"Lumea informatiei este lumea cunoasterii, lumea de 
maine, un viitor pentru care lucreaza deja milioane 
de oameni si in care vor trai miliarde de oameni. 
Cele mai multe solutii pentru a apropia, nu pentru 
a impaca, nevoile cu resursele si aspiratiile cu posibilitatile 
urmeaza inca a fi gasite. Dar provocarea este imensa 
si, abia acum, se ridica la masura adevaratului  
potential al mintii omenesti.
Ce profesie si-ar putea permite sa ramana deoparte?"
Criza in structurile infodocumentare - Ion Stoica

1. INTRODUCERE. Management informational

    Informatia si accesul la informatie reprezinta o conditie esentiala a progresului. Se poate spune ca informatia a devenit plamanul societatii, fara de care ne-am cufunda in sufocare si intuneric.
    Informatia a revolutionat modul de gandire, a adus modificari majore in insasi existenta societatii, a schimbat toate activitatile, relatiile si legaturile dintre ele. Fluxul informatiilor a devenit tot mai dinamic si odata cu introducerea calculatoarelor a necesitat existenta unor activitati de organizare informationala, a unei planificari a informatiei si prin urmare a unui management informational. S-au creat noi profesii legate de transferul de informatii, iar biblioteca a devenit un "spatiu tehnologic" *1, o importanta structura infodocumentara.
    Sarcinile manageriale afectate bibliotecilor informatizate sunt multiple. Conceptul de management orientat strategic nu se refera doar la o activitate stricta de administrare a resurselor umane, financiare si de patrimoniu ci si la planificarea, coordonarea si controlul activitatilor complexe, a fluxurilor si a tuturor aspectelor calitative si cantitative legate de activitatea unei biblioteci.
    Consumatorii de informatie solicita tot mai mult largirea spectrului informational; informatiile devin tot mai complexe, mai condensate. Pornind doar de la aceasta ipoteza oferita de cerintele utilizatorilor, de numarul lor crescand exponential intr-un timp foarte scurt, demonstratia privind unele aspecte ale managementului de biblioteca capata un statut de implicatie biunivoca: biblioteca moderna trebuie sa-si reconsidere "conceptele si competentele, mijloacele si modalitatile de actiune" *2.

2. PLANIFICAREA STRATEGICA

    Planificarea strategica trebuie sa aibe la baza analiza tuturor laturilor, fatetelor activitatilor si fluxurilor de biblioteca. Ea trebuie sa reprezinte in mod obligatoriu sursa, punctul de pornire al intregii activitati manageriale.
    Biblioteca nu poate supravietui in conditiile fluctuante ale economiei de piata, a variabilelor multiple ale functiei economice, nu poate deci supravietui fara o evaluare a activitatilor viitoare, fara stabilirea unor prioritati si obiective, fara trasarea unor modalitati de actiune si a unor posibile link-uri active care sa deschida noi porti, noi motoare de dezvoltare informationala.
    In aceste conditii reevaluarea activitatilor unei biblioteci si constituirea unui proiect managerial actualizat constituie un demers necesar si important in dezvoltarea acesteia in acord cu cerintele contemporane.
    Lucrarea de fata ia in studiu Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie, filiala a BiblioteciI Centrale Universitare din Bucuresti. Ea isi desfasoara activitatea in doua localuri: cel din Bd. Nicoale Balcescu (Biblioteca Facultatii de Geografie) si cel din Str. Traian Vuia (Biblioteca Facultatii de Inginerie Geologica).
    Strategia manageriala a Bibliotecii Facultatii de Geografie si Geologie face parte integranta din strategia generala a Bibliotecii Centrale Universitare din Bucuresti si se aliniaza intr-un aspect de subordonare fata de Unitatea Centrala.

   Misiunea Bibliotecii Facultatii de Geografie si Geologie este aceea de a comunica utilizatorilor documentele aflate in colectiile sale, de a raspunde "cerintelor complexe si diverse de studiu, informare si documentare"* 3. 
Colectiile bibliotecii reprezinta documente apartinand multiplelor discipline ale geografiei fizice, economice si ale geologiei iar utilizatorii specifici sunt studentii, cadrele didactice, cercetatorii si doctoranzii acestei institutii de invatamant superior.

  Scopurile bibliotecii sunt multiple dar chintesenta lor este comunicarea. Calitatea procesului de comunicare este o latura a interfetei cu utilizatorii si necesita o orientare profunda catre utilizator, o "fluidizare a transferului de informatii, construirea cadrului si a mijloacelor care sa permita oferirea  celor mai valoroase si mai individualizate raspunsuri"*4.
    Dezvoltarea colectiilor de documente, prelucrarea si valorificarea informatiei, comunicarea documentelor constituie doar fatete ale activitatii de biblioteca.
    Calitatea serviciilor oferite de catre Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie nu trebuie sa fie mai prejos decat nivelul impus de catre Unitatea Centrala, iar modernizarea si modernitatea trebuie sa fie un tel al mersului inainte.
    Buna coordonare a resurselor umane si nu in ultimul rand al celor financiare, trebuie sa constituie scopuri propuse, implicite si obligatorii ale managementului strategic. Asa cum afirma autorii unui manual de management - Nicolescu, O si Verboncu I., scopul planificarii strategice este acelasi indiferent de faptul ca ne referim nu la structuri economice propriu zise ci la unele apartinand culturii sau invatamantului si anume acela de a obtine "avantaje competitive, potrivit misiunii organizatiei"* 5.
    O alta latura a planificarii strategice este continuitatea. Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie a efectuat un salt de la traditional la informatizare. Deciziile noi se vor baza pe cele vechi, actiunile noi trebuie sa-si aiba sursa in analiza rezultatelor celor vechi; procesul coordonator devine astfel o comparare a "rezultatelor in raport cu asteptarile"*6 iar deciziile vor evolua si se vor perfectiona continuu.

