspecte neaşteptate, probleme despre care nu s-a întrebat, dar de care este mare nevoie. Există multe tipuri de interviuri (focus groups, interviuri prin telefon, interviuri în grup), dar cel mai recomandat este cel faţă în faţă. Referitor la chestionare, problema principală este dificultatea de a concepe un chestionar bun. Daca este vorba de un mare număr de oameni dispersaţi din punct de vedere geografic, atunci timpul şi resursele financiare decid chestionarele care trebuie folosite. Dar, în unele privinte acestea sunt neadecvate pentru colectarea de date, şi interviurile sunt probabil încă necesare pentru a ghida chestionarele. Observaţia este o metodă specială pentru a aduna date importante despre cum, când şi de ce informaţia este utilizată. Aceasta presupune că utilizatorii să fie observaţi în mediul de lucru. Observaţia este utilizată pentru a studia situaţiile în care o mare cantitate de date sunt transmise şi primite oral. Analiza rapoartelor de tranzacţie este activitatea de monitorizare automată a sistemului computerizat. Rapoartele de tranzacţie ne spun cum interacţionează utilizatorii cu sistemele de computere. Această metodă prezintă şi avantaje şi dezavantaje.
Analog, exista si metoda analizei rapoartelor web. Ultimul capitol este dedicat concluziilor.
Ideea principală a lucrării este că scopul evaluării nevoilor de informare este de a aduce consumatorii de informaţie la locul ce li se cuvine şi anume la începutul lanţului de activităţi privind informarea; şi, în egală măsură, acela de a oferi informaţie relevantă, în condiţii de rentabilitate. Natura foarte personalizată a evaluării nevoilor de informare şi procesele implicate asigură menţinerea unei legături strânse între serviciul de informare şi I-player, utilizatorul informaţiei electronice. De schimbul reciproc de informaţie vor beneficia ambele părţi şi se va respecta condiţia ca serviciul de informare să nu fie izolat de activităţile principale ale comunităţii pe care o deserveşte. Lucia Bîrsan
Serviciul Indexare Biblioteca Centrală Universitară din Bucureşti | 
