Sinteză documentară

Lucrarea de faţă continuă tematic studiile realizate în cadrul 
Serviciului Cercetare. Metodologie în cursul anului 2001:

•  Evaluarea în biblioteci (Daniela Dumitrescu), UNIBIB, nr. 3/mai 2002

•  Studiul comparativ al standardelor profesionale internaţionale şi al indicatorilor folosiţi în Biblioteca Centrală Universitară (Laura Regneală), UNIBIB, nr. 3/mai 2002

 

Statistica de bibliotecă - importanţă şi context

Mutaţiile economice şi tehnologice ale anilor '90 au declanşat transformări importante în toate aspectele vieţii bibliotecilor, de la clădiri, colecţii şi servicii, până la personal şi bugete. Ultima recesiune economică, cu o durată de aproape un deceniu, a impus reducerea deficitelor bugetare, mai ales printr-o raţionalizare a cheltuielilor. Altădată într-o situaţie mai mult decât confortabilă din punct de vedere financiar, bibliotecile din ţările occidentale au fost, în mare măsură, nevoite să-şi justifice bugetele prin date exacte referitoare la cheltuielile necesare desfăşurării şi modenizării activităţii. În acelaşi timp, au sporit exigenţele legate de eficienţă şi calitate, ceea ce a amplificat importanţa evaluării ca instrument managerial.

Pe de altă parte, pătrunderea masivă în biblioteci a noilor tehnologii ale informaţiei a generat noi cerinţe referitoare la facilităţi, colecţii şi servicii. Pentru o apreciere obiectivă a progreselor realizate şi a gradului în care ele corespundeau necesităţilor utilizatorilor, cuantificarea rezultatelor obţinute a devenit imperativă. Ca urmare, perfecţionarea sistemelor de date statistice şi indicatori de performanţă, revizuirea şi completarea standardelor în domeniu au beneficiat de o atenţie particulară.

În fostele ţări socialiste, criza trecerii la un alt sistem economic s-a adăugat dificultăţilor generale, iar sectorul bugetar a fost (şi încă este în multe state) cel mai afectat. Deşi utilitatea unor instrumente de măsurare a performanţei era certă, dezvoltarea lor a fost mult mai lentă în majoritatea acestor ţări.

Statistica poate fi definită ca "evidenţă numerică, situaţie cifrică referitoare la diverse fenomene (izolate sau generale)", sau, într-un sens mai larg, "culegere, prelucrare şi valorificare a unor date legate de fenomene generale" 1 .

Măsurarea performanţei presupune "colectarea unor date statistice şi a altor tipuri de date ce descriu activitatea bibliotecii şi analizarea acestor date în scopul evaluării performanţei. Sau, cu alte cuvinte, compararea a ceea ce face biblioteca (performanţă) cu ceea ce trebuie să facă (misiune) şi cu ceea ce vrea să realizeze (scopuri)" 2 .

Performanţa este "gradul în care o bibliotecă îşi îndeplineşte obiectivele, mai ales raportat la necesităţile utilizatorilor" 3 .

Indicator de performanţă este "o expresie cuantificată, utilizată pentru evaluarea şi compararea performanţei unei biblioteci" 4 .

Între statistica utilizată până în prezent şi măsurarea performanţei există anumite deosebiri:

•  Statistica se concentrează asupra datelor concrete, reale. Se referă la circulaţie, utilizatori, volume sau ore de funcţionare. Nu se ocupă de cei care nu sunt utilizatori ai bibliotecii, de partea nefolosită a colecţiei sau de volumele lipsă de pe rafturi.

•  Statisticile sunt colectate, de obicei, în sectoare de activitate unde datele exacte sunt uşor de obţinut: resurse (personal, fonduri, colecţii), output (circulaţie, întrebări ale utilizatorilor care au primit răspuns).

•  Măsurarea performaţei cere date suplimentare, mai greu de obţinut: Este personal suficient la catedra de referinţe? Au primit utilizatorii răspunsuri relevante? Este colecţia constituită în concordanţă cu cerinţele utilizatorilor?

•  Măsurarea performanţei compară datele şi le combină, de exemplu circulaţia per grup de studenţi sau circulaţia unei colecţii de documente dintr-un anumit domeniu comparată cu achiziţiile din acelaşi domeniu.

•  Măsurarea performanţei adaugă date subiective, mai ales opiniile utilizatorilor asupra serviciilor.

•  Măsurarea performanţei raportează datele la scopurile bibliotecii.

Datele statistice şi indicatorii de performanţă sunt elemente fundamentale pentru constituirea unei imagini cuprinzătoare asupra activităţii uneia sau mai multor biblioteci, într-o perioadă de timp. Informaţiile astfel furnizate fac posibile compararea rezultatelor cu cele obţinute de către structuri similare şi identificarea celor mai bune practici prin benchmarking 5 - o metodă preluată din managementul economic american şi utilizată tot mai frecvent în Europa. Există însă mai multe alte direcţii în care pot fi utilizate concluziile unei analize a datelor statistice şi a indicatorilor.

•  justificarea bugetului şi a activităţilor bibliotecii

•  argumentarea unor cereri de finanţare suplimentară

•  stabilirea gradului de eficacitate şi eficienţă a activităţii

•  creşterea calităţii serviciilor

•  alimentarea unor baze de date statistice la nivel superior - regional, naţional sau internaţional -, contribuind astfel la stabilirea unor tendinţe, cu caracter general în utilizarea şi valoarea informaţiei şi ale bibliotecilor.

Principalii beneficiari ai informaţiilor furnizate de statistici sunt managerii de biblioteci, dar mai există şi alte categorii interesate:

•  instituţiile bugetare şi finanţatoare

•  personalul bibliotecii

•  utilizatorii

• contribuabilii

•  alte părţi interesate (cercetători în domeniul biblioteconomiei, politicieni, economişti implicaţi în elaborarea de politici economice etc.)

În ceea ce priveşte efectele aplicării benchmarking-ului, compararea rezultatelor obţinute în instituţii de acelaşi tip poate:

•  să stimuleze schimbul de experienţă şi concurenţa

•  să declanşeze procese de inovare şi perfecţionare

•  să determine crearea unor noi competenţe

•  să faciliteze dialogul cu autorităţile administrative şi politice.

Standarde internaţionale şi proiecte europene

Schimbările din activitatea bibliotecilor în ultimul deceniu au fost reflectate la nivel internaţional în standardele privitoare la statistica de bibliotecă şi indicatorii de performanţă. 
A doua ediţie a standardului internaţional ISO 2789 : Statistici internaţionale de bibliotecă a apărut în 1991. În 1998 6 s-a elaborat un nou proiect, a cărui versiune finală îşi aşteaptă ratificarea. Printre cele mai importante obiective ale revizuirii s-au numărat:

•  definirea resurselor şi a serviciilor electronice şi includerea unei anexe referitoare la măsurarea utilizării acestor resurse şi servicii;

•  definirea individuală a diferitelor tipuri de biblioteci specializate (guvernamentale, medicale, industriale şi comerciale etc.)

•  statistici referitoare la :

  •  biblioteci ale instituţiilor / asociaţiilor profesionale

  •  spaţii şi facilităţi

  •  înregistrări catalografice, acces liber şi catalog online;

• noi definiţii pentru împrumut şi utilizarea spaţiului, facilităţilor şi echipamentelor necesare lecturii în bibliotecă (in-library use)
  
  
•  stabilirea categoriilor opţionale de date statistice

Standardul ISO 11620 : Indicatori de performanţă pentru biblioteci 7 , apărut în 1998, urmează să fie completat cu o serie de indicatori suplimentari, oglindind evoluţia relativ recentă a activităţii bibliotecilor.

Cel mai important proiect finalizat în domeniul statisticii de bibliotecă este LibEcon2000 (Library Economics in Europe). Originile sale se situează în anul 1986, când Directoratul General 13 al Comisiei Europene a iniţiat programul Telematica pentru Biblioteci (Telematics for Libraries Programme). În cadrul său au fost elaborate mai multe studii, care şi-au lărgit succesiv aria de cercetare: "Un studiu asupra economiei bibliotecilor din Comunitatea Europeana", "Economia bibliotecilor din Europa: o actualizare: 1981-1990", "Economia bibliotecilor din Europa Centrală şi de Est". Cel mai amplu este însă Studiul Millennium ( Millennium Study ), rezultat în urma analizei datelor colectate în cadrul proiectului LibEcon2000 . Principalele obiective ale acestui proiect sunt:

•  să ofere o monitorizare la zi a activităţilor de bibliotecă din cea mai mare parte a Europei, asigurând astfel o mai bună informare pentru elaborarea politicilor şi estimarea investiţiilor la nivel internaţional, naţional sau local;

•  să furnizeze un cadru de standardizare a formelor în care este prezentată informaţia referitoare la biblioteci;

•  să încurajeze utilizarea unor forme superioare de colaţionare a informaţiei statistice;

•  să creeze o comunitate virtuală a celor care produc şi utilizează statistici de bibliotecă în ţările europene (şi în statele integrate ulterior), să reducă izolarea acestora şi să faciliteze accesul la datele furnizate.