    Obiectivele fundamentale ale Bibliotecii Facultatii de Geografie si Geologie sunt:

• Dezvoltarea  si modernizarea colectiilor de documente traditionale si electronice.
• Ridicarea calitatii si diversificarea serviciilor de biblioteca oferite utilizatorilor.
• Dezvoltarea profesionala a bibliotecarilor.
• Perfectionarea activitatilor de biblioteca in regim informatizat. 

Ele rezulta din analiza si masurarea indicatorilor privind activitatile de biblioteca iar evaluarea si raportarea acestora este o functie aproape matematica sau chiar economica.
        Acele obiective legate de utilizatori, de gradul de satisfacere al acestora sunt mai greu masurabile. Relatia cu utilizatorii la Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie trebuie regandita, reactualizata si continuu dezvoltata. De aici trebuie sa rezulte componenta de valorificare a ideilor si tendintelor actuale; de aici se pot trage concluzii importante privind raportul dintre cerere si oferta. Trebuie stabilite cu titlu de obligativitate a custozilor de sala anchetele privind preferintele de lectura, sugestiile, si dezideratele.
        Obiectivele privind celelalte tipuri de activitati cum ar fi achizitia, evidenta, catalogarea, indexarea, imprumutul la domiciliu au masuri exacte si necesita raportari periodice si comparative. Optimizarea tuturor activitatilor de biblioteca duce in mod implicit la cresteri considerabile atat cantitative cat si calitative.

3. DEZVOLTAREA COLECTIILOR DE DOCUMENTE SI INFORMATII

    Managementul dezvoltarii colectiilor are ca scop promovarea institutiei bibliotecare prin valoarea colectiilor de documente, prin calitatea resurselor informationale puse la dispozitia utilizatorilor.

• Informarea asupra cerintelor si necesitatilor utilizatorilor.

    Nu se poate vorbi de o politica de dezvoltare a colectiilor fara a se lua in considerare structura procesului didactic, la nivelul cercetarii stiintifice din mediul univesitar. In mod implicit colectiile Bibliotecii Facultatii de Geografie si Geologie trebuie sa asigure informatiile necesare si obligatorii, suplimentare dar si interdisciplinare referitoare la toate disciplinele si materiile de studiu incluse in programele de invatamant si cercetare.
    Colectiile bibliotecii trebuie analizate amanuntit pentru a se efectua o evaluare clara, profunda a circulatiei documentelor, rezultanta directa a cerintelor si necesitatilor de informare ale utilizatorilor.
    De foarte mare importanta sunt planurile de cercetare stiintifica, bibliografiile facultative si obligatorii pentru fiecare disciplina. Astfel, in ceea ce priveste informarea privind activitatea de dezvoltare a colectiilor, in salile de lectura trebuie sa existe un caiet de sugestii pentru documentele de interes pe care biblioteca nu le-a achizitionat sau file volante cu deziderate privind lectura.
    Trebuie desemnati patru bibliotecari: trei custozi de la salile de lectura si unul de la Centrul de Imprumut informatizat care sa urmareasca si sa elaboreze periodic statistici privind circulatia documentelor de interes si tendintele de lectura curente. Aceste analize au ca scop colaborarea stransa si interactiva, informarea recenta si continua a Serviciului de Dezvoltarea Colectiilor privind eventualele sugestii referitoare la achizitia de documente.
    Editurile care publica documente in domeniul bibliotecii pot fi cooptate pentru a efectua impreuna cu aceste expozitii de carte noua sau de carte de stoc, in urma carora este posibil de a obtine si beneficia de rabaturi sau chiar donatii pentru publicatiile de profil.
    Expozitiile pot avea o periodicitate bine definita, se pot desfasura in spatiul larg si luminos din sala destinata custozilor, loc unde respectivele colectii sunt si protejate.
    Pentru a mentine o gestiune a acestor parteneri se poate realiza o baza de date locala cu editurile care publica documente ce trateaza subiecte de interes in activitatea de cercetare tematica efectuata de cadrele didactice, cercetatorii si studentii facultatii.
    Baza de date locala ar cuprinde inregistrari simple cu numele editurilor, adresele, persoanele de contact, numerele de telefon si data ultimei convorbiri/ oferte.
    Furnizarea de catre Serviciul de Dezvoltarea Colectiilor a unor cataloage de edituri straine, a unor liste de noutati ale bibliotecilor straine sau ale unor expozitii de carte straina, cercetarea bazelor de date ale unor mari biblioteci trebuie sa devina un punct de plecare pentru achizitia de carte straina. Intrucat produsul la care se face reclama se cumpara, achizitia de carte straina poate fi obtinuta prin indreptarea granturilor, a resurselor financiare ale facultatii catre biblioteca.

