Aceste două misiuni par la prima vedere antagoniste. Cum să comunici fără să degradezi sau cum să conservi comunicând?

Pentru a putea îndeplini aceste două misiuni în condiţii safisfăcătoare, este necesară elaborarea unei politici de prezervare de lungă durată, al cărei obiectiv este să prevină, să oprească sau să întârzie deteriorarea documentelor şi, dacă este necesar, să transfere conţinutul lor pe alte suporturi.

O bună politică de prezervare trebuie să garanteze accesibilitatea la informaţie şi să minimalizeze degradările documentelor. Prezervarea face parte, de asemenea, din responsabilităţile de bază ale tuturor bibliotecilor care conservă fonduri patrimoniale.

Mult timp, prezervarea a fost limitată la a conserva şi a restaura documente şi cărţi vechi, rare şi preţionase. Aceste documente făceau obiectul unei atenţii deosebite din partea bibliotecarilor. Confruntându-ne, însă, cu extinderea degradării fondurilor din cauza calităţii materialelor, conceptul de prezervare a căpătat noi valenţe. El face referire, în prezent, la diminuarea necesităţii tratamentelor costisitoare pentru fiecare document, în vederea tratării unui număr cât mai mare de documente.

Toate colecţiile au nevoie de un program de prezervare, în care trebuie să se ierarhizeze, să se evidenţieze priorităţile, gradul de urgenţă al tratamentului propus pentru fiecare fond de documente. În acest context, termenul de prezervare este utilizat pentru a organiza şi programa toate activităţile care se referă, în sens larg la conservarea colecţiilor.

Prezervarea este sinonimă cu conservarea preventivă, al cărei obiectiv este de a pune în practică un ansamblu de măsuri pentru a diminua riscul de apariţie a degradărilor: controlul mediului, întreţinerea regulată, protecţia colecţiilor prin utilizarea de sisteme de monitorizare, confecţionarea de documente de substituţie (pentru a scoate din circulatie documentele cerute frecvent).

Până de curând, paradoxul unei concepţii în acelaşi timp restrictive şi nelimitate a conservării a împiedicat formularea unei definiţii clare şi de delimitare în acesata privinţă. Aplicabilitatea părea să se limiteze doar la fondurile vechi şi preţionase. Exemplele acestei confuzii abundă în manualele de specialitate şi în textele oficiale, legile cu privire la gestionarea colecţiilor de interes patrimonial limitându-se la noţiunea de document vechi (anterior anului 1830), rar (criteriu total distinct de precedentul, el se aplică documentelor unice sau existente doar în număr mic, fie în cazul unui tiraj iniţial limitat, fie în urma dispariţiei sau distrugerii majorităţii exemplarelor puse în circulaţie) sau preţios (criteriul financiar, dar şi de valoare istorică sau culturală).

Prima dificultate constă în statutul aparte al patrimoniului scris, bibliotecile prezentând, în această privinţă, diferenţe considerabile în comparaţie cu muzeele şi arhivele, care lucrează într-un domeniu al excepţionalului şi al unicităţii. Spre deosebire de acestea, bibliotecile folosesc o mare parte din activitatea lor pentru a asigura punerea la dispoziţie a unor surse de informare curente destinate solicitărilor frecvente de către utilizatori. În acelaşi timp, ele trebuie să conserve şi să transmită patrimoniul scris, găsind mijloacele adecvate pentru a îndeplini aceste două misiuni,

Conservarea preventivă este, la modul general un domeniu foarte vast. Toate politicele de conservre preventivă trebuie axate pe diminuarea intervenţiilor asupra obiectului şi a colecţiei. Condiţiile ambientale şi de stocare au un efect decisiv asupra stării de conservare.

Conservarea preventivă poate fi caracterizată, de asemenea, ca o abordare globală, o disciplină cu frontiere bine delimitate.

Aceasta este, poate, mai puţin spectaculoasă decât restaurarea, dar cercetătorii de mâine vor câştiga descoperind documentele cât mai aproape de starea lor originară.

Problema prezervării şi a conservării este destul de complexă, deoarece sunt numeroase aspectele care trebuie avute în vedere şi măsurile optime sunt dificil de respectat întru totul; într-adevăr, nu există nici o măsură care să poată salva pentru totdeauna un document. Se realizează, mai degrabă, un compromis între dorinţa de a conserva perfect o operă şi posibilităţile oferite de tehnologia zilelor noastre, sperând ca viitorul să permisă găsirea celor mai bune soluţii pentru salvarea vieţii unui document pentru un timp cât mai îndelungat.

Esenţială este depăşirea problemei fragilităţii fondurilor bibliotecilor, arhivelor şi muzeelor, care reprezintă o parte importantă a memoriei umanităţii din timpurile noastre, concretizată, în mare parte, în texte şi imagini,

Colecţiile tradiţionale ale bibliotecilor, conţin un registru variat de materiale organice: hârtie, pânză, piele de animal şi adezivi. Aceste substanţe organice sunt supuse unui proces continuu şi inevitabil de îmbătrânire.

Stabilitatea fizică şi chimică a materialelor depinde atât de calitatea ca şi de modul de procesare a materiei brute utilizate la producerea acestora, la fel ca designul şi compunerea produsului final.

De-a lungul secolelor, presiunile determinate de producţia în masă au dus la diminuarea calităţii materialelor. O mare parte din hârtia fabricată după 1850 prezintă un grad ridicat de aciditate, hârtia devenind fragilă şi deteriorându-se în timp. De asemenea, tehnicile de legare au fost limitate de industrializare, iar multe din documentele existente se menţin doar cu ajutorul adezivilor; în fapt toate aceste cărţi şi în mod special legăturile de piele fiind mult mai susceptibile de a se deteriora decât se crede în general.

Suporturile moderne reprezentate de : microformate, discuri optice şi digitale, formate digitale, prezintă probleme inerente legate de prezervare şi necesită o depozitare adecvată şi o utilizare atentă pentru evitarea deteriorării premature.

Cerinţele de prezervare ale unei biblioteci sunt la fel de importante ca şi climatul social şi politic în care îşi desfăşoară activitatea instituţia respectivă. De altfel, trebuie luate în considerare: scopul instituţiei, politica de achiziţie şi resursele disponibile. Având în vedere toate acestea se recurge la stabilirea unor norme cu o destinaţie foarte precisă.

O normă se foloseşte fie ca ghid, fie ca instrument de referinţă. De fapt, normele nu reprezintă decât o introducere în subiect. Orice utilizator al unei norme trebuie să posede o cunoaştere destul de bună a subiectului, ceea ce îi permite să plaseze informaţia în context.

În privinţa conservării, de exemplu, normele şi alte texte existente nu trebuie să fie utilizate ca sursă unică de informaţie cu privire la tehnicile ce pot fi aplicate.

Pe de o parte tiparul reprezintă gândirea umană materializată printr-o serie de simboluri, pe de altă parte documentul audiovizual este o reprezentare analogică a unei stări fizice sau a unui eveniment, fiecare din părţile documentului constituindu-se într-o informaţie. Dacă pe o carte, o pată lăsată de mucegai nu reprezintă, în mod obişnuit, un obstacol în înţelegerea textului, o deteriorare similară pe o fotografie diminuează o parte a informaţiei iar pe o bandă magnetică poate face imposibilă citirea informaţiei. De altfel, documentele audiovizuale necesită o grijă mai mare în privinţa protecţiei şi securităţii lor decât documentele scrise. Documentele numerice sunt supuse în aceeaşi măsură pericolelor.

Majoritatea, dacă nu chiar toate documentele au, totuşi, ceva în comun, au la bază polimeri. Materialele tradiţionale: hârtia, pergamentul, pielea, toate sunt din polimeri naturali. Noile suporturi: benzi, discuri şi filme sunt făcute din polimeri artificiali, PVC sau poliester. Ritmul de descompunere chimică a acestor polimeri diferiţi este foarte variabil. Toţi polimerii se degradează. Această deteriorare nu poate fi stopată dar poate fi încetinită, dacă documentele sunt manevrate cu grijă şi dacă sunt depozitate în condiţii favorabile. În caz contrar, degradarea lor poate fi accelerată.