Baza de date LibEcon , alcătuită în urma colectării datelor statistice din 29 de ţări europene 8 pentru anii 1991 - 1998, oferă posibilitatea de a vizualiza tabele şi grafice rezultate în urma selectării ţării / ţărilor, a tipurilor de biblioteci, a indicatorilor şi a anilor de interes. 
Disponibilitatea acestor date pe Web prezintă o serie de avantaje:

•  o publicare mai rapidă decât în forma tipărită

•  o diseminare mai largă

•  depăşirea barierelor de limbă

•  facilitarea comunicării dintre producători (edituri, furnizori de documente) şi utilizatori (biblioteci).

Înaintea acestui proiect, un rol important în rolul standardizării statisticilor de bibliotecă a avut UNESCO, organizaţie care, începând cu anii '70, publică date din numeroase ţări şi care a stabilit (în conformitate cu ISO 2789) cele 6 sectoare standard:

•  Biblioteci naţionale - funcţionează ca biblioteci de depozit legal şi în general elaborează bibliografia naţională

•  Biblioteci ale instituţiilor de învăţământ superior - sprijină, în primul rând procesul de instruire de la nivelul terţiar 9

•  Biblioteci publice - deservesc populaţia gratuit sau pentru o taxă modică

•  Biblioteci specializate - deservesc: Guvernul, serviciile de sănătate, asociaţii profesionale, întreprinderi comerciale şi industriale

•  Alte biblioteci ne-specializate importante - biblioteci cu caracter ştiinţific având colecţii de peste 150.000 volume

•  Biblioteci şcolare - ataşate tuturor tipurilor de şcoli sub nivelul de educaţie terţiar

În comparaţie cu datele furnizate de UNESCO, ceea ce oferă LibEcon2000 este în acelaşi timp mai limitat şi mai cuprinzător. Mai limitat, deoarece informaţia acoperă doar 29 de ţări, în timp ce UNESCO tinde să înglobeze statistici din toată lumea; mai cuprinzător, pentru că tipurile de date colectate sunt mai numeroase, cu accent pe cele financiare, care sunt exprimate în euro şi nu în moneda naţională. În plus, se analizează datele şi se publică un comentariu asupra tendinţelor la nivel european. Sunt, de asemenea, disponibile: o bibliografie, o listă a persoanelor de contact din fiecare ţară şi traducerea categoriilor de date existente în publicaţiile de origine.

Studiul Millennium a fost elaborat de o echipă de bibliotecari şi statisticieni profesionişti de la Biblioteca Naţională a Republicii Cehe, LISU 10 , IPF 11 pe baza cifrelor furnizate de 29 de ţări din Europa Centrală şi de Est (ECE) 12 , Uniunea Europeană 13 , şi EFTA 14, pentru biblioteci de toate tipurile: şcolare. universitare (terţiare), naţionale, publice, specializate (împărţite pentru prima dată de subclase) şi alte biblioteci ne-specializate importante.

Potrivit acestui studiu, tendinţele generale la nivel european se prezintă astfel:

•  Personal . Personalul total al bibliotecilor a cunoscut o creştere de 3,7%. Un procent sensibil mai mare (4,9%) l-a înregistrat categoria bibliotecarilor profesionişti, mai ales în ţările UE. Proporţia de personal auxiliar este apreciabil mai mică în statele ECE decât în cele ale UE.

•  Dezvoltarea colecţiilor . Se constată diferenţe între sectoare. Bibliotecile naţionale au raportat o creştere a intrărilor de cărţi şi materiale audio-vizuale. Achiziţiile de cărţi în bibliotecile publice au scăzut între 1991 şi 1995, după care s-au stabilizat, iar cele de materiale audio-vizuale au sporit constant. În contextul unei creşteri însemnate a populaţiei deservite de bibliotecile universitare, achiziţiile de cărţi au sporit foarte mult, iar în cazul materialelor audio-vizuale, s-a înregistrat un declin.

•  Utilizare şi utilizatori . Numărul de utilizatori înscrişi a crescut cu 10,5%. Proporţia din totalul populaţiei (484 milioane) este de numai 29%, dar tendinţa este ascendentă. Împrumuturile au crescut cu 5,2% în timp ce vizitele la bibliotecă au scăzut cu 1,3%.

•  Modernizare . Numărul de posturi de lucru automatizate era de peste patru ori mai mare în 1998 faţă de 1991. Creşterea stocului de CD-ROM a fost exponenţială în această perioadă ( de la 456.000 la 2.500.000 ). Procentul de înregistrări catalografice în sistem automatizat a cunoscut o ascensiune notabilă (de la 36% la 46%).

•  Puncte de servire . Luând în calcul toate tipurile de biblioteci din aria de cercetare, s-a constatat o scădere considerabilă faţă de 1991 (7,1%).

•  Acest fenomen s-a înregistrat mai ales în ţările din ECE, unde procentul de 14% s-a datorat mai ales închiderii multor biblioteci publice.

•  Tendinţe financiare . Nivelurile de cheltuieli au crescut pe ansamblu mai mult în bibliotecile universitare decât în cazul bibliotecilor naţionale şi publice. O creştere dramatică, de 67% a cunoscut valoarea achiziţiilor de materiale electronice, concentrate mai ales în bibliotecile universitare şi specializate. Procentul de numai 15% din totalul achiziţiilor în 1998 confirmă totuşi faptul că materialele convenţionale sunt încă dominante. În ceea ce priveşte veniturile, se constată o sporire impresionantă (70%) a celor provenite din taxe, iar tendinţa este generală.

•  Importanţa sectoarelor de bibliotecă . Din studiile anterioare reiese că între 1981 şi 1995, partea ce revenea bibliotecilor publice şi universitare din totalul cheltuielilor pentru biblioteci a crescut. Tendinţa aceasta s-a menţinut în cazul bibliotecilor universitare, în perioada 1996-1998.

Restrângând aria de cercetare la bibliotecile universitare europene care au furnizat date 15 , analiza cifrelor pune în lumină situaţii semnificative, dacă sunt corelate cu evoluţia economică şi socială a fiecărei ţări:

• creşterea numărului total de utilizatori, înregistrată între 1991 şi 1998, a fost foarte diferită în statele ECE (50,1%) faţă de UE (24,4%);

• în ceea ce priveşte achiziţia de cărţi şi periodice legate, cele mai mari procente au fost raportate de Franţa (93%) şi Suedia (80%). Dintre ţările ECE, Bulgaria a înregistrat o scădere de 39%. În general, achiziţiile per utilizator s-au diminuat cu 6 procente, datorită creşterii accentuate a numărului de studenţi (28%), care a covârşit creşterea totală de 13% în achiziţii;

• per utilizator, numărul de cărţi şi periodice legate aflate în stoc şi cel al documentelor de acest tip achiziţionate sunt mult mai mari în statele ECE decât în cele ale UE;

Rămân totuşi, de luat în calcul şi alte aspecte, cum ar fi calitatea, actualitatea sau adecvarea documentelor la cerinţele utilizatorilor

• în Europa de Est, cifrele pentru achiziţii de periodice curente sunt mult sub media europeană. Dată fiind importanţa vitală a informaţiei ştiinţifice şi tehnice pentru dezvoltarea statelor, această situaţie ar trebui să constituie un motiv de îngrijorare şi să genereze investigaţii suplimentare în cel puţin două direcţii:
  1. gradul de compensare prin periodicele existente în bibliotecile naţionale şi specializate;
  2. în ce măsură revistele electronice au acoperit şi pot acoperi în continuare acest deficit;
• achiziţiile de CD-ROM au cunoscut o creştere exponenţială în perioada 1991-1998;
• procentele de colecţii în acces direct erau foarte scăzute în ţările ECE faţă de UE;
• aceeaşi situaţie se evidenţiază în legătură cu înregistrările catalografice în sistem automatizat;
• cifrele referitoare la posturile de lucru dotate cu computere indică o creştere rapidă a utilizării acestor facilităţi de către studenţi în biblioteci; 
  