• Selectia privind continutul colectiilor si utilitatea acestora.

    Activitatea de selectie a documentelor este imediat urmatoare informarii. Ea se realizeaza in cadrul Serviciului de Dezvoltarea Colectiilor dar depinde major de profilul bibliotecii filiale si de corelarea cu planurile de invatamant si cercetare. Desigur este foarte greu de tinut pasul cu aspectele cantitative, respectiv cu satisfacerea dorintelor de informare a unui numar tot mai mare de utilizatori in conditiile unor resurse financiare limitate.

• Achizitia documentelor.

    Achizitia documentelor la Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie este realizata in cea mai mare parte in mod centralizat fiind sustinuta de catre Unitatea Centrala. Facultatea de Geografie si Geologie achizitioneaza doar periodicele straine si sustine financiar continuitatea abonamentelor celor 16 titluri de publicatii seriale.
    Activitatea de dezvoltare a colectiilor trebuie sa fie planificata, constanta si continua astfel incat "cerintele de informare ale utilizatorilor sa fie satisfacute la timp si in mod economic"*7.

• Resursele financiare.

    Trebuie dezvoltate si planificate resurse complementare, surse gratuite, sponsorizari si donatii de documente. Donatiile pot fi sursa importanta de completare curenta dar si retrospectiva daca este nevoie. Cadrele didactice - autori ai unor cursuri universitare si manuale - pot si trebuie sa doneze bibliotecii documente de interes pentru utilizatori. Documentele obtinute prin donatii trebuie sa sufere procese de control si selectie riguroase ale caror criterii trebuie sa fie: spatiile existente de crestere, starea documentelor oferite spre donare, analiza factorilor de interes/ dezinteres ai utilizatorilor fata de informatia pe care o poarta"8.
    Donatiile pot fi efectuate si sub forma unor sume de bani cu destinatie precisa spre cumpararea publicatiilor de profil.

• Deselectia.

    Modalitatea de dezvoltare a colectiilor sunt multiple, dar nu trebuie uitata nici activitatea de deselectie. Explozia informationala, aparitia de noi tehnologii, metode si discipline de studiu nu permit bibliotecii o atitudine inamovibila si conservatoare.

    Se poate vorbi de necesitatea modernizarii colectiilor. Asociat acestei idei trebuie remarcat faptul ca la Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie, din punct de vedere al tipurilor de documente, achizitia de informatie, nu a descoperit partea referitoare la resursele media: CD-ROM-urile, revistele electronice, etc. Biblioteca trebuie sa-si planifice si achizitia acestui tip de documente - resursa informationala - intrucat informatia stocata pe suport magnetic este bogata, condensata si valoroasa.

4. EVIDENTA, CATALOGARE-INDEXARE

   Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie gestioneaza aproximativ 100.000 de volume - 52.027 volume la Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie si 40.719 la Biblioteca Facultatii de Inginerie Geologica si Geofizica.
    Aceste colectii reflecta discipline cum ar fi: meteorologie, climatologie, cartografie-topografie, hidrologie, geomorfologie, geografia populatiei, urbanism, mineralogie, geologie, paleontologie, geofizica.
    Evidenta colectiilor se efectueaza atat in regim informatizat (evidenta individuala) cat si in mod traditional (evidenta globala). Colectiile Bibliotecii de Geografie si Geologie provin din mici biblioteci de catedra, asa incat biblioteca detine mai multe registre inventar organizate pe discipline.

• Registru inventar electronic a fost aplicat incepand cu 1 ianuarie 2002.

Evidenta informatizata elimina registrele inventar traditionale si reuneste intr-o singura evidenta toate documentele intrate nou in colectii.
    Registrul inventar este "oglinda bibliotecii"; el trebuie sa reflecte cu maxima exactitate fondurile acesteia si necesita anumite elemente obligatorii, conform legislatiei in vigoare.
    Se poate observa, in general, ca partea de evidenta informatizata este mai mult sau mai putin neglijata in unele biblioteci filiale. 
    
    Trebuie desemnati doi bibliotecari care sa-si insuseasca tehnicile de lucru pentru evidenta informatizata, sa desfasoare constant activitatea de editare a registrului inventar sau a borderourilor pentru Serviciul Financiar-Contabilitate.
    Coordonarea acestei activitati va fi efectuata de catre conducatorul bibliotecii si in deplina colaborare cu Serviciul Evidenta si Organizarea Documentelor si cu Serviciul Informatizare.
    In ceea ce priveste situatia evidentei periodicelor romanesti si straine, biblioteca detine in momentul de fata 25 de titluri de periodice romanesti si 16 titluri de periodice straine - abonamente, care nu sunt reflectate in baza de date, ceea ce impune ca toate colectia sa fie inregistrata retrospectiv incapand cu anul 2002.

• Barcodarea publicatiilor.