În ansamblul lor, condiţiile de depozitare indicate în culegerile de norme şi în alte publicaţii sunt date cu titlul de recomandare. Dacă sunt respectate condiţiile, degradarea va fi totuşi încetinită, cifrele citate cu privire la valorile parametrilor microclimatici fiind un compromis între ritmul de deterioare, pe de o parte, şi costul de depozitare în condiţii bune de transfer şi de tratamente de masă, de cealaltă parte. Se poate ţine cont, în această privinţă, de condiţii de depozitare mai puţin riguroase, dar aceasta se va face cu preţul unei degradări mai rapide.

Aplicarea de tratamente de conservare este soluţia cea mai costisitoare şi nu se poate recurge la ea decât pentru un număr mic de documente, în mod deosebit cele preţioase. Fiecare instituţie trebuie să-şi stabilească propria sa listă de priorităţi şi să-şi aleagă modalitatea cea mai avantajoasă pentru a proteja fiecare tip de document. Însă, măsurile elementare de protecţie (menţinerea curăţeniei, instruirea personalului care trebuie să înveţe să manevreze documentele cu grijă) nu sunt niciodată costisitoare şi ar trebui să fie nelipsite din planul de conservare.

Gestionarea optimă a tuturor colecţiilor de documente necesită tratamente individuale imposibil de pus în practică din cauza resurselor umane şi financiare limitate. Aşadar, cercetarea are în vedere metode de tratament în masă, cu aplicarea, în mod special, a dezacidifierii hârtiei documentelor realizate pe hârtie mecanică. În paralel, analiza profundă a factorilor de deteriorare a condus la elaborarea de norme şi a dat naştere la conceptul de politică de conservare.

Politica de conservare reprezintă totalitatea măsurilor luate pentru a încetini procesele de degradare, prin îmbunătăţirea condiţiilor de conservare, spre exemplu: depozitarea, consultarea şi expunerea documentelor.

Condiţiile de depozitare şi de utilizare constituie o bază solidă pentru aplicarea măsurilor specifice, fără de care s-a diminua eficacitatea acestora. În privinţa investiţiilor financiare, implicarea în cheltuieli în afara unui program de conservare ar conduce la o risipă a fondurilor alocate în scopul conservării.

Înainte de a se determina măsurile necesare şi de a se stabili prioritatea acestora, trebuie să se facă o prezentare a condiţiilor din depozite şi din sălile de lectură, a tehnicilor de conservare utilizate până la momentul respectiv, a comportamentului personalului şi a utilizatorilor în relaţia lor cu colecţiile. Este necesar şi să se identifice documentele sau colecţiile cele mai fragile şi cele mai ameninţate de o degradare ireversibilă.

Următoarea măsură va fi aceea de a hotârî priorităţile intervenţiilor, având în vedere cadrul administrativ şi, resursele de personal, resursele logistice şi financiare ale instituţiei, ceea ce se va constitui într-un program de conservare.

Această parte a bilanţului conservării are drept scop stabilirea raportului dintre documente şi colecţii şi evaluarea acestora având în vedere structura, dimensiunile, starea lor actuală de conservare, starea actuală a suporturilor informaţionale.

La analizarea datelor, trebuie ţinut cont de trei aspecte: frecvenţa şi modul de utilizare a colecţiilor, valoarea lor culturală pe plan local, naţional şi internaţional, organigrama şi nivelul de formare a personalului.

Fiecare fond de documente examinat va face obiectul unei fişe şi va putea fi integrat ulterior într-o bază de date. Numeroase biblioteci importante din Europa sunt preocupate de elaborarea unui soft, care să prelucreze datele culese în urma sondajelor efectuate asupra fondurilor de documente.

Datele culese formează baza programului de conservare. Aceasta trebuie completată cu alte trei elemente puse la dispoziţie de alte departamente ale bibliotecii:

• Frecvenţa consultării este un factor esenţial pentru a stabili prioritatea unei intervenţii.
• Importanţa culturală a unor documente sau colecţii contribuie la stabilirea priorităţilor; trebuie evitată tratarea cu prioritate a fondurilor conservate necorespunzător dar de importanţă secundară. Acest concept aplicat la scară largă permite un demers general coerent dar supus unei repartizări regionale şi naţionale a documentelor conservate; totuşi, aplicarea acestui concept la nivelul unei sinfure instituţii este întotdeauna posibilă şi utilă.
• Evaluarea organigramei personalului şi nivelului său de cunoaştere în domeniul conservării permite stabilirea necesităţii formării profesionale în materie de conservare, şi resursele umane avute în vedere să dispună de timp de prgătire specializată şi materiale necesare pentru a-şi îndeplini sarcinile.

O dată rezolvate aspectele cele mai importante şi mai urgente, atât pe planul structurii instituţiei cât şi pe planul fondurilor conservate, este necesar să se studieze disponibilităţile personalului, localul şi mijloacele financiare. Dacă resursele sunt insuficiente, anumite măsuri care nu necesită investiţii majore, cum ar fi creşterea gradului de conştientizare şi de bunăvoinţă, sunt posibile ca şi formarea profesională.

Dificultăţile financiare şi umane nu ar trebui, deci să încurajeze o analiză şi elaborarea unui program de conservare. Este evident că această activitate nu va putea fi dusă la bun sfârşit în lipsa unei colaborări strânse între departamentele bibliotecii, în vederea integrării în analiză a aspectelor enumerate mai sus, sau pentru a evalua într-un mod realist posibilităţile de aplicare a măsurilor dorite.

Măsurile de adoptat

O dată cu începerea acestui demers, instituţia dispune de un adevărat program de conservare pe termen mediu, cu măsuri specifice. Schematic, ele pot fi subîmpărţite în trei grupe, fiecare cuprinzând măsuri pe termen scurt (indispensabile şi realizabile) şi pe termen mediu (necesitând o pregătire). Aceste două categorii sunt ilustrate prin câteva exemple succinte.

Măsuri urgente utile

Ele oferă avantajul îmbunătăţirii condiţiilor de conservare pentru totalitatea colecţiilor sau pentru anumite documente.

• Măsurile arhitecturale (controlul acoperişurilor şi al instalaţiilor sanitare, instalaţiilor de încălzire etc.);
• Cumpărarea de echipamente tehnice (cumpărarea de aparate de măsură sau de control al ambientului, al luminii, al poluării aerului, detectori pentru foc, apă sau efracţie etc.);
• Cumpărarea de materiale de protecţie pentru documente (cumpărarea de mape, plicuri, cutii din materiale inerte - neacide pentru documente speciale);
• Stabilirea unui plan de acţiune în caz de calamitate (organizarea prevenirii şi a intervenţiei în cazul diverselor tipuri de calamităţi.);
• Organizarea şi formarea personalului, după tipul de activitate şi responsabilităţile în materie de conservare;
• Formarea cititorilor pentru creşterea motivaţiei acestora şi diminuarea daunelor provocate de consultarea incorectă a documentelor.

Măsuri specifice pentru o colecţie de documente

Asemenea măsuri presupun păstrarea sau conservarea legăturilor vechi care suportă cu greu manevrarea fără o protecţie specială, păstrarea în plan orizontal a cărţilor de format amre şi a colecţiilor de ziare, legarea sau broşarea în scopul conservării, achiziţionarea de materiale adecvate pentru conservare (mape, dosare, cutii...).

Tratamentul de dezacidifiere în masă a documentelor pe hârtie acidă intră, de asemenea, în această categorie.

Măsuri speciale pentru un document

În cazul în care mijloacele de protecţie se dovedesc insuficiente pentru a garanta conservarea unor documente importante, este necesar să se adopte măsuri specifice. Se va reucurge, pe cât posibil, la metode de conservare pasivă.

Pentru a fi eficientă, o politică trebuie să fie raportată în permanenţă la domeniul pentru care a fost elaborată. Dacă se doreşte ca ea să fie o oglindă fidelă şi pertinentă, trebuie revăzută şi actualizată de fiecare dată când experienşa demonstrează că este necesar sau că au avut loc schimbări în privinţa resurselor sau a obiectivelor instituţiei.

Politica de conservare nu trebui ruptă de context, ci integrată într-o strategie globală de gestionare a fonduilor. Este necesar să se ţină cont întru totul de destinaţia şi obiectivele instituţiei, de nevoile utilizatorilor şi de intereseul pe care îl prezintă fondurile la nivel local, regional, naţional sau chiar internaţional.