• analiza datelor privitoare la consultarea documentelor în sală şi prin împrumut a relevat diferenţe mari între ţările europene: dacă în Belgia şi Franţa numărul vizitelor la bibliotecă este mult mai mare decât cel al împrumuturilor, în Bulgaria, Estonia şi Slovenia se înregistrează o situaţie inversă; 
  
• media de creştere a numărului de bibliotecari profesionişti a fost de 3% pe an. Polonia a raportat însă o creştere uriaşă, de 71% în 1997; 
  
• ponderea bibliotecarilor profesionişti în totalul personalului din bibliotecile universitare era mult mai mare în Europa de Est şi statele baltice decât în statele UE, situaţie în care se datora mai puţin diferenţelor dintre standardele de calificare, cât mai ales faptului că în răsăritul Europei, salariul unui bibliotecar nu era cu mult mai mare decât al unui angajat fără pregătire biblioteconomică; drept urmare, la cheltuieli cu salariile relativ apropiate, bibliotecile preferau, în mod firesc, profesioniştii; 
  
• bibliotecarii din statele ECE aveau salarii de peste zece ori mai mici decât de colegii lor din UE; 
  
• în statele occidentale, numărul minim de bibliotecari la 100.000 de utilizatori este considerat a fi 350. Franţa, care avea în 1998 360 de bibliotecari la 100.000 de utilizatori, se afla în urma unor ţări ca Anglia şi Germania, unde această valoare era de peste două ori mai mare; 
  
• la nivel european, veniturile bibliotecilor, provenite din taxe, s-au dublat în intervalul 1991-1998. În ţările ECE, unde toate serviciile fuseseră gratuite, criza economică a impus introducerea taxelor, care, în unele cazuri, cum ar fi Bulgaria şi Polonia, au cunoscut o creştere explozivă; 
  
• în 1998, cheltuielile pentru achiziţia documentelor electronice au înregistrat în Marea Britanie cea mai mare valoare (în cadrul datelor disponibile) - 11% din totalul cheltuielilor de achiziţie.

Recomandările studiului se referă la necesitatea continuării proiectului şi a îmbunătăţirii reprezentării statistice a tehnologiei informaţiei în biblioteci. Se atrage, de asemenea, atenţia asupra proporţiei mici de biblioteci universitare în unele ţări şi asupra nivelului minim de responsabilităţi ale bibliotecilor publice, în altele. De asemenea, studiul sugerează autorităţilor guvernamentale să folosească informaţiile furnizate pentru a compara unele aspecte ale serviciilor, în vederea apropierii de nivelul celor mai performante biblioteci. 
Pornind de la standardele existente, însă depăşindu-le, proiectul a influenţat reviuirea ISO 2789. În varianta consultativă au fost incluse, de exemplu, propunerile de a se renunţa la sectorul "Alte biblioteci ne-specializate importante" şi de a se diviza sectorul de "Biblioteci specializate" în grupuri distincte.

LibEcon a avut un impact benefic şi la nivel practic. Într-o serie de ţări, ca rezultat al participării la acest proiect s-a adoptat ISO 2789; în altele, s-au întreprins anchete pentru prima oară sau într-o formă îmbunătăţită. De exemplu:

• în România, Ministerul Culturii a iniţiat un proiect special numit PROBIP 2000, care are ca obiectiv principal perfecţionarea statisticii şi indicatorilor de performanţă din bibliotecile publice;

• în Italia, ministerul de resort a dispus pentru prima dată colectarea unor date statistice pentru bibliotecile universitare, folosind chestionarul LibEcon ;

• în Ungaria, îmbunătăţirile din statistica de bibliotecă s-au inspirat din acelaşi chestionar;

• în Luxemburg, în 1999 s-a iniţiat o anchetă specială pentru colectarea datelor necesare participării la proiectul LibEcon;

În contextul reducerii numărului de statisticieni la UNESCO şi al faptului că EUROSTAT, care colectează date statistice la nivelul UE, nu se ocupă şi de biblioteci, rolul LibEcon sporeşte semnificativ. Proiectul intenţionează să creeze un cadru internaţional pentru furnizarea unor informaţii statistice fiabile, prin care să se monitorizeze succesul bibliotecilor (sau, după caz, lipsa acestuia) şi să fie utile, în primul rând, celor care se ocupă de elaborarea politicilor în domeniul culturii şi educaţiei.

Statistica utilizării resurselor şi serviciilor electronice

Influenţa exercitată de noile tehnologii asupra procesului de instruire a antrenat schimbări şi la nivelul bibliotecilor. Totuşi, în lipsa unor metode de urmărire a acestor tendinţe, reacţia bibliotecilor la transformările din învăţământul superior cu greu poate atinge rapiditatea şi adecvarea necesare. Din acest motiv, o preocupare deosebită în lumea internaţională a producătorilor şi mediatorilor de informaţie o constituie măsurarea prin mijloace statistice a utilizării resurselor şi serviciilor electronice. Coaliţia Internaţională a Consorţiilor de Biblioteci (OCLC) a publicat recent o versiune actualizată a Ghidului indicatorilor pentru măsurarea utilizării resurselor informaţionale bazate pe Web 16 , care intenţionează să ofere bibliotecilor şi furnizorilor un cadru practic pentru colectarea datelor statistice referitoare la utilizarea acestui tip de resurse. Faţă de ediţia din 1998, cea din 2001 aduce unele îmbunătăţiri, cum ar fi simplificarea tipurilor de date şi accentuarea unor aspecte ca accesul, confidenţialitatea, furnizarea şi formatul de raportare. Ghidul nu conţine definiţii sau metodologii de colectare a datelor, ci identifică un set minim de date, cum ar fi numărul de sesiuni, căutări, selectări din meniu, unităţi de full-text cercetate. 
Un proiect european care a vizat măsurarea resurselor electronice a fost EQUINOX 17 , desfăşurat în perioada 1998-2000 de către Centrul pentru Cercetare în Managementul Informaţiei şi al Bibliotecilor (CERLIM) de la Universitatea Metropolitană din Manchester împreună cu 6 parteneri europeni. Principalul obiectiv al acestui proiect a fost perfecţionarea Standardului International ISO 11620 , prin includerea unor indicatori de performanţă referitori la resurse şi servicii electronice. După ample consultări în cadrul comunităţii profesionale, participanţii la proiect au căzut de acord asupra unui număr de 14 indicatori de performanţă, precum şi asupra definiţiilor şi metodologiilor de colectare a datelor. În varianta sa iniţială, setul de indicatori arată astfel:

1. Procent al instituţiei care are acces la serviciile electronice

2. Număr de sesiuni pentru fiecare serviciu electronic per membru al populaţiei deservite

3. Număr de sesiuni la distanţă per membru al populaţiei deservite

4. Număr de documente şi înregistrări vizualizate per sesiune pentru fiecare serviciu electronic

5. Cost per sesiune pentru fiecare serviciu electronic

6. Cost per document sau înregistrare vizualizată pentru fiecare serviciu electronic

7. Procentaj de cereri de informare trimise pe cale electronică

8. Rata de utilizare a unui post de lucru automatizat

9. Număr de ore disponibile la posturile de lucru automatizate ale bibliotecii per membru al populaţiei deservite

10. Sesiuni respinse ca procentaj din totalul sesiunilor încercate

11. Procentaj din totalul cheltuielilor de achiziţie destinate serviciilor electronice

12. Număr de participări la cursurile de formare pentru utilizarea serviciilor electronice per membru al populaţiei deservite

13. Personalul bibliotecii care creează, coordonează şi furnizează servicii electronice şi cursuri de formare ca procentaj din personalul total al bibliotecii