    Etichetele de barcod permit identificarea rapida a documentelor si elimina posibilitatile de eroare. Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie utilizeaza doua tipuri de etichete: cele provenite din import Olanda - pentru documentele nou achizitionate si cele produse in Unitatea Centrala cu ajutorul imprimantei Zebra, pentru activitatea de retroconversie.
    Evidenta informatizata a periodicelor impune utilizarea etichetelor de barcod dedicate. Pana acum nu a fost necesar ca in corpul numarului de barcod sa fie definit si tipul documentului. Inventarierea electronica a periodicelor si introducerea acestora in baza de date va necesita insa, in mod obligatoriu, existenta unor barcoduri particularizate. Acest lucru este necesar atat pentru efectuarea unor statistici ce ofera informatii asupra colectiei de periodice cat si pentru usurarea unor procese curente de selectie, sortatre si editare in baza de date.

• Aplicarea etichetelor de barcod, a ex-libris-urilor, a etichetelor de cota si a fiselor cu datele de restituire a publicatiilor pentru Centrul de Imprumut constituie activitati uzuale si curente.
• Securizarea colectiilor aflate in acces direct constituie o alta problema prioritara care trebuie planificata. Unele "semnale" au fost trimise catre Decanatul facultatii in speranta ca achizitionarea echipamentului si accesoriilor necesare - portile antifurt si a firelor magnetice - va fi efectuata de catre facultate. Importanta securizarii colectiilor in acces direct trebuie in mod constant subliniata decanatului si organelor de decizie de facultate.
• Casarea documentelor.
  Nevoia periodica de structurare a colectiilor se datoreaza spatiilor de depozitare insuficiente, a uzurii morale si perimarii intelectuale a documentelor. Aceasta activitate trebuie sa fie continua si permanenta pentru a nu produce o imbatranire a colectiilor si informatiei reflectata de catre aceasta. Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie a efectuat in anul 2001 casarea a 7813 volume la sectia Geografie si a 399 volume la sectia Inginerie Geologica.
      Aceasta activitate trebuie sa aiba un caracter continuu; continuitatea deciziilor, analiza rezultatelor si o revenire tip feed-back la deciziile initiale pentru corectarea si optimizarea acestora reprezinta una din trasaturile importante ale planificarii strategice.
• Verificarea gestionara.
  In ceea ce priveste verificarea gestionara, Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie a efectuat verificarea fondurilor in anul 2000. Este necesara realizarea verificarii gestionare pentru Centrul de Imprumut si salile de lectura in acces direct in cursul acestui an si daca este posibil o verificare gestionara generala pentru intreaga colectie a bibliotecii in perioada de vara.

    Activitatea de catalogare si indexare trebuie sa aibe ca efect final "prelucrarea completa si uniforma a tuturor tipurilor de documente - catalogare descriptiva si analiza de subiect" *9.

• Prelucrarea curenta a documentelor.

   Solutiile prevazute in Strategia de dezvoltare a Bibliotecii Centrale Univeristare pentru perioada 2000 - 2003 privind prelucrarea documentelor sunt variate: fie o prelucrare centralizata in regim informatizat in Unitatea Centrala urmand ca  biblioteca filiala sa copieze inregistrarile necesare, sa adauge descriptori de subiect acolo unde este cazul si elementele specifice bibliotecii, fie o prelucrare a documentelor in sistem  partajat pentru Unitatea Centrala si biblioteca filiala, urmand a se copia reciproc inregistrarile necesare.
Ideea catalogarii "partajate" este avantajoasa; poate fi realizata si cu alte biblioteci de profil insa aceasta activitate se poate lovi de bariera incompatibilitatii softurilor adoptate de diferitele biblioteci si organizatii partenere acestei actiuni.
Oricare va fi solutia aleasa, la Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie trebuie extinsa metoda indexarii si atribuirii descriptorilor *10.

• Prelucrarea retrospectiva a documentelor - retroconversia.

    Procesul de informatizare a scos in evidenta, din nefericire, acea latura umana a  neadaptarii la nou si la schimbare; din fericire insa, a fost raspunsul prompt la explozia informationala, a nevoii permanente de informare. In mod evident acest proces nu poate fi lent si ca orice apanaj al modernitatii, informatizarea a aparut ca o necesitate absoluta, o obligativitate careia trebuia sa ne conformam. Acest proces nu poate cunoaste stadii intermediare, decat pentru perioade scurte de timp.
    Tot acest preambul are rostul de a sublinia faptul ca o biblioteca informatizata trebuie sa faca un salt calitativ dar si cantitativ in crearea si definitivarea resurselor electronice. Intr-o baza de date nu este suficient a se intoduce doar informatia recenta, cunoasterea insasi bazandu-se pe ce este nou dar si pe ce este vechi, acea latura care devine in timp axiomatica, baza de la care se porneste cautarea, cercetarea.
    Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie adaposteste o colectie de aproximativ 100.000 de volume iar baza de date contine 9200 de inregistrari.
    Valorificarea potentialului informativ al colectiilor poate fi exploatat la maximum doar printr-o activitate continua si sustinuta de retroconversie. Bibliotecarii sunt obligati sa sustina dualitatea informatizare/ traditional dar nu trebuie sa se complaca in ea.
    Este de dorit ca tot personalul bibliotecii sa participe la actiunea de retroconversie. Modalitatea de instruire profesionala pentru insusirea mai profunda a activitatii de catalogare/ indexare sunt multiple: colaborarea cu Serviciul Catalogare - Indexare, participarea la intrunirile profesionale si, nu in ultimul rand, instruirea direct la locul de munca.
    Zilnic, in perioadele de suprapunere de tura, bibliotecarii custozi la salile de lectura si cei de la Centrul de Imprumut pot participa activ la actiunea retroconversiva a documentelor. Coordonarea si controlul inregistrarilor bibliografice, atat din punct de vedere calitativ cat si cantitativ, trebuie efectuate zilnic si in mod sustinut, pentru a elimina gradul de subiectivism al descrierilor, pentru a efectua corecturi acolo unde este necesar, pentru ca bibliotecarii sa invete unul din greselile celuilalt si nu in ultimul rand pentru a optimiza functia de comunicare a documentelor, pentru a "fluidiza" informatia.