Politica de conservare va avea în vedee un anumit număr de factori ce influenţează gestionarea fondurilor. Ea va reflecta grija de a echilibra cel mai bine necesităţile şi priorităţile fiecărui departament şi de a forma un ansamblu coerent cu politicile adoptate în alte departamente (conservare, împrumut, comunicare, etc.).

Rareori poate fi stabilită o serie de modalităţi şi proceduri care să se aplice în totalitate întregii colecţii. Aceasta este structurată, în majoritatea situaţiilor, pe subansamble distince sau părţi individualizate care necesită reguli şi proceduri adecvate. Ar fi o presupunere greşită aceea că o bibliotecă ar putea aplica aceleaşi reguli pentru conservarea documentelor moderne tipărite şi a celor într-un singur exemplar dintr-o colecţie de cărţi rare, documente de patrimoniu sau manuscrise, care necesită o grijă deosebită. De asemenea, arhivele şi muzeele fac distincţia între diferitele categorii de documente care le-au fost încredinţate, când, foarte bine, toate ar putea fi considerate ca fiind unicate datorită conţinutului lor sau a unicităţii lor reale, având în vedere suportul sau forma.

Conservarea unei colecţii reprezintă responsabilitatea tuturor, şi fiecare trebuie să ştie ce care de făcut sau cui i să i se adreseze pentru a obţine sfaturi sau instrucţiuni suplimentare.

Politica de conservare trebuie să fie parte componentă a strategiei globale de gestionare a fondurilor. Această strategie presupune alegerea a trei linii directoare:

• varietatea şi volumul achiziţiilor;
• intervalul de timp în care aceste achiziţii vor fi conservate în bibliotecă;
• modalitatea de utilizare a documentelor respective.

În privinţa celei de a doua probleme, care este referitoare la depoziarea şi protejarea unui documente sau a mai multora, alegerea depinde de spaţiul disponibil, de condiţiile caracteristice de depozitare şi/sau exploatare, care ar putea fi necesare, şi de lucrările de conservare - restaurare care vor trebui realizate în viitor, toate acestea oglindindu-se în costuri.

Obiectivul principal al politicii de conservare trebuie să fie menţinerea documentelor într-o stare care să justifice valoarea ce le este atribuită. Poate fi suficient, în anumite cazuri, să se conserve conţinutul intelectual al unui document sau suportul iniţial însuşi, atunci când chiar obiectul reprezintă adevărata valoare; în alte cazuri va fi necesară conservarea în acelaşi timp a formei şi a conţinutului.

La modul general, se impune enunţarea, în cadrul politicii de conservare, a intervenţiilor de prevenire pentru prezervarea materială a colecţiei şi a utilităţii sale pentru cititori. Ea presupune următoarele aspecte:

• o serie de reguli la depozitarea, curăţarea şi manevrarea documentelor;
• un plan de urgenţă în caz de dezastru;
• un program de întreţinere şi de curăţare a colecţiilor care să includă şi restaurarea documentelor deteriorate;
• o listă de priorităţi în vederea stabilirii necesarului de documente pentru conservare - restaurare;î
• un plan de înlocuire a originalelor prin copii de substituţie;
• un program de educare a utilizatorilor şi a personalului.

Politica de conservare va depinde într-o anumită măsură de modalitatea de exploatare a colecţiilor.

O colecţie la care accesul este limitat şi care este destinată consultării la sală va face obiectul unei supravegheri mai atente a personalului decât o colecţie în acces liber destinată împrumutului.

Tipurile de documente - carte tipărită, hărţi, planuri, manuscrise, etc. - şi frecvenţa cu care sunt solicitate impun, în parte, luarea de măsuri în privinţa depozitării, comunicării şi a tratamentului de conservare. De asemenea se va avea în vedere materialul din care sunt făcute documentele şi tehnicile utilizate - legături moderne fără coasere, hârtie manuală, legături care imită pergamentul.

Înainte de a începe elaborarea unei politici, este indicat să se realizeze o serie de studii pentru a strânge toate informaţiile faptice necesare. Se va întocmi, mai ales, o situaţie detaliată a spaţiilor:

• structura clădirilor, aceste cuprinzând sălile de lectură şi depozitele, pentru a putea fi cunoscute mai ales condiţiile ambientale şi starea lor materială;
• se va măsura nivelul luminii, al temperaturii şi umidităţii şi se vor analiza eşantioane de aer şi de praf pentru a cunoaşte gradul de poluare atmosferică;
• colecţiile, în vederea depistării zonelor care pot favoriza dezvoltarea mucegaiurilor sau infestate de insecte, se va mpsura fragilitatea hârtiei documentelor şi se va ţine evidenţa tipului şi întinderii degradărilor fizice suferite de diferite documente;
• localurile, în vederea stabilirii unei list cu zonele de risc (furt, incendiu, inundaţie).

Planul de conservare va face obiectul unui document detaliat care va prezenta un anumit număr de directive ce trebuie aplicat în funcţie de necesităţi. În acest document vor fi prezentate mai ales:

• măsurile de prevenire destinate să încetinească deterioarea documentelor;
• operaţiile de rutină care se impun pentru a asigura curăţenia şi protecţia documentelor pentru a le prelungi existenţa;
• măsurile de securitate şi planurile de intervenţie şi de urgenţă în caz de catastrofă;
• măsurile de protecţie constând, spre exemplu, în introducerea documentelor în cutii de carton neacid sau plicuri, refacerea legăturii lor, astfel încât să fie protejate;
• un program de înlocuire a originalelor deteriorate în vederea restaurării;
• procedurile ce trebuie urmate pentru reproducerea originalelor;
• condiţiile în care pot fi expuse documentele în bibliotecă sau, în cazul împrumutului,

Măsurile preventive

Valoarea parametrilor microclimatului în care sunt depozitate documentele influenţează semnificativ durata de viaţă a acestora. Condiţiile ambientale şi mai ales temperatura, umiditatea, iluminatul şi poluarea atmosferică pot deteriora materialele organice care intră în componenţa documentelor din biblioteci, muzee şi arhive.

Una din condiţiile fundamentale ale unei conservări adecvate a documentelor de bibliotecă, este stabilitatea condiţiilor atmosferice, având în vedere că orice variaţie majoră, în special a temperaturii sau umidităţii trebuie evitată, pe cât posibil. Nu trebuie să existe diferenţe sesizabile între zi şi noapte sau între microclipmatul din spaţiile de depozitare şi din sălile de lectură. Temperatura trebuie să rămână în permanenţă la valori cuprinse între 16 grade C - 21 grade C şi umiditatea relativă între 35% şi 55%. Se vor instala termohigrografe pentru a fi măsurate aceste variabile şi pentru a le menţine în limite acceptabile.

Chiar dacă este de dorit să existe dispozitive de aer condiţionat cum ar fi un sistem de climatizare, anumite măsuri elementare dau rezultate deosebite imediat ce sunt aplicate corect şi cu regularitate. Pot fi folosite şi ferestrele ca şi ventilatoarele pentru a asigura o aerisire eficientă, materiale izolante pentru menţinerea constantă a temperaturii, jaluzele pentru a atenua intensitatea luminoasă sau substanţe dezumidificatoare pentru a echilibra spaţiile caracterizate printr-un nivel ridicat de umiditate.

Depozitele trebuie să rămână în intuneric şi sursele de iluminat utilizate de personal vor fi stinse de îndată ce se termină căutările. De altfel, trebuie să nu pierdem din vedere că majoritatea surselor luminoase degajă şi căldură şi că temperatura creşte în vecinătatea acestora.

Se ca recurge la fotometre pentru a măsura cantitatea de lumină naturală (lumină solară) sau artificială care "cade" pe documente. Ferestrele ar trebui acoperite cu draperii şi lămpile fluorescente cu filtre, pentru a reduce cantitatea de radiaţii UV emise. Iluminatul sălilor de lectură trebuie să fie suficient pentru a crea un confort vizual utilizatorului şi să rămână constant, iar documentele expuse nu trebuie supuse unui ilumint de mai mult de 50 lucşi.