14. Satisfacţia utilizatorilor faţă de serviciile electronice.

Testarea acestor indicatori în cadrul real al bibliotecilor participante la proiect şi urmărirea unor aspecte precum colectarea datelor, aplicabilitatea la situaţia curentă a bibliotecii, relevanţa pentru management etc., a dovedit că mai erau necesare revizuiri ulterioare ale listei. 
Deşi colectarea sistematică a datelor statistice referitoare la utilizarea resurselor electronice deţine un rol important în benchmarking şi înţelegerea tendinţelor generale, există riscul apariţiei unor capcane în interpretare. 
De exemplu, numărul de sesiuni nu reprezintă neapărat număr de utilizatori, iar o scădere a numărului de căutări poate reflecta mai degrabă o eficienţă sporită şi o creştere a satisfacţiei utilizatorilor, decât o diminuare a gradului de utilizare a resurselor. 
O altă preocupare legată de statistica resurselor electronice este elaborarea unor metodologii standardizate de colectare a datelor asupra utilizării revistelor electronice individuale, care ocupă un loc din ce în ce mai important în colecţiile bibliotecilor. Informaţiile detaliate furnizate de statistici sunt indispensabile pentru luarea deciziilor referitoare la achiziţii şi continuarea abonamentelor; ele pot oferi răspunsuri la întrebări de tipul: "Utilizarea justifică preţul? sau "Ce reviste sunt (sau nu sunt) frecvent consultate?". 
În mare măsură bibliotecile sunt dependente de furnizori pentru obţinerea acestor date. Odată ce utilizatorul intră pe site-ul furnizorului, numai acesta îi poate urmări activitatea. Accesul bibliotecarilor la informaţii statistice de acest tip este destul de dificil, nu neapărat datorită unei lipse de bunăvoinţă a furnizorilor (care de multe ori, totuşi, acuză faptul că a colecta date este costisitor şi nu întotdeauna informaţiile sunt relevante). Metodologiile de colectare diferă de la editor la editor, îngreunând astfel comparaţiile între resurse. 
Pentru a căuta soluţii la aceste probleme, Comitetul Unic al Sistemelor de Informare (Joint Information Systems Committee) din Marea Britanie, în colaborare cu membrii comunităţii internaţionale a editorilor a constituit PALS 18 - Grupul de Lucru al Furnizorilor pentru Statistica Utilizării. Obiectivele sale au fost:

• să cerceteze disponibilitatea curentă şi planificată a statisticilor asupra utilizării produselor online;

• să cerceteze iniţiativele existente de elaborare a codurilor de practică / ghidurilor în acest domeniu;

• să cerceteze cerinţele bibliotecilor;

• să elaboreze un cod de practică / ghid realist;

• să lanseze pe piaţă codul de practică / ghidul;

• să-i convingă pe furnizori să-l accepte;

• să cerceteze posibilitatea centralizării datelor.

Grupul PALS a elaborat peste o sută de tipuri de date statistice 19 , organizate astfel:

Input:

1. Vizualizări de pagină: date bibliografice; tip de pagină; sursa paginii; cum a fost descoperită pagina; cum s-a autentificat vizitatorul paginii; adresa IP; login ID; timp de acces; drepturi de acces.

2. Date referitoare la sesiuni

3. Elemente comerciale

4. Procesarea datelor pentru asigurarea integrităţii şi acurateţei acestora

Output:

1. Format

2. Subseturi minime de date de bază

3. Metoda de furnizare

4. Căutări

În cadrul Formatului din 2001, reprenzentanţii furnizorilor, institutelor de standardizare şi bibliotecilor au convenit asupra unui mare număr de tipuri de date şi asupra definiţiilor acestora. Pentru rezolvarea celorlalte probleme, s-a hotărât constituirea a 6 subgrupe de lucru.

Instrumente moderne de interpretare a datelor

La fel de importante ca şi standardele sau metodologiile de colectare a datelor sunt instrumente de interpretare a acestor date. Valoarea statisticilor rezidă în modul de analizare şi în consecinţele practice ale concluziilor formulate. În multe biblioteci, cifrele rămân în mare parte în stadiul de statistici, fără efecte reale. Pentru a facilita analiza şi a spori aplicabilitatea acestui tip de informaţii s-au elaborat instrumente perfecţionate, cum ar fi Balanced Scorecard (BS), în cadrul unui proiect sponsorizat de Consiliul German de Cercetare . BS reprezintă o adaptare la cerinţele bibliotecilor universitare a unui software destinat iniţial managementului din sfera afacerilor şi transpune misiunea, viziunea strategică şi obiectivele într-un sistem de indicatori pentru patru zone principale ale activităţii bibliotecilor: finanţe, utilizatori, procese interne şi activităţi de ameliorare. Unul dintre scopurile principale ale acestui proiect este de a evidenţia relaţia cauză-efect dintre obiective, evaluare şi acţiuni întreprinse. Sistemul reuneşte într-un mod integrator:

• date financiare şi non-financiare

• date referitoare la input şi output

• perspectiva externă (instituţii finanţatoare, utilizatori)

• perspectiva internă (activităţi, personal)

• obiective şi măsuri luate

• cauze şi rezultate

Spre deosebire de modelul original, varianta adaptată condiţiilor specifice bibliotecilor universitare este construită dintr-o perspectivă centrată pe utilizatori, şi nu una financiară, având în vedere că rolul bibliotecilor nu este acela de o obţine un profit maxim, ci de a asigura servicii cât mai bune.

Sistemul de indicatori de performanţă BS 20

1. Utilizatori

Scopuri:

• Atragerea unei părţi cât mai mari din populaţia - ţintă (totalul utilizatorilor potenţiali)

• Satisfacerea nevoilor lor informaţionale prin serviciile oferite

Indicatori:

• penetrarea pe piaţă - procentul utilizatorilor înscrişi din populaţia deservită

• rata satisfacţiei utilizatorilor - măsurată pe o scală de 5 puncte, pe baza anchetelor

• satisfacţia utilizatorilor faţă de orarul bibliotecii - evaluată pe baza anchetelor

• vizite la bibliotecă per membru al populaţiei

• disponibilitate imediată - procent al împrumuturilor imediate din numărul total de împrumuturi (inclusiv rezervări şi împrumut interbibliotecar)

• procent al populaţiei care utilizează serviciile electronice oferite de bibliotecă - evaluat prin anchete: Serviciile electronice includ:

  • site-ul web al bibliotecii
    
  • OPAC
    
  • baze de date electronice 
    
  • reviste şi alte documente electronice 
    
  • furnizarea electronică a documentelor
• procent de accesări de la distanţă din totalul accesărilor. O accesare (sau log-in, sesiune de lucru) este considerată a fi o conectare la un serviciu electronic.

1. Finanţe

   Scopuri:

• asigurarea unor costuri scăzute per produs sau serviciu

• cheltuirea unei părţi mari din buget pentru achiziţia documentelor tipărite sau electronice

Indicatori:

• costuri totale ale bibliotecii per utilizator activ

• costuri totale per vizită la bibliotecă

• cheltuieli cu achiziţiile comparate cu costurile totale ale bibliotecii

• procent al costurilor personal per serviciu / produs de bibliotecă din costurile totale de personal

• procent al cheltuielilor efectuate pentru achiziţia documentelor electronice din totalul cheltuielilor de achiziţie

1. Procese interne

Scopuri:

• organizarea tuturor proceslor astfel încât, în ciuda restricţiilor bugetare, să permită investiţiile pentru dezvoltarea şi perfecţionarea serviciilor.

Indicatori:

• documente achiziţionate anual per salariat cu normă întreagă din serviciile de prelucrare (achiziţii, evidenţă, catalogare-indexare, conservare)

• timp mediu de prelucrare a documentelor

• număr de etape necesare furnizării unui produs/serviciu (pentru fiecare produs/serviciu al bibliotecii) - încearcă să evalueze fluenţa şi calitatea organizării proceselor)

• procent al costurilor de personal implicat în serviciile electronice din costurile totale de personal. Se ia în considerare personalul implicat în:

  • planificarea, gestionarea, furnizarea, dezvoltarea serviciilor electronice (inclusiv servicii de referinţe, formare a utilizatorilor, administrare a site-ului web al bibliotecii) 
    
  • furnizarea şi catalogarea documentelor electronice

1. Potenţial - capacitatea bibliotecii de a face faţă provocărilor viitorului, de a se transforma şi perfecţiona.

Indicatori:

• bugetul bibliotecii ca procent din bugetul instituţiei finanţatoare

• procent al grant-urilor obţinute din totalul bugetului bibliotecii

• număr de şedinţe de instruire per bibliotecar

• număr de concedii medicale scurte (1-3 zile) per bibliotecar .

Numărul relativ redus al indicatorilor se datorează preocupării de a se evita acumularea unor date fără relevanţă directă pentru managementul strategic. În selecţia operată, bibliotecile participante la proiect au avut în vedere conceptul de bibliotecă hibridă, care oferă atât servicii tradiţionale, cât şi electronice. 
Elaborarea şi implementarea unui astfel de sistem de indicatori necesită formularea clară a misiunii şi a scopurilor strategice ale bibliotecii. În ceea ce priveşte analiza datelor obţinute, ea presupune o privire integratoare asupra tuturor aspectelor legate de sectorul evaluat. Spre exemplu, evaluarea calităţii în activitatea de dezvoltare a colecţiilor poate conţine următoarele etape 21 :

1. Costurile per document prelucrat sunt scăzute. Există însă întârzieri?

2. Timpul de prelucrare este scurt şi adecvat. Activităţile sunt bine organizate. Dar poate nu este timp pentru verificări?