OPAC-ul trebuie sa fie oglinda tuturor documentelor purtatoare de informatie dar sa exprime si sa raspunda nevoilor reale ale utilizatorilor. Descrierea bibliografica nu trebuie insa sa devina o matrice care se repeta in mod sistematic, nici prea comprehensiva dar nici sa nu piarda unele informatii suplimentare privitoare la mentinerea unor anexe, harti sau planse, detalii ce pot conduce utilizatorul la efectuarea unor conexiuni.
    Toate aceste lucruri nu vor altceva decat sa sublinieze necesitatea verificarii corectitudinii bazei de date, a eliminarii subiectivismului, omisiunilor sau chiar a unor simple greseli de tastare. Aceasta activitate trebuie sa se desfasoare permanent, prin verificarea inregsitrarilor zilnic si periodic la intervale constante de timp, prin controlul si coordonarea activitatii de catalogare - indexare.
    Indiferent care va fi varianta aleasa pentru prelucrarea documentelor, centralizata sau partajata, este cert faptul ca trebuie atribuita o atentie deosebita implicatiilor procesului de informatizare a implementarii sistemului integrat de biblioteca VUBIS.
    Prelucrarea documentelor este direct proportionala cu reflectarea acestora in instrumentele de regasire a informatiei, respectiv in catalogul On-Line. 
    Coltul cu noutati nu trebuie sa lipseasca din biblioteca. El trebuie amenajat in apropierea custozilor si dispus pe domenii.
        Pentru gestionarea corecta a colectiei de documente aflata in acces direct sistemul integrat de biblioteca Vubis ofera facilitatea de deplasare "virtuala" a colectiilor spre gestionari de tip "manageri". O data cu verificarea gestionara a fondului de carte de la sala de lectura in acces direct, se impune, la Biblioteca Facultatii de Geografie, demararea unei actiuni de deplasare virtuala. Aceasta evidenta informatizata va elimina dosarele cu liste de documente si va oferi o imagine exacta asupra intregii colectii aflate in acces direct.

5. ORGANIZAREA SI CONSERVAREA COLECTIILOR

   Organizarea si conservarea colectiilor este un perpetuum  mobile al unei biblioteci. Asa cum este prevazut in Planul de obiective si activitati al Bibliotecii de Geografie si Geologie, cu precadere in perioadele de vara trebuie intreprinse actiuni de conservare a documentelor, prin desprafuiri si restaurari. Desprafuirea insa ar trebui efectuata constant si permanent atat de catre personalul bibliotecii dar si cu ajutorul personalului din structurile administrative ale facultatii. Acest lucru revine iarasi bunei conlucrari cu Decanatul facultatii.
    Procesele de reconditionare prin legare, copiere a paginilor lipsa din unele documente trebuie sa fie activitati continue si curente a caror planificare este obligatorie si permanenta.
    In ceea ce priveste depozitele ce adapostesc colectiile bibliotecii, acestea se confrunta cu lipsa de spatiu, aerare improprie (depozitul din subsol) si cu toate problemele inerente unei cladiri vechi.
    O alta problema care trebuie analizata este aceea a Bibliotecii de Geologie care functioneaza aproape separat de Biblioteca de Geografie. Colectia de documente numara 40.719 volume si absolut toate activitatile se desfasoara in sistem traditional. Pentru Biblioteca de Inginerie Geologica ar exista o solutie de reorganizare a colectiilor de documente prin aducerea acestora in localul din B-dul N.Balcescu.

• Din punct de vedere financiar acest lucru ar fi avantajos, nemaifiind nevoie de investitii banesti pentru modernizare.
• Din punct de vedere al colectiilor, acest lucru ar fi avantajos prin crearea in localul din B-dul N. Balcescu a unei colectii puternice ce va reflecta documente ce ofera informatii asupra celor doua discipline: geografia si ingineria geologica.
• Din punct de vedere al resurselor umane ar fi avantajos, existand posibilitatea de redistribuire a unor sarcini si de focalizare asupra retroconversiei si a actiunilor de perfectionare profesionala.
• Din punct de vedere al coordonarii, existenta in acelasi loc a intregii colectii si a personalului ar optimiza aceasta activitate inducand un nivel superior al controlului managerial.
• Din punct de vedere al modernizarii bibliotecii ar fi avantajos intrucat actiunea de informatizare fiind demarata la Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie, acest proces ar angrena automat si colectiile Sectiei Inginerie Geologica.