Întreţinerea

Aplicarea unor măsuri simple în privinţa curăţeniei din spaţiile de lectură şi depozitare şi a întreţinerii documentelor permite îmbunătăţirea condiţiilor de mediu şi creşterea duratei de viaţă a documentelor. Politica de conservare trebuie să stabilească frecvenţa şi natura curăţeniei pentru fiecare situaţie în parte.

Controlul sau verificarea stării materiale a diferitelor documente relevă responsabilitatea comună a tuturor persoanelor care au acces la colecţii. Fiecare trebuie să înveţe să recunoască probleme existente sau potenţiale şi să le rezolve. În practică nu se verifică niciodată documentele până în momentul întoarcerii cărţii la raft sau comunicării către cititori. Este necesar să se organizeze un control sistematic al colecţiilor de documente prezente la raft pentru a se semnala toate degradările iar documentele depistate să fie trimise la laborator în vederea aplicării unor tratamente adecvate. Verificările de acest tip pot fi făcute cu ocazia unei inventarieri generale efectuate în cadrul măsurilor de securitate.

Măsuri de protecţie

O mare însemnătate o are protecţia colecţiilor contra furtului, vandalismului, catastrofelor de origine naturală sau incendiilor. Pentru a se preîntâmpina aceste riscuri, nu există niciodată altă soluţie decât să se dispună de o clădire bine construită, dotată cu un sistem de alarmp verificat periodic, să se instalaze un dispozitiv de supraveghere şi de verificare a localurilor şi să se asigure intervenţii rapide.

În politica de conservare trebuie să se menţioneze gradul de protecţie dorit împotriva furturilor, incendiilor, vandalismelor şi a daunelor provocate de apă ca şi măsurile necesare pentru asigurarea securităţii, punerea în funcţiune a sistemlor de alarmă, supravegherea localurilor.

Vor fi menţionate documentele care necesită măsuri deosebite de protecţie: documente cu valoare patrimonială, bibliofilă, etc.

Sa va stabili un plan de intervenţie în caz de incendiu sau de inundaţie sau în eventualitatea unei catastrofe naturale care ar pune în pericol colecţiile. Acest plan constă în instrucţiuni cu privire la punerea în practică a unui ansamblu de proceduri destinate salvării documentelor şi evitării unei deteriorări suplimentare a acestora. Personalul trebuie să înveţe să selecteze, să manevreze documentele afectate şi să fie ţinut la curent cu toate deciziile luate în această privinţă.

Substituţia

Când un document original este deteriorat sau se doreşte limitarea consultării acestuia, este posibil să se realizeze o copie de substituţie pentru a putea fi comunicată cititorilor. În general, se dovedeşte mai ieftină o copie de substituţie a unui documente decât tratamentul aplicat unui original şi uneori, acesta reprezintă singurul mod de a proteja conţinutul. De obicei, cititorii acceptă cu mai mare uşurinţă să li se încredinţeze copiile originalelor când li se pare indispensabilă adoptarea unei asemenea politici.

Derularea unui program de educaţie a utilizatorilor: expunerea de afişe, distribuirea de broşuri explicative, în cadrul politicii de conservare poate să sprijine punerea în practică a programelor instituţiei cu privire la copiile de substituţie.

Reprografia

Reprografia este un procedeu foarte util deoarece permite unui utilizator să dispună de un document de care are nevoie pentru consultare, în timp ce originalul poate fi pus la dispoziţia altor cititori. Totuşi, reprografia necesită precauţie, deoarece documentele trebuie manevrate cu grijă, pentru ca lumina şi temperatura degajată de fotocopiator să nu le deterioreze.

În politica de conservare se va menţiona care sunt limitele şi interdicţiile aplicabile în privinţa reprografiei anumitor documente izolate sau a unor grupuri de documente.

În anumite colecţii există documente a căror copiere trebuie interzisă, este situaţia manuscriselor, pe când altele pot fi copiate fără nici un risc, cu condiţia să fie corect manevrate.

Puţine sunt instituţiile care pot aduce toate documentele din colecţiile proprii la aceeaşi stare de conservare. Este necesar să se clasifice documentele pe categorii şi să li se asigure o ordine a priorităţii în funcţie de valoarea lor, gradul de utilizare la care vor fi supuse şi tratamentele de conservare care li se vor aplica, în acest fel programul de conservare urmând să răspundă obiectivelor enumerate în strategia de gestionare a colecţiilor.

Programele de relegare, de digitizare, de conservare şi alte tratamente de protecţie activă vor trebui adaptate la natura şi starea documentelor. Se vor separa documentele ce pot fi înlocuite prin copii de substituţie de cele care vor fi supuse unui tratament de conservare, de cele care merită o protecţie mai mare, dar nu necesită tratamente mai laborioase. Acestea sunt hotărâri şi alegeri care trebuie luate în conformitate cu strategia generală de gestionare şi preluate în politica de conservare.

În domeniul conservării colecţiilor de bibliotecă, există întrebări la fel de numeroase ca şi certitudinile la care s-a ajuns în cursul a cinci decenii de căutări. Conservarea pare să fi ajuns la un anumit nivel şi să genereze a suită de întrebări. Să fie oare un simplu paradox trecător sau întrebările care se nasc în mod legitim să stea la baza noilor orientări?

Conservarea preventivă a devenit cea dintâi regulă care susţine practicile moderne. Maxima vehiculată frecvent, că este mai bine să previi decât să tratezi, îşi găseşte o aplicare imediată în conservare.

Amăgitoarea alternativă "a accepta să ai un sistem de climatizare deficient / a se rezolva prin a nu avea sistem de climatizare", care reprezintă cel mai adesea alegerea şi care este întotdeauna urmată de numeroase consecinţe pentru gestionarea zilnică a colecţiilor nu ar mai trebui să se impună. Se ştie că acea conservare ideală, care drept scop aplicarea riguroasă a valorilor climatice severe, este imposibil de menţinut, de-a lungul timpului, din raţiuni economice de întreţinere a echipamentelor şi de cheltuieli de funcţionare. Căutarea unor soluţii de mediere şi a unor alternative prin utilizarea de materiale mai bine adaptate la conservare, prin folosirea de tehnici de ventilaţie naturală incluse în clădire este absolut necesară. În lipsă de altceva, conservarea preventivă va rămâne logica amăgitoare a recursului la vindecare, cu problemele pe care le cunoaşteam.

Nimic nu ne împiedică să visăm sau să continuăm să avem opinii critice, întrucât cercetarea generează uneori idei bune dar imposibil de aplicat.

Alt subiect de reflecţie în privinţa unei alte metode curative, este dezacidifierea, pe care nu o putem asocia de utilizarea hârtiei permanente. Multe biblioteci europene au pus bazele unui proiect de cercetare - dezvoltare avâd la bază o tehnică de dezacidifiere - consolidare, adaptată nevoilor conservării hârtiei acide şi friabile. Fără îndoială că acest studiu îşi va atinge scopul în curând şi, în acest fel, cărţile de secol XIX vor fi tratate cu toată grija de care au nevoie. Dezacidifierea în masă a stat la baza celor mai importante schimbări în privinţa tehnicilor de conservare a colecţiilor de secol XIX şi XX, în care s-au implicat bibliotecile încă de la începutul anilor '60 şi care a atins punctul culminant prin publicarea, în 1979, a raportului Caillet. De-a lungul a 20 de ani de muncă, au fost realizate multe experimente în acest domeniu, chiar dacă rezultatele nu sunt încă pe măsura aşteptărilor. În acelaşi timp percepţia scopurilor conservării şi mai ale ale dezacidifierii nu a rămas neschimbată; ea a evoluat rapid făcându-se descoperiri deosebite în domenii complementare.

Prezervarea şi conservarea nu se mai refuc la aplicarea de tehnici curative, care nu sunt deschise alternativelor. Spre exemplu, conservarea periodicelor - documente prin excelenţă acide şi fragile - a beneficiat de aceste progrese uimitoare. În prezent tehnica impune microfilmarea ziarelor după desfacerea legăturii, apoi dezacidifierea apoasă urmată de consolidarea hârtiei şi aşezarea în cutii.

Fără a cădea într-un optimism naiv, este totuşi bine să constatăm că hârtia obişnuită, cea de calitate medie, folosită de edituri, şi-a îmbunătăţit calitatea din anii '50 - '60 şi că acest fapt contribuie la imaginea producătorilor de hârtie şi a editorilor. Fără a fi hârtie permanentă ea prezintă caracteristici care încetinesc procesul de degradare.