3. Verificările se fac regulat şi la timp. Poate personalul este suprasolicitat şi rata absenteismului este ridicată;

4. Rata absenteismului este normală, iar anchetele privitoare la satisfacţia personalului indică faptul că salariaţii sunt foarte mulţumiţi cu munca lor. Totul pare perfect;

5. Dar utilizarea colecţiilor este în scădere, iar o anchetă printre utilizatori arată insatisfacţie în legătură cu colecţiile.

Concluzie: multă muncă bine organizată a fost investită în colecţii necorespunzătoare.

Proiectul Balanced Scorecard era prevăzut să se încheie în toamna anului 2001, iar rezultatele testării sistemului în câteva biblioteci universitare germane urmau să apară într-un ghid însoţit de un software, care să se constituie într-un instrument util pentru colectarea şi analiza datelor şi în final, pentru o fundamentare obiectivă a deciziilor.

Practici naţionale în statistica de bibliotecă

Sub influenţa fenomenului globalizării, practicile naţionale în sfera statisticii tind din ce în ce mai mult să se alinieze recomandărilor cuprinse în standardele internaţionale. În ţările cu tradiţie în domeniu, reglementările la nivel mondial devin un punct de plecare pentru revizuirea şi perfecţionarea sistemelor deja existente pe plan naţional. 
GERMANIA. Statisticile naţionale germane referitoare la bibliotecile universitare se compilează încă din 1902. Iniţial, se utilizau 79 de categorii de date, pentru ca în 1985, să se ajungă la 448. Însă nu întotdeauna mai mult înseamnă mai bine. În 1999, s-a ajuns la concluzia că sistemul trebuie revizuit. Printre cele mai importante motive se afla şi reducerea numărului de categorii obligatorii, simultan cu includerea unor noi tipuri de date, referitoare mai ales la resursele şi serviciile electronice. 
Noul sistem 22 , pentru a cărui elaborare s-a utilizat versiunea finală a proiectului de standard ISO 2789, conţin 265 de categorii şi se remarcă prin deplasarea accentului de pe colecţii pe utilizarea resurselor şi a serviciilor. Spre exemplu, documentele cartografice, muzica tipărită, pliantele, brevetele de invenţie şi standardele sunt trecute ca date opţionale, fiind înglobate în categoria "alte materiale tipărite". În schimb, apar categorii noi:

• documente electronice individuale (de ex.: teze de doctorat, monografii, manuale, brevete de invenţie);

• baze de date (colecţii şi compilaţii de date, înregistrări bibliografice sau texte sub o interfaţă de regăsire comună)

• documente pe suporturi fizice (de ex.: CD-ROM)

• documente online

Revistele electronice sunt înregistrate în categoria "periodice" având în vedere că numărul total de periodice este considerat important pentru evaluarea serviciilor bibliotecii. Există totuşi subcategorii separate pentru periodice tipărite / microformate şi revistele electronice. În fiecare caz se diferenţiează:

• abonamentele curente (plus costuri)

• abonamente noi (plus costuri)

• abonamente anulate (plus economii)

De asemenea, în noul sistem apar date referitoare la catalogare:

• titluri noi catalogate

• retroconversie (titluri)

• corecturi (titluri)

• indexare (titluri)

  • descriptori noi

  • clasificare (titluri)

Necesităţile actuale ale bibliotecilor de a căuta finanţare suplimentară şi de a-şi constitui fonduri proprii (în principal din taxe) au condus la includerea în statistici a unor categorii detaliate referitoare la venituri şi cheltuieli:

Venituri

• de la instituţia finanţatoare

• din alte surse

Finanţările pentru proiecte sunt trecute separat de veniturile proprii ale bibliotecii.

Cheltuieli

• costuri de achiziţie
  • pentru documente tipărite
    
  • pentru resurse electronice
    
  • pentru legare
    
• costuri de operare 
  
  • pentru sisteme automatizate (hardware şi software) 
    
  • pentru furnizarea documentelor 
    
  • pentru prezervare (restaurare, dezacidificare, digitizare, microfilmare)
    
• costuri de personal 
  
• cheltuieli de capital 
  
  • clădiri 
    
  • altele

În ceea ce priveşte utilizarea serviciilor electronice, se iau în calcul numărul de:

1. accesări (definite ca fiind conectări la documente web), separat pentru:
   • OPAC local 
     
   • periodice electronice 
     
   • baze de date 
     
   • documente digitale individuale 
     
   • site-ul web al bibliotecii
     
2. vizualizări complete ale documentelor sau înregistrărilor (încărcarea full-text a unei resurse electronice, înregistrări de catalog sau descrieri bibliografice dintr-o bază de date) 23 . 
   
   • OPAC local 
     
   • baze de date
     
   • reviste electronice

Proiectul german Core Data

Deşi analiza detaliată, bazată pe cele 265 de categorii de date, este foarte utilă pentru planificarea locală şi naţională, ea este mult prea amplă pentru a fi prezentată publicului sau autorităţilor finanţatoare.

Ca urmare, bibliotecile universitare din regiunea Nordrhein - Westfalen au definit, în cadrul Proiectului Core Data (Date Esenţiale), un set de 10 indicatori 24 ce poate fi utilizat pentru crearea unei imagini sintetizatoare asupra unei singure biblioteci sau unui grup. Majoritatea acestor date, ordonate în trei mari categorii - input, servicii şi utilizare - sunt măsurători combinate, care pun în relaţie input-ul şi output-ul cu costurile sau utilizatorii.

Input : Cât costă serviciile de informare?

1. Cheltuieli de achiziţie per capita (membru al populaţiei deservite) - indică gradul de implicare a instituţiei finanţatoare în dezvoltarea serviciilor de informare.

2. Proporţia de fonduri de achiziţie pentru documente electronice - evaluează tranziţia către colecţiile electronice.

3. Costuri totale ale bibliotecii per capita

Servicii : Ce servicii furnizează biblioteca?

1. Ore de funcţionare pe săptămână - evaluează accesibilitatea bibliotecii

2. Disponibilitatea imediată a colecţiilor destinate împrumutului (procent al împrumuturilor imediate din totalul împrumuturilor, inclusiv rezervări şi împrumut interbibliotecar) - arată dacă colecţiile acoperă toate temele cerute de către utilizatori şi dacă există suficiente exemplare)

3. Procent al locurilor dotate cu computere din totalul locurilor destinate utilizatorilor - evaluează tranziţia către serviciile electronice.

4. Documente prelucrate anual per bibliotecar (numărul de documente achiziţionate comparat cu resursele de personal din Departamentul de Achiziţii) - singurul indicator care arată, parţial, eficienţa activităţilor de fond.

Utilizare : cum sunt primite serviciile?

1. Penetrarea pe piaţă (utilizatori activi ca procent din totalul membrilor populaţiei deservite)

2. Împrumuturi per capita - poate arăta cât de intens este utilizată biblioteca

3. Rata satisfacţiei utilizatorilor (pe o scală de 5 puncte)

Un chestionar comun, folosit în mai multe biblioteci universitare dintr-o regiune sau la nivelul întregii ţări poate furniza informaţii ce vor permite aplicarea metodei benchmarking referitor la satisfacţia utilizatorilor faţă de serviciile bibliotecii.

ANGLIA . Proiecte dedicate esenţiale au fost iniţiate şi în alte ţări, cum ar fi Anglia , unde setul de indicatori este însă mult mai amplu25 .

SUEDIA . Datele statistice privitoare la activitatea bibliotecilor universitare sunt colectate în concordanţă atât cu standardele internaţionale, (ISO 2789) cât şi naţionale (SSO 38001). Responsabilitatea elaborării tabelelor revine Institutului Suedez de Statistică , care a câştigat contractul prin licitaţie, dar analiza datelor este efectuată de BIBSAM - Departamentul pentru Coordonare şi Dezvoltare Naţională din cadrul Bibliotecii Regale. Datele - peste 20 de categorii - sunt disponibile pe Internet.

SPANIA . Sistemul statistic spaniol pentru bibliotecile universitare respectă prevederile standardelor ISO 2789 şi 11620, traduse la scurt timp de la apariţie. Responsabilitatea pentru colectarea datelor revine unui consorţiu de biblioteci universitare. Anual, 54 de structuri academice de informare publică statistici atât pe hârtie cât şi pe Web. De exemplu, Biblioteca Universităţii de Stat din Madrid 26 oferă posibilitatea consultării pe Internet a unor date ample sub formă de tabele şi grafice.