6. COMUNICAREA DOCUMENTELOR

    Activitatea de comunicarea documentelor comporta doua laturi majore: circulatia documentelor si interfata cu utilizatorii.

• Consultarea documentelor in salile de lectura

    Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie detine doua sali de lectura cu acces direct: sala de periodice si colectii speciale si sala de carti din localul din B-dul N. Balcescu si o sala de lectura la Sectia de Inginerie Geologica si Geofizica din Str. Traian Vuia.
    Spatiile de crestere in acces direct sunt limitate si deci colectiile gazduite trebuie sa fie vii si continuu reactualizate. Aceasta impune studii statistice permanente privitoare la circulatia documentelor.
    In perioadele de sesiune este posibil a se transfera temporar, din depozite, cursurile si manualele intens solicitate, care pot fi expuse intr-un spatiu destinat acestui scop.
   

Imprumutul la domiciliu

    Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie are doua centre de imprumut: Centrul de Imprumut al Bibliotecii de Geografie care isi desfasoara activitatea in sistem informatizat si centrul de Imprumut al Bibliotecii de Geologie care nu are implementat nici un sistem integrat de biblioteca.
    Sistemul integrat de biblioteca Vubis ofera posibilitatea de a efectua un raport statistic privind circulatia documentelor aflate in colectia Centrului de Imprumut in asa fel incat acele documente care nu au circulat niciodata sa poata fi retrase din circulatie si reintegrate depozitelor.
    In paralel cu acesta trebuie insa gandit si un sistem de expansiune a activitatii de imprumut. Cadrele didactice solicita adeseori si documente aflate in depozite; din considerente lesne de inteles, ale conlucrarii si sprijinul reciproc, imprumutul acestor documente se produce inevitabil. Aceasta circulatie a documentelor nu are masura exacta, sau in orice caz nu este o rezultanta a statisticilor sistemului integrat de biblioteca Vubis.
    Intrucat nu este fara precedent, exista solutia ca acele documente solicitate in acest mod sa fie inregsitrate in Modulul de catalogare al sistemului integrat de biblioteca Vubis, la cerere, chiar doar cu elemente sumare in ceea ce priveste descrierea bibliografica in prima faza si cu efectuarea ulterioara a completarilor. Acest lucru ar fi util din punct de vedere al gestionarii exacte a circulatiei documentelor.
    De asemenea si tot nu fara precedent se poate introduce procedura ca acei utilizatori care sunt fideli bibliotecii si au respectat termenele de restituire ale documentelor, sa poata imprumuta unul sau doua documente in plus fata de parametrizarea sistemului integrat de biblioteca Vubis si chiar pentru perioade scurte de timp, documente care in momentul de fata nu se afla in colectiile Centrului de Imprumut.
    Aceste doua propuneri in afara ca ar dovedi o oarecare flexibilitate in relatia cu utilizatorii, lucru favorabil imaginii bibliotecii, ar aduce si cresteri cantitative in ceea ce priveste circulatia documentelor. Pe de alta parte, ca orice schimbare cu titlu de bonus, va atrage modificari de atitudine din partea utilizatorilor privind respectarea termenelor de restituire a documentelor imprumutate.
    La Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie circulatia documetelor trebuie analizata prin metodele traditionale, urmarind atat buletinele de cerere cat si preferintele de lectura si de imprumut la domiciliu ale utilizatorilor. La aceasta se adauga desigur si experienta, atentia si buna cunoastere a fondului de carte a custodelui din aceasta biblioteca.

• Imprumutul national si international.

    Imprumutul national si international sunt surse de completare ale nevoii de informare si documentare; aceste doua servicii de biblioteca, oferite de catre Centrul de Imprumut al Unitatii Centrale trebuie promovate in randul cadrelor didactice si cercetatorilor.

7. FORMAREA SI INFORMAREA UTILIZATORILOR

   Utilizatorul "are nevoie de mai multa educatie informationala si de mai mult ajutor calificat"*18.
   Informatia cautata este cea exacta, concreta, selectata, rezumata si bine organizata, asa incat bibliotecile informatizate si-au dezvoltat tot mai mult tipurile de servicii oferite. Bibliotecarul modern, devenit un "intermediar" *12 intre utilizator si informatie, trebuie sa cunoasca, sa dezvolte si sa promoveze serviciile de biblioteca.
    Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie are in momentul de fata aproximativ 2350 de utilizatori inscrisi. Formarea si educarea utilizatorilor trebuie sa se desfasoare permanent, iar "Zilele bibliotecii", organizate la inceputul fiecarui an universitar sa-si implineasca scopul de informare si indrumare pentru utilizarea resurselor de regasire a informatiilor, de cunoastere a serviciilor oferite.
    Posturile de lucru destinate interogarii bazei de date trebuie sa aiba in permanenta instructiuni de utilizare a catalogului On-Line, iar custozii de la salile de lectura sa asiste si sa sprijine permanent activitatea de regasire a informatiei. Mijloacele vizuale: afisele, pliantele, planurile indicatoare, simbolurile grafice au scopul de a raspunde cerintelor de informare si promovarea serviciilor de biblioteca.
    Utilizatorii trebuie indrumati spre salile de lectura ale Unitatii centrale atunci cand este cazul, dar si informati asupra colectiilor de documente (carti, manuscrise, atlase dar mai ales periodice straine si romanesti). OPAC-ul ce deserveste universitatea ofera posibilitatea de consultare a bazei de date din Unitatea centrala, asa incat utilizatorii pot merge in Unitatea Centrala cu informatii asupra cotei de depozit sau a celei din acces direct. Acestia trebuie sa soseasca in Unitatea Centrala cu abilitatea de a utiliza OPAC-ul si instruiti asupra mijloacelor si posibilitatilor de regasire a informatiei.
    Actiunea de informare si cercetare documentara nu trebuie sa se rezume la bazele de date ale bibliotecii ci trebuie sa permita accesul Internet in alte baze de date, ale unor alte biblioteci, baze de date full-text, cu articole pe domenii de interes. Posturile de lucru Internet trebuie sa aiba si indexuri cu adrese WEB de interes pentru activitatile de cercetare si studiu.