Speranţele puse în conservarea în masă pentru tratarea în mod economic a unui număr important de volume se deosebesc nefondate şi rămân încă în stadiul de cercetări pilot. Conservarea preventivă este, deocamdată singura modalitate de conservare în masă.

După cum se ştie, misiunea principală a conservării documentelor dintr-o bibliotecă este aceea de a face disponibile informaţiile, solicitând cât mai puţin posibil originalele. Digitizarea constituie în prezent un răspuns incontestabil la aceste exigenţe. Tratamentele fizico-chimice aplicate documentelor originale cu tehnici neadecvate, depăşite sau nerealiste din punct de vedere financiar, nu se mai impun cu aceeaşi necesitate atunci când originalele pot să fie protejate în condiţii optime, în aşteptarea unui tratament ideal şi când utilizatorul şi-a găsit informaţiile pe un substitut care nu mai este doar un suport static ca microfilmul ci un adevărat instrument de lucru.

Nu este recomandabilă elaborarea izolată a unor politici de conservare într-o realitate aflată într-o continuă mişcare. Mai mult ca niciodată, scopul ce trebuie atins este comunicarea informaţiilor către utilizatori, chiar disociate de suportul lor original, într-un efort de gestionare globală a colecţiilor. Este vorba de îmbunătăţirea condiţiilor de comunicare a informaţiilor şi de încercarea de a proteja documentele originale.

În activitatea de conservare se disting trei obiective majore:

• prevenirea: stabilirea de condiţii de mediu adecvate prin reglarea temperaturii şi a valorii higrometrice, luând măsuri împotriva poluării atmosferice; păstrarea curăţeniei în spaţiile de lectură şi depozitare şi desprăfuirea periodică a documentelor; instruirea cititorilor şi a personalului pentru a avea grijă de documente şi a le manevra corect; asigurarea securităţii (protecţia împotriva furtului şi a vandalismului);
• protejarea: introducerea documentelor în cutii din materiale inerte, relegarea documentelor sau realizarea de copii ale documentelor degradate;
• tratamentul: relegare - restaurare.

Aceste activităţi nu se exclud reciproc.

Dacă scopul unei politici de conservare este să stabilească un program de mare întindere şi pe termen lung, aceasta nu contravine cu nimic revizuirii şi actualizării lui pentru a ţine cont de schimbările intervenite în cadrul instituţiei şi de progresele tehnologiei şi alte metodelor de conservare.

Cele înainte menţionate schiţează principalele orientări ale conservării pentru începutul celui de al treilea mileniu, având în vedere aspiraţiile informale dar şi nevoile pragmatice.

În cadrul bibliotecii noastre, aceste măsuri se reflectă prin norme care trebuie avute în vedere la achiziţionarea şi prelucrarea documentelor, ţinând cont de condiţiile de depozitare, condiţiile de utilizare, crearea de documente de subtituţie, sensibilizarea personalului şi a utilizatorilor în probleme de prezervare şi planul de măsuri de urgenţă în caz de calamitate.

Celelalte tratamente de conservare reprezintă ansamblul de măsuri curative care privesc prelungirea vieţii unui document. În cadrul bibliotecii noastre, acestea se realizează prin intermdiul Atelierului de legătorie şi a Laboratorului de restaurare.

Punerea în practică a strategiei de conservare a colecţiilor Bibliotecii Centrale Universitare "Carol I" din Bucureşti presupune elaborarea unor reguli şi reglementări după cum urmează:

- Reglementări privind achiziţionarea documentelor (din punct de vedere al cerinţelor de prezervare). Aceste reglementări se referă la recepţia documentelor şi inspecţia lor fizică din punctul de vedere al nevoilor de prezervare. Aceasta ar trebui să se realizeze într-un spaţiu special amenajat, punându-se accentul pe integritatea fizică şi funcţională a documentelor, pentru a preîntâmpina chiar şi intrarea în colecţii a unor documente afectate de insecte şi microorganisme pairicole. (Anexă)

- Reguli privind mânuirea purtătorilor de informaţii în cadrul procesului de prelucrar, modul şi mijloacele de intervenţie asupra documentelor (ştampilă, barcod, fir magnetic etc.) (Anexă)

Bibliotecarii implicaţi în activităţile de achiziţie, evidenţă, catalogare a documentelor au fost instruiţi cu privire la factorii potenţiali de degradare a documentelor şi modalităţile de prevenire prin respectarea unor reguli simple de manevrare şi prelucrare a acestora.

Tot din cadrul strategiei de conservare fac parte şi reglementările atribuţiilor personalului administrativ şi ale bibliotecarilor din depozite cu privire la întreţinerea curăţeniei şi a supravegherii microclimatului. Aceste reglementări prevăd cine, cum şi cu ce se ocupă de curăţenie în spaţiile de dpozitare, lectură şi prelucrare.

Buna cunoaştere a condiţiilor climatice existente în clădirea bibliotecii în cursul unui an ne-a permis:

• să determinăm inerţia termică a clădirii;
• să ierarhizăm depozitele în funcţie de stabilitatea climatului;
• să găsim soluţii eficiente pentru remedierea deficienţelor.

Din cauza costurilor foarte mari de proiectare, echipamente, întreţinere, B.C.U. nu are un sistem de climatizare centrală în cele 14 depozite, acesta rămănând un deziderat.

În spaţiile de interogare a catalogului informatizat şi în sălile de lectură, însă, există un sistem de ventilaţie centrală dar care este insuficient dimensionat.

Conform legii 182/2000 cu privire la protejarea patrimoniului mobil, depozitul care va adăposti colecţia de carte rară, veche şi bibliofilă a fost dotat cu un sistem de condiţionare a aerului, special proiectat, capabil să menţină parametrii mediului la valorile dorite.

Cunoaşterea condiţiilor de mediu ambiental din depozite şi săli de lectură necesită în mod imperativ realizarea de măsurători care să permită cuantificarea fenomenelor, măsurători ale nivelului iluminării (luxmetru), măsurarea prezenţei radiaţiilor UV în sursele de lumină (UV - metru), măsurători permanente ale temperaturii şi umidităţii relative a aerului U.R. cu termohigrometrul şi termohigrograful. Se pot adăuga şi măsurători ale poluării atmosferice şi ale nivelului de contaminare biologică. Pentru monitorizarea mediului ar trebui cumpărate aceste aparate de măsură şi control a microclimatului.

Bibliotecarii din sălile de lectură trebuie să cunoască tehnicile utilizării corecte a documentelor şi să monitorizeze activitatea cititorilor, oferind acestora sfaturi cu privire la consultarea optimă a purtătorilor de informaţie. În aceleaşi spaţii trebuie afişate, la loc vizibil, regulile care trebuie respectate pentru a scădea riscul deteriorării colecţiilor. Definirea unei politici de transfer pe alt suport (microfilmare, digitizare) a documentelor deteriorate (periodice, manuscrise valoroase), pentru o bună valorificare a acestora, constituie o altă măsură de prezervare a documentelor. În cadrul B.C.U. "Carol I" Bucureşti s-a realizat scanarea unor documente restaurate, precum şi a colecţiei de ex-librisuri a bibliotecii. De asemenea, se află în lucru colecţia unui ziar vechi care prezintă numeroase rupturi şi fisuri ale hârtiei, care dacă ar fi restaurat ar îngloba o cantitate foarte mare de materiale şi timp. Am recurs la fotografierea acestuia cu aparatul fotografic digital şi la realizarea de documente în format jpg. Cititorul va primi astfel spre consultare un CD care va conţine cele două volume de ziar. Toate acestea ar putea fi consultate de site-ul bibliotecii.

Pentru lucrări de mare amploare cu privire la digitizarea colecţiilor sunt necesare eforturi cumulate financiar şi organizatoric ale mai multor biblioteci, în vederea achiziţionării unui sistem informatic profesional precum şi gestionarea documentelor electronice obţinute. În ţara noastră există iniţiative, încă izolate, din păcate, cu privire la transferul unor colecţii de periodice sau documente vechi.

Atât bibliotecile universitare cât şi cele publice ar trebui să realizeze parteneriate cu privire la transferul în format electronic al documentelor ce le deţin şi care definesc cultura română.