• Importanţa care se atribuie revistelor ştiinţifice în această bibliotecă universitară este relevată de prezenţa unui indicator special - Revistas vivas por investigador (Reviste curente per cercetător), în timp ce cărţile sunt raportate la numărul total de utilizatori (inclusiv studenţi, care caută mai puţin informaţia curentă din periodice, comparativ cu cea retrospectivă, fundamentală, din cărţi).

• Costurile sunt redate atât în moneda naţională, cât şi în euro, în scopul facilitării unor comparaţii cu alte biblioteci europene.

• Pentru urmărirea evoluţiei serviciilor, s-au elaborat grafice cu valorile lunare din ultimii 3 ani, referitoare la vizite şi împrumuturi.

• Tabelul şi graficele comparative 1994 - 2000 evidenţiază o tendinţă interesantă în ceea ce priveşte utilizarea documentelor: împrumutul şi consultarea bazelor de date, reprezentate pe acelaşi grafic, cunosc o creştere aproape paralelă până în 1999, după care împrumutul scade, iar consultarea bazelor de date este într-o ascensiune pronunţată. Începând cu acelaşi an, o creştere uşoară prezintă şi bugetul alocat bazelor de date, în timp ce pentru reviste şi cărţi, valorile sporesc ceva mai puţin, dar se menţin la cote superioare. E de notat diferenţa vizibilă dintre bugetele alocate achiziţiei de cărţi şi periodice, în favoarea celei din urmă.

• Pentru fiecare filială a bibliotecii, există grafice care descriu evoluţia lunară a serviciilor (vizite şi împrumuturi) în anul 2001.

FRANŢA . Ca şi în alte ţări europene, în Franţa statistica de bibliotecă se ghidează după standardele internaţionale ISO 11620 şi 2789, dar ia în considerare şi standardul naţional AFNOR Z-48004. Preocuparea pentru elaborarea statisticilor se manifestă atât la nivel local, cât şi naţional. Există multe biblioteci universitare ce includ în site-ul lor tabele cu date statistice. O mare parte sunt centralizate la nivelul Ministerului Educaţiei Naţionale şi publicate în Anuarul bibliotecilor universitare, sau sunt reunite într-o bază de date interactivă, denumită ASIBU 27 (Aplicaţie statistică interactivă a bibliotecilor universitare), disponibilă pe Internet în mod gratuit. Această bază de date numără 105 categorii, grupate în 4 mari clase: activităţi, colecţii, mijloace şi dezvoltarea colecţiilor. Se pot obţine tabele prin selectarea unor

• categorii de date (maximum 12)

• biblioteci

• universităţi

• dominante disciplinare (ex.: Litere, Ştiinţe Umaniste)

• tipuri de bibliotecă (pluridisciplinară - mică sau mare)

• ani

Sunt disponibili, de asemenea, indicatori, prin combinarea a două tipuri de date. Tabelele rezultate se pot transfera în Excel. 
Evoluţia bibliotecilor universitare este urmărită cu atenţie şi la niveluri superioare, dovadă rapoartele prezentate în faţa Senatului, cunoscute mai ales după numele autorilor - Miquel (1989) şi Lachenaud (1999). Măsurile care s-au luat în urma acestor rapoarte au condus la îmbunătăţirea multor aspecte ale activităţii bibliotecilor din învăţământul superior francez 28 :

• Mijloacele. Comparativ cu o bază de date de 100 în 1990, cifrele pentru unele dintre categoriile principale de date au crescut net mai rapid decât populaţia de utilizatori, având în anul 2000 următoarele valori:
  • număr de studenţi: 129
    
  • număr de locuri: 156
    
  • suprafaţă: 140
    
• Colecţiile. Numărul de volume achiziţionate anual a crescut de la 522.042 în 1990 la 1.030.161 în 2000, iar cel al abonamentelor de la 115.927 la 151.263. Sumele alocate achiziţionării şi accesării resurselor electronice aproape s-au dublat într-un interval de doi ani (1998 - 2000).
  
• Serviciile. În perioada 1999 - 2000, procentul de colecţii în acces direct a crescut de la 25% la 30%, iar orarele săptămânale s-au extins în medie de la 40 la 56 de ore. 
  
• Activitatea. Gradul de penetrare a bibliotecilor a sporit sensibil. În 2000, 72% dintre studenţi erau înscrişi la biblioteca universităţii, faţă de 34% în 1990, iar împrumuturile la domiciliu au crescut de la 7,9 la 10,6 documente per utilizator. 
  
• Informatizarea . Taote bibliotecile universitare franceze sunt acum dotate cu un sistem integrat de gestionare a bibliotecii ( SIGB ). La nivel naţional, s-a constituit sistemul universitar de documentare, care a luat locul mai multor cataloage colective incomplete şi oferă 5 milioane de descrieri bibliografice şi mai mult de 12 milioane de localizări.

  Cu toate acestea, mai există aspecte considerate deficitare. 
  Sistemul naţional de date statistice a permis comparaţia cu alte ţări europene, ceea ce a relevat diferenţe notabile:

  • personal - de 2,5 ori mai puţin decât în Marea Britanie
    
  • buget de achiziţii - de 3,5 ori mai mic decât în Germania 
    
  • achiziţii anuale - de 4,3 ori mai puţine decât în Germania

  Concluziile desprinse din analiza datelor au condus la formularea unor obiective şi recomandări menite să amelioreze cât mai rapid situaţia, pentru apropierea de standardele europene cele mai elevate. 
  Tot la nivel naţional există un organism creat la începutul anilor '80, denumit " Comitetul Naţional de Evaluare " (CNE), care "are ca obiectiv evaluarea activităţii <<instituţiilor publice cu caracter ştiinţific, cultural şi profesional>> 29 , ceea ce înseamnă toate instituţiile de învăţământ superior (inclusiv biblioteci). Analizele efectuate de acest organism sunt menite să permită autorităţilor de stat intensificarea sprijinului acordat - atunci când este cazul -, dar şi, verificarea modului în care sunt folosite fondurile atribuite. 
  Într-o primă etapă a procesului de evaluare a unei biblioteci, CNE solicită statistici detaliate, fără cifre suplimentare faţă de chestionarul Ministerului: frecvenţă, volumul şi dezvoltarea colecţiilor, mişcarea fondurilor, servicii specializate (accesul la bănci de date, de exemplu), localuri şi personal, orar. Se cer, totuşi, informaţii legate de istoria instituţiei, structură, calitatea serviciilor oferite. Rapiditatea cu care sunt trimise datele solicitate reprezintă un test al gradului de organizare a instituţiei. 
  Ulterior, o delegaţie a CNE se deplasează la biblioteca ce urmează a fi evaluată, pentru:

  • vizitarea bibliotecii (şi a eventualelor filiale)
    
  • discuţii cu bibliotecarii şi utilizatori 
    
  • discuţii aprofundate cu managerii.

  Cea de-a treia etapă constă în redactarea raportului. O versiune de lucru este trimisă bibliotecii evaluate, pentru observaţii, care fac obiectul unor noi discuţii. Forma finală a raportului este decisă exclusiv de CNE. 
  Datele statistice, chiar dacă sunt însoţite de informaţii rezultate din vizite şi discuţii, nu pot conduce la concluzii corecte dacă nu sunt interpretate cu ajutorul unor specialişti ai domeniului. În consecinţă, pentru o evaluare utilă, de calitate a fondului documentar, din 1993 CNE colaborează cu bibliotecari profesionişti. 
  În Franţa, statistica la nivel de bibliotecă universitară cuprinde categoriile prezente în baza naţională de date ASIBU (mai puţin indicatorii şi gruparea în clase), dar nu se limitează la acestea. Tabelele pentru anul 2000 ale Bibliotecii Universităţii Nice Sophia-Antipolis 30 conţin cca 150 de categorii, adaptate urmăririi unor tendinţe specifice în raport cu orientările strategice proprii. Printre cifrele care nu se regăsesc la nivel naţional sunt cele referitoare la:

  • documente consultate în acces direct
    
  • studenţi din anul I înscrişi la bibliotecă 
    
  • studenţi din anul II înscrişi la bibliotecă 
    
  • studenţi din anul III înscrişi la bibliotecă
    
  • ore de conectare la Internet
    
  • ore de conectare la Intranet 
    
  • documente electronice pe CD-ROM (titluri)
    
    din care număr de titluri achiziţionate cu licenţă pentru reţea
    
  • anul iniţierii catalogului online (pentru fiecare filială) 
    