Tratamentele de conservare în cadrul Bibliotecii Centrale Universitare din Bucureşti se realizează prin două segmente distincte:

• activitatea de legătorie curentă realizată în cadrul Atelierului de legătorie care are dret scop relegarea documentelor deteriorate, afectate de o consultare intensă sau din cauza numeroaselor fotocopieri. Tehnologia folosită în cadrul atelierului de legătorie a fost revizuită, astfel încât documentul relegat poate fi supus unui număr mare de consultări. Materialele folosite sunt amteriale cu o rezistenţă sporită şi care nu induc degradări documentelor în timp. Începând de la 1 martie 2006 s-a ocupat postul vacant existent astfel încât până la sfârşitul acestui an vor fi legate un număr de 5565 cărţi şi periodice din colecţiile B.C.U.. cu 800 de volume mai mult decât în anul precedent. De asemenea, va exista posibilitatea legării ziarelor în atelierul nostru.

Activitatea de restaurare pentru documentele vechi, rare şi bibliofile se realizează în cadrul Laboratorului de restaurar, care efectuează lucrări de restaurare a colecţiei de carte veche şi rară a Bibliotecii Centrale Universitare din Bucureşri, precum şi lucrări de restaurare pentru alte instituţii contra cost, în urma semnării unor contacte cu acestea.

Ca urmare a schimbării conducerii Laboratorului de patologie şi restauare a cărţii al Bibliotecii Naţionale a României, laborator care are şi o funcţie de îndrumare metodologică a activităţii de restaurare a documentelor la nivel naţional, s-a constatat o deschidere spre colaborare cu laboratorul nostru. Ne-am propus să realizăm întâlniri profesionale cu scopul de a constitui un cadru unitar de lucru pentru restaurarea documentelor. Un alte proiect pe care dorim să îl realizăm împreună cu Laboratorul de patologie şi restaurare a cărţii al Bibliotecii Naţionale a României este cel de elaborare a unui format unitar pentru dosarele de restaurare precum şi crearea unei baze de date cu acestea. Un alt deziderat la care ni s-a solicitat participarea este acela de a participa la reluarea aparişiei periodicului Probleme de patologia cărţii editat de BNR.

Problema, de acum înainte, nu mai este doar aceea de a conserva documentele potenţiale de patrimoniu, acele documente susceptibile de a intra într-o zi sau alta în sfera "conservabilului", ci şi de a constitui patrimoniul de mâine.

Aşadar, se impune, după cum afirma şi academicianul Eugen Simion, o concluzie firească: "Trebuie făcut, mai întâi, un program de conservare şi restaurare a bunurilor din patrimoniul cultural naţional, bunuri mobile şi imobile. Acest program trebuie, apoi, dus la capăt, cu mare grijă şi infinit devotament. Trebuie, apoi, să construim o strategie reală, eficare, statornică de integrare în circuitul valorilor europene (şi universale), având grijă, să pregătim, paralel, manageri culturali pricepuţi şi eficienţi şi totodată, să pregătim legislaţia culturală cuvenită.

Pentru a realiza toate acestea e nevoie însă de un buget adecvat, de inteligenţă, pricepere şi devotament... Cultura nu ţipă, cultura nu ne ajută în chip direct să ne mărim salariile şi să scăpăm de sărăcie chiar azi, cultura ne ajută însă să respirăm mai liber, să ne simţim mai puţin vulnerabili şi mai aproape de mituri".

NORME DE PREZERVARE CARE TREBUIE AVUTE ÎN VEDERE ÎN PROCESUL ACHIZIŢIEI DOCUMENTELOR CE VOR INTRA ÎN COLECŢIILE BIBLIOTECILOR

Cărţile nou intrate, româneşti şi străine, trebuie să aibă integritatea fizică neafectată (coperţile întregi, nepătate, rupte sau dezlipite), corpul cărţilor să prezinte paginile neîndoite, pătate sau desprinse, tranşele să nu fie murdare sau pătate sau desprinse, tranşele să nu fie murdare sau pătate). Orice neregulă trebuie semnalată pentru înlocuirea exemplarului.

Situaţiile în care se află unele cărţi noi ce prezintă un miros puternic de cerneală, adeziv sau alt miros trebuie semnalate laboratorului de conservare, pentru a se determina dacă prezintă sau nu un pericol pentru colecţii.

Periodicele curente româneşti şi străine trebuie separate de cărţi şi, pe cât posibil, este indicat să se manevreze fără a fi îndoite (trebuie confecţionate mape din carton neacid cu ajutorul cărora să fie transportate de-a lungul lanţului de prelucrare.

Cărţile şi colecţiile de periodice provenite din donaţii sau cumpărate, (anterior anului curent), trebuie analizate atât din punctul de vedere al integrităţii fizice (coperţi, pagini, deschiderea cărţii) cât şi în privinţa culorii hârtiei, eventualelor pete pe pagini şi tranşe, dar şi în cazul existenţei unor perforaţii ale coperţilor şi ale corpului cărţii.

În cazul în care coperţile şi tranşele cărţilor prezintă urme de praf, acesta se şterge cu o cârpă moale şi uscată.

Orice pete apărute pe tranşe, coperţi sau în corpul cărţilor trebuie semnalate laboratorului de conservare (ar putea fi posibilă existenţa unui atac micotic activ care se poate extinde).

Decolorarea sau îngălbenirea pronunţată a hârtiei unor cărţi, decolorarea ilustraţiilor, emanarea unor mirosuri nespecifice trebuie semnalate laboratorului de conservare.

Manuscrisele (cumpărate sau donate) sunt scrise de regulă, pe cele mai diverse tipuri de hârtie, ca dimensiuni şi compoziţie; dacă nu prezintă o formă de legare (caiet, registru, etc.) se confecţionează cutii specifice din carton neacid. La manuscrise se urmăreşte dacă acestea au hârtia pătată, fragilizată sau emană miros.

Cărţile vechi (de patrimoniu), donaţii şi cumpărături, reprezintă o categorie aparte de documente, deoarece structura acestora diferă de cea a cărţilor din fondul curent iar starea lor de conservare poate fi diferită. În aceste situaţii se analizează fiecare pagină a cărţilor pentru a semnala petele, atacul micotic, depozitele reliefante de murdărie şi ceară, posibilitatea existenţei insectelor vii. După întocmirea borderoului de recepţie cărţile trebuie trimise laboratorului de patologie pentru desprăfuire sau eventuală dezinfecţie în vederea intrării curate a acestora în procesul de prelucrare.

Microformatele (microfilme, microfişe) achiziţionate de bibliotecă trebuie să prezinte ambalajul intact (plic, cutii); când se manevrează este recomandat a se purta mănuşi din bumbac.

Documentele pe suport magnetic (benzi audio, video, dischete, CD-uru, CD-ROM-uri, DVD-uri) trebuie să posede ambalajele intacte şi carcase specifice. Manevrarea acestor documente trebuie să se efectueze cu grijă, având mâinile curate şi într-un mediu lipsit de praf.

Recepţia documentelor şi inspecţia lor fizică din punct de vedere al nevoior de prezervare trebuie să se efectueze într-un spaţiu separat, special amenajat, a cărui temperatură şi umiditate, relativă UR, sunt asemănătoare cu cea a spaţiului de lucru. Pe timpul iernii, la temperaturi exterioare sub 0 grade Celsius intrarea documentelor din exterior trebuie efectuată în spaţii cu temperatură scăzută pentru a evita condensarea vaporilor de apă pe suprafaţa acestora.

În spaţiul de recepţie a documentelor se realizează şi desprăfuirea uşoară prin ştergere cu o cârpă uscată şi moale.

Temperatura din spaţiile de prelucrare a documentelor trebuie să fie de maxim 21 grade Celsius şi U.R. cuprinsă între 45 - 55 %.

MANEVRAREA DOCUMENTELOR ÎN SPAŢIILE DE PRELUCRARE

Circulaţia documentelor între spaţiul de recepţie şi birourile de prelucrare se realizează în plan orizontal şi vertical astfel:

• în plan orizontal documentele sunt transportate folosind lădiţe din plastic adaptate diverselor formate şi cărucioare metalice a căror suprafaţă a fost acoperită cu un material textil moale;
• transportul documentelor cu ajutorul lifturilor pentru cărţi se realizează folosind lădiţe din plastic adaptate formatului şi naturii documentelor;
• cărţile vor fi manevrate cu grijă fără a fi aruncate sau stivuite în teancuri mari care pot produce deformarea coperţilor sau ruperea filelor;
• ziarele şi revistele curente se vor transporta în mape special confecţionate la formatul fiecărei publicaţii;
• microformatele se vor manevra cu grijă în ambalajele originale;
• purtătorii de informaţii pe suport magentic se manevrează în ambalajele originale fără a fi aruncaţi.

REGULI DE PREZERVARE CE TREBUIE LUATE ÎN PROCESUL DE PRELUCRARE A DOCUMENTELOR (EVIDENŢĂ, CATALOGARE)

• toţi bibliotecarii care vin în contact cu documentele în procesul de prelucrare al acestora trebuie să aibă mâinile curate, pe cât posibil fără creme de mâini uleioase;
• cărţile nu trebuie depozitate decât în locuri special amenajate (etajere) în teancuri mici, pentru a evita deformarea acestora;
• trebuie evitată forţarea legăturii cărţilor în timpul procesului de prelucrare atunci când se introduce firul magnetic;
• în timpul prelucrării microformatelor (microfişe, microfilme, microhărţi), trebuie avut grijă a nu se lăsa în preajma surselor de căldură, a nu se manevra cu mâinile ude sau pline de praf;
• atunci când se efectuează curăţenie în birorile de prelucrare, trebuie evitat contactul documentelor cu apa sau alte substanţe folosite în procesul de curăţenie;
• transportul cărţilor între servicii trebuie efectuat cu ajutorul lifturilor şi al cărucioarelor.

REGULI CE TREBUIE RESPECTATE ÎN SĂLILE DE LECTURĂ

Regulile privind modul de utilizare a documentelor în sălile de lectură pot cuprinde reglementări destinate minimalizării riscului de deteriorare a colecţiilor. Condiţiile privitoare la utilizarea documentelor în sălile de lectură şi de cercetare trebuie să includă următoarele:

• Este interzis fumatul şi consumul băuturilor sau al produselor alimentare în sălile de lectură;
• Este interzis a se realiza orice tip de notiţă pe marginea sau în spaţiile libere ale documentelor ce aparţin bibliotecii;
• Se evită atingerea textului sau a imaginilor de pe pagini, în acest scop putând fi oferite cititorilor coli de hârtie neacidă pentru parcurgerea textelor;
• Documentelor cu pagini lipite trebuie raportate personalului sălilor de lectură. Cititorilor nu li se permite să taie ei însăşi foile;
• Nu se cară mai mult de trei cărţi sau un manuscris voluminos o singură dată;
• Nu se vor depozita mai mult de cărţi la fiecare loc de lectură;
• Nu se aşează documentele pe jos;
• Trebuie evitată folosirea cremelor de mâini înaintea utilizări documentelor;
• Se alocă spaţiu suficient pe masă documentelor de dimensiuni mari;
• Nu se introduc semne de carte sau notiţe de documente;
• Este interzisă folosirea instrumentelor ascuţite (foarfece, capsatoare, cuţite pentru hârtie) în sălile de lectură;
• Se solicită instrucţiuni de deschidere a volumelor strâns legate sau recent relegate custozilor de sală;
• Este interzisă folosirea aparatelor de fotografiat, a camerelor video sau scanerelor în sălile de lectură fără acordul custozilor.

OBLIGAŢIILE BIBLIOTECARILOR CARE ÎŞI DESFĂŞOARĂ ACTIVIATEA ÎN DEPOZITELE DE DOCUMENTE CU PRIVRE LA ÎNTREŢINEREA CURĂŢENIEI ŞI MENŢINEREA UNUI MEDIU OPTIM DE CONSERVARE

Bibliotecarii care îşi desfăşoară activitatea în depozitele de documente au următoarele atribuţii:

• să îndrume şi să urmărească personalul administrativ la la efectuarea curăţeniei zilnice şi periodice;
• să realizeze periodic desprăfuirea prin aspirare a cărţilor (bibliotecarii din fiecare depozit trebuie să posede un aspirator cu perii adecate). Este recomandat ca această desprăfuire să se realizeze într-un spaţiu din afara depozitului.

Pentru a evita crearea unui microclimat favorabil atacului micotic, cât şi pentru a încetini îmbătrânirea naturală a documentelor, bibliotecarii au obligaţia să urmăreasă şi să menţină microclimatul din depozite la parametrii optimi. În acest sens au următoarele îndatoriri:

• să cunoască parametrii optimi admişi pentru conservarea fiecărui tip de document;
• să citească periodic valorile temperaturii şi ale umidităţii relative a aerului indicate de termohigrografele care ar trebui să existe în fiecare depozit care adăposteşte documente;
• să ia măsurile care se impun în cazul în care se constată diferenţe majore între valorile optime şi cele existente în depozite;
• dacă se constată apariţia unor modificări fizice ale documentelor, ca de exemplu pete, îngălbenire accentuată a hârtiei, degajarea de mirosuri se anunţă imediat laboratorul de patologie şi restaurare a cărţii.

PRINCIPII DE PREZERVARE ÎN ORGANIZAREA EXPOZIŢIILOR DE DOCUMENTE

Expunerea de materiale de arhivă şi bibliotecă cuprinde riscul de a deteriora documentele şi poate duce chiar la pierderea lor dacă măsurile de securitate nu sunt adecvate.

Custozii trebuie să fie conştienţi de riscurile pe care le implică expunerea în condiţii de mediu nepotrivite, metode de susţinere nesigure sau condiţii de securitate insuficiente şi trebuie să asigure condiţii de siguranţă cât mai bune în timpul expunerii.

Pentru a reuşi acest lucru, unul dintre obiective este îndepărtarea riscurilor care nu sunt acceptabile şi reducerea celor care nu pot fi îndepărtate riscurilor care nu sunt acceptabile şi reducerea celor care nu pot fi îndepărtate până la un nivel care să poată fi considerat tolerabil, ţinând totodată seama de nevoia de acces la materiale expuse.

Acest material are menirea de a ghida expunerea în siguranţă a documentelor, nu este exhaustiv şi nici nu constituie un standard.

Când documentele grafice şi fotografice sunt expuse într-un loc fără aer condiţionat, durata expoziţiei nu trebuie să depăşească o lună, trebuie să se creeze un microclimat în jurul documentelor pentru a se apropia cât mai mult posibil de condiţiil de conservare obişnuite.

MEDIUL

Temperatura, umiditatea relativă, lumina şi poluarea atmosferică trebuie luate în considerare în funcţie de toleranţa fiecărui document până la producerea de deteriorări inacceptabile. Unde este necesar, trebuie apreciată calitatea locului de expunere precum şi a vitrinei.

Temperatura

• Temperatura trebuie să fie cât mai constantă cu putinţă, iar acest lucru trebuie luat în considerare la poziţionarea vitrinelor sau a oricărei aparaturi care ar putea produce creşterea temperaturii, de exemplu corpuri de iluminat şi surse de căldură locale.
• Luând în considerare nevoile publicului, temperatura poate fi mai mare decât cea recomandată în mod normal pentru păstrarea documentelor, dar ar trebui să se înscrie între 18 - 21 grade Celsius.

Umiditatea relativă a aerului (UR)

• Materialele din care sunt confecţionate documentele şi nevoile acestora trebuie luate în considerare cu deosebită atenţie, de exemplu hârtia poate tolera condiţii mai uscate decât pielea legăturilor vechi. Pergamentul sau velumul se poate contracta în mod violent şi inegal, dacă este expus într-un mediu prea uscat sau dacă este mutat într-un mediu mai uscat decât cel în care a fost păstrat.
• O umiditate relativă între 40 - 55 % este în general considerată acceptabilă, dacă nu există fluctuaţii violente.