  • număr de posturi pentru consultarea catalogului online 
    
  • înregistrări catalografice în sistem informatizat 
    
  • retroconversie - înregistrări catalografice

Diferită este şi perioada luată în calcul: dacă baza de date ASIBU ia în considerare anul calendaristic, în statisticile Bibliotecii Universităţii Nice Sophia-Antipolis există trei tipuri de unităţi temporale: anul universitar pentru cititorii înscrişi, anul calendaristic pentru activitate (comunicarea documentelor) şi anul bugetar pentru cheltuieli. Această abordare poate fi relevantă din unele puncte de vedere, dar generează probleme în calcularea indicatorilor (rezultaţi din combinarea a două sau mai multe tipuri de date). 
O practică originală în bibliotecile universitare franceze o constituie utilizarea aşa-numitului "tablou de bord", definit ca "un ansamblu de date în cifre, necesare şi suficiente, organizate sub formă de grafice sau de tabele sintetice, cu scopul de a procura informaţii care să permită diferitelor persoane investite cu responsabilităţi să decidă" 31 . Tabloul de bord este un instrument de:

• control permanent prin relaţionarea mai multor tipuri de date:

  • prevăzute 
    
  • trecute 
    
  • prezente
    
• previziune 
  
• ghidare 
  
• dialog între diferiţi parteneri 
  
• asistenţă în procesul decizional - trebuie să furnizeze informaţii fiabile, recente şi clare, care să permită o mai bună adaptare la cerinţele utilizatorilor, o folosire mai eficientă a resurselor disponibile, elaborarea şi realizarea politicii documentare a bibliotecii.

  De exemplu:

  • stabilirea unor priorităţi în achiziţiile de documente dintr-un anumit domeniu
    
  • fixarea unor orare de funcţionare mai bine adaptate cerinţelor 
    
  • alegerea unor echipamente corespunzătoare nevoilor utilizatorilor sau volumului activităţilor
    
• feed-back - controlul periodic al rezultatelor permite corectarea sau redirecţionarea în timp util a activităţilor curente, eventual reformularea obiectivelor

Elaborarea tabloului de bord presupune crearea unui sistem de indicatori, adaptat situaţiei locale şi nivelului de responsabilitate - serviciu public, departament, director de bibliotecă, rector de universitate, nivel naţional. Materia primă a acestui sistem este formată din date statistice şi rezultatele aplicării unor proceduri speciale de observaţie (anchete, sondaje). Formele sub care apar indicatori pot fi variate:

• raport, de exemplu:

  • rata frecvenţei utilizatorilor
    
  • rata satisfacerii cererilor de împrumut interbibliotecar 
    
  • proporţia în care sunt împrumutate documentele nou achiziţionate 
    
  • rata de înnoire a colecţiilor
    
• medie; de exemplu: indicatorii de interval cronologic referitori la funcţionarea serviciilor de achiziţie şi prelucrare a documentelor sau la furnizarea documentelor prin împrumut interbibliotecar 
  
• indici compoziţi - care să realizeze o sinteză a datelor referitoare la tipuri de obiecte şi activităţi. Totuşi, un indice unic nu poate exprima particularităţile fiecărui sector de activitate. Testul referitor la tabloul de bord al bibliotecilor universitare franceze, desfăşurat între 1986 şi 1987, nu a validat indicii compoziţi; un indice sintetic unic poate conduce la concluzii contrare celor rezultate din analizarea indicatorilor detaliaţi. 
  
• indicatori calificativi - exprimă o judecată "da" sau "nu". 
  
• indicatori clasificatori - exprimă o judecată prin plasarea într-o categorie a unei scale prestabilite

Punerea în relaţie a indicatorilor interdependenţi din tabloul de bord oferă posibilitatea efectuării unei analize aprofundate, a relevării caracteristicilor unei activităţi la un moment dat. Absolutizarea valorii unui indicator şi scoaterea lui din context poate avea consecinţe nedorite. De exemplu, dacă un nivel scăzut al împrumuturilor la domiciliu conduce la acordarea dreptului de a împrumuta mai multe documente simultan, efectul poate fi o nemulţumire accentuată a utilizatorilor, care vor avea acces mai rar la documentele căutate, din cauza unui dezechilibru între fondul aflat în circulaţie şi fondul disponibil. 
Tabloul de bord permite evaluarea performanţei în cele trei aspecte ale sale:

• eficacitatea

• eficienţa

• pertinenţa

Aceeaşi activitate poate fi apreciată cu ajutorul unor indicatori care măsoară - separă - aceste trei dimensiuni. De exemplu, pentru serviciile oferite publicului, nivelul eficacităţii va fi exprimat prin procentajul de frecventare al populaţiei - ţintă şi intrări la bibliotecă per persoană; eficienţa va fi măsurată prin costul per utilizator şi costul per intrare la bibliotecă, iar pertinenţa prin rata satisfacţiei utilizatorilor. 
Definirea tabloului de bord implică exprimarea cifrică a obiectivelor stabilite, pentru ca gradul lor de realizare să poată fi urmărit permanent. De exemplu, se poate decide creşterea cu 25% a fondului de documente dintr-un anumit domeniu sau scurtarea cu o săptămână a timpului de răspuns la cererile de împrumut interbibliotecar. Dimensiunile tabloului de bord şi periodicitatea măsurării depind de caracteristicile obiectivelor, de termenul de finalizare stabilit. Odată cu fixarea obiectivelor, este indicat să se definească şi procedurile de măsurare a gradului de realizare. 
Tabloul de bord este un instrument flexibil, care poate fi adaptat fiecărui sector de activitate sau nivel de responsabilitate. De exemplu, în tabloul de bord al unui director de bibliotecă vor fi incluşi indicatori referitori la elementele-cheie ale funcţionării sistemului, în raport direct cu misiunea şi obiectivele strategice. Indicatorii pot fi utilizaţi, după caz, pentru urmărirea evoluţiei unor servicii sau unităţi de reţea. Periodicitatea măsurării poate fi anuală - pentru indicatori globali (de.ex.: rata de frecventare a populaţiei-ţintă), sau lunară - pentru cei privitori la activităţi cu variaţii sezoniere sau la folosirea resurselor (de ex.: urmărirea cheltuielilor bugetare) 32 . 
Tabloul de bord poate deveni un sprijin preţios în luarea unor hotărâri, cu condiţia de avea permanent în vedere faptul că este doar un punct de plecare, o etapă în parcursul complex al procesului decizional.

ROMANIA. După 1990, primul sistem naţional complex de colectare anuală a datelor statistice referitoare la activitatea bibliotecilor a fost iniţiat de Institutul Naţional de Statistică şi Studii Economice. Cele 42 de categorii care alcătuiesc formularul au fost selectate pe baza standardului ISO 2789: Statistici internaţionale de bibliotecă, cu scopul de a furniza informaţii atât pentru elaborarea unor studii socio-economice la nivelul ţării noastre, cât şi pentru participarea la sisteme statistice internaţionale, cum ar fi cel utilizat în cadrul UNESCO. 
În afara acestui referenţial normalizat ce aparţine statisticii oficiale, există un Raport Statistic Anual (creat pe baza ISO 2789, 11620 şi a modelelor europene, în cadrul Comisiei de specialitate a F.A.B.R. 33 ), care are avantajul de a propune o viziune actualizată asupra statisticii de bibliotecă, compatibilă cu perspectiva promovată de proiecte europene, ca LibEcon 2000. Elaborarea acestui Raport constituie unul dintre obiectivele principale vizate de către Programul Naţional PROBIP 2000 (Performanţe Româneşti în Bibliotecile Publice), iniţiat de Asociaţia Naţională a Bibliotecarilor din Bibliotecile Publice din România împreună cu Consiliul Directorilor din Bibliotecile Publice din România şi susţinut de Ministerul Culturii.

Pe scurt, aceste obiective 34 sunt:

• monitorizarea activităţii de bibliotecă (ulterioară creării unui model de statistică naţională şi a unor seturi de indicatori de performanţă esenţiali - obligatorii şi suplimentari);

• stabilirea datelor şi informaţiilor statistice care urmează a fi colectate manual sau în sistem automatizat;

• analizarea tendinţelor;

• introducerea unor opţiuni, servicii şi facilităţi noi;

• propunerea unor standarde sau reglementări posibil de realizat în România;

Raportul Statistic Anual reprezintă un instrument util, perfectibil, creat cu scopul de ajuta la 34 :

• evaluarea activităţii de bibliotecă în funcţie de cerinţele managementului european;

• justificarea necesarului de resurse;

• determinarea tendinţelor;

• facilitarea comparaţiilor;

• calcularea indicatorilor de performanţă;

• armonizarea standardelor şi reglementărilor româneşti cu cele europene.