Lumina

• Orice lumină este dăunătoare imaginilor şi textului, lungimea de undă, intensitatea şi durata contribuie la degradare şi determină, împreună, rata deteriorării. Lumina cu o lungime de undă sub 400 nm (radiaţie ultravioletă) trebuie eliminată. Lumina zilei şi majoritatea tuburilor fluorescente emit radiaţie ultravioletă.
• Controlul acestor surse se poate face prin filtre de radiaţie ultravioletă şi jaluzele la ferestre, sau prin eliminarea surselor dăunătoare.
• Lumina care cade pe exponate trebuie măsurată şi controlată dacă este cazul. Nivelul de toleranţă depinde de cernelurile şi pigmenţii expuşi, precum şi de durata expunerii. Nivelul iluminării pe cernelurile manuscriselor, a pigmenţilor sensibili la lumină şi a materialelor fotografice nu trebuie să depăşească 50 lucşi. Trebuie luată în considerare şi durata totală a expunerii la lumină, pentru că deteriorarea cauzată de aceasta este cumulativă. Trebuie luate măsuri de reducere a expunerii prin acoperirarea vitrinei în afara orelor de vizitare, dacă luminile trebuie să rămână aprinse, sau prin folosirea de întrerupătoare automate pentru a minimaliza timpul expunerii.

Gaze dăunătoare

• Documentele nu trebuie expuse la substanţe dăunătoare precum gazele emanate de materialele folosite la construirea vitrinei sau a stofelor folosite la îmbrăcarea acestora. Lemnul şi plăcile aglomerate pot degaja gaze dăunătoare şi trebuie separate de porţiunea de expunere a vitrinei prin îmbrăcarea porţiunilor respective cu un strat impermeabil.

VITRINA

• Vitrina folosită la expunere trebuie construită din materiale sigure, să fie impermeabilizată la un nivel acceptabil pentru a minimaliza schimbul de aer, să fie asigurată împotriva furtului sau pătrunderii prin contact accidental şi să protejeze conţinutul, pe cât posibil, de dezastre externe, de exemplu scurgeri de apă.
• Vitrinele trebuie plasate departe de surse de căldură sau de apă, ele trebuie de asemenea să fie într-o poziţie care să asigure vederea nestingherită a custozilor.
• Vitrinele nu trebuie să aibă surse de lumină în interior sau dedesubt. Acest fapt evită acumularea căldurii şi riscul de incendiu. Părţile sisemului de iluminat care nu produc căldură, exemplu fibre optice, pot fi plasate în interior,
• Dacă din cauza unui climat nesatisfăcător din camera sau clădirea unde se face expunerea, este necesar controlul umidităţii în interiorul vitrinei, acesta se poate realiza cu silicagel sau alte substanţe folosite pentru umidificare sau edumidificare.

METODE DE EXPUNERE

• Toate obiectele expuse trebuie susţinute în mod adecvat, când este necesar şi prin utilizarea de suporturi pentru cărţi. Acestea trebuie confecţionate numai din materiale inerte şi care să urmeze forma fizică a cărţii, respectând forma legăturii.
• Când părţi ale corpului cărţii necesită susţinere, trebuie folosite numai materiale inerte şi totodată trebuie să fie într-o poziţie şi o formă în care ele însele nu degradează cartea, de exemplu aţa de bumbac nu trebuie folosită pentru a menţine cărţile deschise într-o vitrină, pentru că există riscul de a tăia hârtia. O metodă sigură este aceea de a utiluza fâşii late de 2 cm, transparente, tăiate din polietilenă, polipropilenă sau poliester şi fixate în jurul stativului sau suportului.
• Volumele legate nu trebui expuse la un unghi mai mare de 30 de grade de la orizontală şi unghiul de deschidere nu trebuie să forţeze structura cărţii.
• Cărţilor expuse deschis trebuie să li se schimbe cât de des posibil poziţia paginilor, pentru a limita expunerea la lumină şi pentru a uniformiza tensiunile apărute în legătura cărţii.

SECURITATEA EXPOZIŢIEI

• Vitrinele trebuie să aibă cel puţin două încuietori sigure şi să fie ramforsate cu un material ce previne sau reduce considerabil penetrarea şi care, atunci când este spart, nu lasă cioburile să cadă pe exponate.
• Zona de expunere trebuie să fie supravegheată în timpul orelor de vizită. Documentele expuse prezintă de obicei un interes crescut şi necesită un nivel ridicat de securizare, reducând astfel riscul pierderii prin furt sau vandalism.
• Clădirea şi zona de expunere trebuie securizate şi protejate cu alarme antiefracţie situate la intrările în clădire precum şi în interiorul acesteia. Atunci când se expun documente foarte valoroase se va lua în considerare necesitatea prezenţei gardienilor timp de 24 de ore.

BIBLIOGRAFIE SELECTIVĂ

CHAPMAN, Patricia. Principes directeurs pour l'elaboration de politques de conservation et de sauvegarde du patrimoine archivistique et bibliotheconomique. Paris: UNESCO, 1990, 110p.

Conservation et mise en valeur des fonds anciens rares et precieux. Villeurbanne: Presses de l'E.N.S.S.I.B., 1983, 250p.

La Conservation: principes et realites. Paris: Editions du Cercle de la Librairie, 1985. 380p.

DEL GRANO, Manganelli. Proiectare şi restaurare. În: Probleme de patologie a cărţii, vol. 31. Bucureşti, 1995.

FAVIER, Jean. Les documents graphiques et photographiques: analyse et conservation. Paris: Archives Nationales, 1993. 126p.

FEDERECI, Carlo; ROMANO, Maria Claudia. Per una didattica del restaura librario. Palermo: Biblioteca Centrale della Regione Siciliana, 1990. 395p.

FLIEDER, Francoise. La conservation des documents graphiques. Paris: Exrolles, 1969. 175p.

GOULARD, Claude. Le Stockage et l'acces aux informations enregistrees sur microformes. Paris: CNRS - CDST, 1981. 124P.

HARVEY, Ross. Preservation in Libraries. London: Bowker Saur, 1992. 210p.

LAVERDRINE, Bertrand. La Conservation des photographies. Paris: Presses du CNRS, 1990. 156p.

LIENARDY, A. Le Desacidification de masse de livres et documents. Bruxelles: Institut Royal de Patrimoine artistique, 1992. 98p.

MOLDOVEANU, Aurel. Conservarea preventivă a bunurilor culturale. Bucureşti: Ministerul Culturii, Centrul de pregătire şi formare a personalului din instituţiile de cultură, 1999. 416p.

PLENDERLEITH, J. The Conservation of Antiquities and Works of Art: treatment, repair and restoration. London: Oxford University Press, 1987. 316p.

POPESCU, Aurelian Cătălin. Imperativele conservării între tradiţie şi modernitate. În: Lucrările simpozionului Biblioteca în societatea cunoaşterii: Universitatea Valahia - Târgovişte, Biblioteca Universităţii, 22 apriie 2005, Târgovişte: [CD-ROM]. Târgovişte: Valahia University Press, 2005, p. 36-41.

POPESCU, Aurelian Cătălin. Dezideratele bibliotecilor în definirea politicii de conservare. În: Studii de bibliologie şi ştiinţa informării. Bucureşti: Editura Universităţii din Bucureşti, vol. 8/2004, 2005, p. 51-55.

Protection et mise en valeur du patrimoine des bibliotheques de France: recomandations techniques. Paris: Ministere de la Culture et de la Communication, Direction du livre et de la lecture, 1998, 174p.

RIEDER, Josef. Restaurer, Conserver and Preserver. Munchen: Goethe Institut, 1990.

SMITH, Richard Daniel. New aproaches to preservation in library. ChicagoŞ The University of Chicago, 1989, 166p.

THOMSON, Garzy. The Museum Environment. London: Butterworths, 1980. 214p.

TURKO, Karen. Mass Deacidification Systems: Planning and Managerial Decision Making. Washington D.C.: Association of Research Libraries, 1990. 138p.

WATERS, Peter. Procedures for Salvage of Water Damaged Library Materials. Washington: Library of Congress, 1979. 224p.

WETZLER, Fred. Numerisation et numeriseurs de Bureau. Paris: AFNOR Technique, 1991. 154p.

WOOD LEE, Mary. Prevention et traitement des moisissures dans les collections des bibliotheqeus, notamment en climat tropical: une etude RAMP. Paris: UNESCO, 1998. 56p.

Aurelian Cătălin Popescu

Biblioteca Centrală Universitară din Bucureşti

Serviciul Prezervare şi Restaurare

Şef Serviciu