Aria de colectare a datelor precizate în Raport include şi bibliotecile universitare, iar informaţiile rezultate au fost analizate în cadrul F.A.B.R. şi urmează a fi publicate. 
La nivel de bibliotecă, sistemele statistice sunt menite să furnizeze informaţii despre activitatea instituţiei, cu aspectele sale specifice. În consecinţă, componenţa sistemului va fi acordată strategiei şi planurilor de activitate, elaborate în funcţie de:

• tipul şi mărimea bibliotecii

• tradiţie

• cerinţele de modernizare şi adaptare la:

  • schimbările din domeniul şi practica biblioteconomică
    
  • necesităţile de informare, structura şi mărimea populaţiei deservite
    
• resursele financiare şi umane disponibile

Biblioteca Centrală Universitară din Bucureşti dispune de un sistem statistic propriu, alcătuit din cca 300 de categorii de date, grupate în zece mari capitole:

• Mişcarea fondurilor bibliotecii

• Donaţii pentru biblioteci din străinătate

• Evidenţa individuală, prelucrarea colecţiilor, organizarea cataloagelor

• Activitatea cu cititorii

• Activitatea bibliografică

• Activităţi de propagandă a bibliotecii, colecţiilor, produselor şi serviciilor prestate

• Activitatea metodologică şi de perfecţionare

• Lucrări de laborator. Legătorie

• Informatizarea activităţii bibliotecii

• Baza materială

Aceste date, organizate într-un caiet sinoptic, oferă o imagine detaliată asupra activităţii bibliotecii, utilă atât pentru managementul intern, cât şi pentru furnizarea unor informaţii exacte Ministerului Educaţiei şi Cercetării. Acoperă, de asemenea, în cea mai mare parte, categoriile de date solicitate de Institutul Naţional de Statistică şi Studii Economice şi de Comisia de Statistică a F.A.B.R. 
În afara fixării în forma tradiţională de document tipărit, aceste cifre sunt înmagazinate în baza de date statistice creată în 1997. Printre cele mai importante facilităţi oferite de forma electronică (şi de programul aferent), se numără:

• relaţionarea datelor şi calcularea unor indicatori de performanţă, cum ar fi:

  • cheltuieli per student 
    
  • indice de lectură 
    
  • indice de frecvenţă 
    
  • indice de circulaţie ş.a.
    
• executarea graficelor
  
• compararea valorilor înregistrate pentru categorii de date identice în filiale diferite
  
• compararea unor cifre din ani diferiţi.

Din noiembrie 2001, colectarea datelor care oglindesc activitatea de comunicare a colecţiilor este considerabil facilitată datorită utilizării Sistemului de Gestiune Cititori (SGC) 35 , prin care sunt disponibile numeroase informaţii referitoare la:

• accesul utilizatorilor

• administrarea utilizatorilor

• administrarea personalului

• administrarea posturilor de lucru

• administrarea bibliotecilor filiale

O altă sursă de date este site-ul Web al BCUB, care dispune de posibilitatea contorizării vizitatorilor (prin statistici.ro ), atât pentru ghidul şi catalogul online, cât şi pentru UNIBIB - o revistă electronică cu profil de biblioteconomie şi ştiinţa informării editată în cadrul bibliotecii. Valorile furnizate pot contribui la decelarea gradului de interes faţă de serviciile oferite şi conţinutul revistei online. 
Fie că sunt colectate în regim automatizat sau în mod tradiţional, datele statistice sunt utilizate în elaborarea unor studii de evaluare bianuală şi anuală. 
În ceea ce priveşte ciclul de colectare, în uz continuă să se afle anul calendaristic, în acord cu cerinţele Ministerului Educaţiei şi Cercetării şi Institutului Naţional de Statistică şi Studii Economice. Această perioadă nu este relevantă în analiza tuturor tipurilor de date şi mai ales în calcularea unor indicatori de performanţă, în componenţa cărora intră numărul de cititori înscrişi, cum ar gradul de utilizare a bibliotecii (raportul dintre numărul de cititori-frecvenţă şi numărul de cititori înscrişi). Valoarea unui astfel de raport poate fi semnificativă doar dacă se ia în considerare şi numărul de utilizatori înscrişi în primele trei luni ale anului universitar, cu influenţă directă asupra frecvenţei cititorilor din anul calendaristic următor. 
Deosebit de utilă pentru organizarea şi evaluarea activităţii şi, în acelaşi timp, de interes pentru cititori, ar fi realizarea şi publicarea pe Web a unor grafice - pe ore în cadrul unei zile, zilnice şi lunare - care să reflecte perioadele de maxim şi de minim în ceea ce priveşte frecvenţa cititorilor şi numărul de volume consultate (la sală sau prin împrumut individual). 
Un indicator important în aprecierea calităţii serviciilor îl reprezintă procentul de colecţii în acces direct, ceea ce recomandă includerea în sistemul statistic a numărului de volume şi titluri de periodice astfel disponibile. 
În 2002, Serviciul Comunicarea Colecţiilor a demarat colectarea unor date referitoare la gradul de utilizare a acestor colecţii, pe domenii. Se urmăreşte, de asemenea, stabilirea celor mai solicitate publicaţii, atât în acces direct, cât şi din depozite, prin înregistrarea numărului de consultări ale fiecărui titlu. Pe baza valorilor constante, se înlocuiesc, se adaugă sau se elimină unele lucrări din colecţiile în acces direct sau se achiziţionează, în măsura posibilităţilor, un număr suplimentar de exemplare. 
În completarea informaţiilor oferite de sistemul statistic, au fost lansate trei chestionare, elaborate în cadrul Serviciului de Cercetare. Metodologie şi Catedrei de Bibliologie şi Ştiinţa Informării de la Facultatea de Litere - Universitatea din Bucureşti, cu scopul principal de a contribui la aprecierea calităţii serviciilor furnizate. Rezultatele urmează a fi analizate şi publicate în revistele de specialitate.

Criterii recomandate în elaborarea sau perfecţionarea sistemului statistic al unei biblioteci

Standardele şi practicile internaţionale constituie surse valoroase de informaţii pentru elaborarea sau perfecţionarea unui sistem statistic destinat evaluării performanţei unei biblioteci. Pe lângă raportarea la aceste surse, este necesară stabilirea prealabilă a unei strategii a instituţiei şi a unor planuri de activitate care să formeze un sistem de referinţă pentru aprecierea performanţei. Se recomandă, de asemenea, ca sistemul statistic al unei biblioteci să îndeplinească o serie de criterii:

• să fie compatibil cu sistemul statistic naţional şi internaţional;

• să ofere o bază adecvată pentru compararea cu biblioteci similare;

• să permită urmărirea periodică a gradului de realizare a obiectivelor şi a validităţii direcţiei de desfăşurare a activităţii, raportată la strategia bibliotecii şi la cadrul general în care se integrează aceasta;

• să ofere informaţii relevante pentru aprecierea atât a fiecărui sector de activitate cât şi a sistemului ca întreg;

• să furnizeze date suficiente şi adecvate pentru punerea în relaţie a resurselor folosite şi a rezultatelor obţinute;

• să contribuie la o mai bună comunicare cu organismele tutelare, mai ales în ceea ce priveşte argumentarea necesarului de fonduri;

• să faciliteze crearea unei imagini obiective a performanţei bibliotecii, atât pentru receptarea internă, cât şi externă.

Concluzii

Preocuparea intensă la nivel european pentru perfecţionarea sistemelor statistice şi de indicatori destinate bibliotecilor dezvăluie un interes cvasigeneral, motivat de valoarea atribuită acestor instrumente manageriale în optimizarea performanţei unor instituţii ce-şi păstrează - încă pentru multă vreme - rolul principal în medierea informaţiei. Roadele acestei activităţi - care înseamnă multe ore dedicate studierii, analizei, comparării, consultării în cadrul comunităţii profesionale şi, în final, testării şi revizuirii - nu pot fi decât utile celor interesaţi, care le pot prelua şi adapta condiţiilor locale specifice. 
Printr-un feed-back benefic dezvoltarea statisticii de bibliotecă pe plan local poate avea influenţe pozitive asupra evoluţiei domeniului la nivel naţional. Efectul final scontat este un management mai performant implicit, servicii de calitate superioară, ceea ce reprezintă însăşi menirea bibliotecii.

BIBLIOGRAFIE

 

* Aplicabil numai pentru BIBLIOTECA NAŢIONALĂ

** Aplicabil numai pentru BIBLIOTECI UNIVERSITARE

*** Aplicabil numai pentru BIBLIOTECI PUBLICE