8. RESURSELE FINANCIARE

    Criza resurselor financiare a devenit o realitate pentru bibliotecile romanesti. Raportul dintre necesitate si realitate va fi totdeauna supraunitar.
    Aparenta gratuitate a informatiei se datoreaza unor increngaturi de structuri, organizatii si producatori de informatie. Sursele financiare destinate bibliotecii provin din finantarea de baza - respectiv bugetul anual repartizat - si din finantarea complementara.
    Biblioteca este nevoita a produce bani, a avea si o latura economica in afara de cea cultural-educativa. Conform ordonantei nr. 84/25.08.1998 privind constituirea fondului de sustinere a bibliotecilor din invatamant, acestea au dreptul de a incasa taxe pentru unele servicii oferite. Aceasta sursa de venituri constituie o resursa pentru actiunile de modernizare, informatizare si pentru optimizarea organizarii si diseminarii informatiei, pentru integrarea componentei informationale in invatamant si educatie.
    Finantarea complementara isi are sursa in veniturile proprii: taxele pentru serviciile oferite, pentru dreptul de utilizare a bibliotecii pentru utilizatorii externi, tarife pentru bibliografiile la cerere sau materialele eleborate de catre biblioteca.
    Biblioteca trebuie sa se implice mai mult in viata facultatii in cadrul careia functioneaza, sa dezvolte si sa mentina relatiile cu consiliile profesorale in scopul atragerii unor venituri suplimentare necesare modernizarii proprii.
    Asadar trebuie intreprinse permanent si sistematic actiuni pe langa conducerea Universitatii, respectiv a Facultatii  de Geografie si Geologie "in vederea cresterii contributiei financiare alocate bibliotecii pentru achizitia de documente si echipamente informatice".
    Finantarea complementara trebuie sa provina din surse externe: proiecte de cercetare efectuate de catre biblioteca impreuna cu organizatii guvernamentale, nonguvernamentale sau societati comerciale, din donatii sau programe la care biblioteca este participanta.

9. MODERNIZAREA SI INFORMATIZAREA BIBLIOTECII

    Biblioteca este considerata a fi un sistem deschis, care primeste "informatii din exterior, le transforma si le pune la dispozitia mediului social in care functioneaza"^*19. De aici apare necesitatea ca biblioteca sa aibe scopuri si obiective bine definite, sa raspunda la interactiunea cu mediul universitar, sa-si defineasca competentele profesionale dar si sa detina echipamentul tehnic si dotarile corespunzatoare.
    Informatizarea are impact asupra patrimoniului bibliotecii (colectiile de documente), asupra proceselor operationale (toate activitatile de biblioteca), asupra managementului de biblioteca si asupra consumatorilor de informatie. Ea aduce o optimizare a procesului informational, o largire nebanuita a surselor de informare si implicit a serviciilor oferite. Investitia pentru informatizarea bibliotecii este astfel justificata de eficienta desfasurarii activitatilor si de gradul sporit de satisfacere a nevoii de informare.
    Sistemul integrat de biblioteca Vubis ofera procesului de management importante informatii de ordin statistic privind utilizatorii si documentele; in asociere cu softuri complementare cum ar fi: Word, Excel, Access induce o buna desfasurare a activitatii manageriale informatizate si implica o optimizare a activitatilor prin reducerea redundantelor si a nenumaratelor evidente pe suport hartie.
    Resursele Internet sunt tot mai solicitate datorita caracterului de actualitate a informatiei. Doua dintre aplicatiile oferite: conectarea la distanta si transferul de fisiere aduc in discutie conceptul de "biblioteca virtuala", aceasta devenind o farama dintr-o retea mondiala, o statie pe "magistrala informationala" unde litere si biti, tomuri prafuite si gigabiti se angajeaza in slujba consumatorilor de informatie si cunoastere.
    In momentul de fata, Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie nu detine nici un calculator cu acces Internet pentru utilizatori. Acest lucru este necesar atat pentru accesarea catalogului On-line al Unitatii Centrale, pentru a afla informatii privind serviciile oferite de catre biblioteca, cat si pentru a utiliza bazele de date oferite pentru informare si cercetare.
    Impreuna cu Serviciul Informatizare al Unitatii Centrale si cu Oficiul de Calcul al Universitatii trebuie analizata posibilitatea de optimizare a accesului la Internet. Se poate stabili pentru utilizatorii bibliotecii, un program de accesare Internet, pentru a evita traficul intens in orele de maxima aglomeratie, cand Internetul este consultat la statiile de lucru aflate in cadrul catedrelor.
    Sistemul informatic al Bibliotecii de Geografie si Geologie trebuie mentinut in "actualitatea tehnologica" prin eliminarea acelor echipamente depasite fizic si moral si prin achizitionarea unora noi ^*14. Suportul tehnic al acestei bilioteci necesita extinderi "la nivelul cerintelor de informare si de lucru ale utilizatorilor" asa incat serviciile oferite, posibilitatile de acces la multiple baze de date, sa se alinieze in mod ascendent la calitatea si modernitatea celor din Unitatea Centrala.
    Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie trebuie sa contribuie mai mult la furnizarea catre Serviciul Informatizare a datelor privind statisticile de biblioteca, expozitiile si evenimentele din mediul universitar, proiectele si programele la care participa facultatea si a tuturor datelor pertinente care completeaza si dezvolta poarta informationala de intrare a bibliotecii: pagina de WEB a BCU bucuresti.
    Biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie este partial informatizata; la biblioteca din localul Bd. N. Balcescu a fost implementat sistemul informatizat de biblioteca Vubis, cea din Str. T. vuia continuand sa lucreze in sistem traditional.
    Informatizarea Bibliotecii de Inginerie Geologica ar putea fi realizata prin:

• Mutarea colectiilor acestei biblioteci in localul din B-dul N. Balcescu (problema tratata la capitolul organizarea si conservarea Colectiilor)
• Realizarea activitatii de catalogare in mod centralizat la Biblioteca de Geografie, astfel incat toate documentele nou achizitionate sa fie inregistrate utilizand sistemul informatizat de biblioteca Vubis. Acest lucru s-ar putea realiza fie intr-o baza  da date comuna celor doua biblioteci die intr-o baza de date separata.
  Avantajele catalogarii centralizate ar fi acelea ale demararii procesului de informatizare si pentru biblioteca Facultatii de Geologie si constituirii unei baze de date puternice, cu inregistrari bibliografice apartinand atat disciplinelor geografiei cat si geologiei si geofizicii. Acest lucru insa, este de realizat doar in conditiile planificarii dotarii cu echipamente informatice corespunzatoare in scopul stabilirii unei retele locale intre cele doua biblioteci.
  Dezavantajul acestei actiuni ar fi acela ca atata timp cat cele doua colectii sunt separate si in lipsa echipamentului informatic adecvat pentru localul din Str. T. Vuia, utilizatorii specifici Bibliotecii de Geologie nu vor avea posibilitatea  de a utiliza mijloacele informatice de regasire a informatiei.
• O a treia varianta privind informatizarea Bibliotecii de Geologie ar fi aceea de implementare a softului de biblioteca ISIS si dotarea cu echipament informatic minim necesar.

    Nu este de uitat nici faptul ca la ora actuala biblioteca detine doar un singur CD. Acest tip de document, pe suport magnetic inmagazineaza informatii multiple, condensate si de acoperire larga a intereselor de studiu si cercetare.
    Pentru optimizarea functionarii bibliotecii in sistem informatizat se impune urmatoarea structura a repartizarii echipamentelor informatice:

     Actual, echipamentul informatic consta in 5 PC-uri: 2 posturi pentru interogare OPAC, 2 posturi la Centrul de Imprumut si 1 post in biroul sefului de serviciu. Acestea sunt total insuficiente in primul rand pentru activitatea de retroconversie si in al doilea rand pentru serviciile Internet.

10.  COORDONAREA RESURSELOR UMANE

        Activitatea de coordonare a resurselor umane va continua din punct de vedere al calitatii comunicarii si al climatului socio-profesional dobandite pana in prezent. La biblioteca Facultatii de Geografie si Geologie isi desfasoara activitatea 9  bibliotecari: opt la Biblioteca de Geografie si unul la Biblioteca de Geologie.
        In situatia urgentarii unor activitati cum ar fi: retroconversia, urmarirea circulatiei documentelor, analizele statistice zilnice si pe perioade determinate, analiza mai profunda a preferintelelor de lectura ale utilizatorilor, fisele posturilor trebuie reevaluate si completate in scopul redistribuirii acestora. In schema de mai jos este evidentiata repartizarea unor activitati in regim informatizat, in conditiile pastrarii aceluiasi numar de bibliotecari si a rotirii acestora in desfasurarea activitatilor.

    Evaluarile cantitative si calitative, masura competentelor fiecaruia privind munca depusa pot fi efectuate doar in urma stabilirii indatoririlor si activitatilor obligatorii.
    Capacitatea personalului de a se adapta schimbarilor, de a evolua in pas cu noile tehnologii si cu modernizarea bibliotecii, depinde in mare masura de activitatea de pregatire profesionala a bibliotecarilor, de aspiratiile si potentialul angajatilor si nu in ultimul rand de activitatea de planificare, coordonare si control depusa de coordonatorul bibliotecii.
    Bunul mers al planificarii strategice este influentat major de conlucrarea si responsabilitatea colectiva. personalul bibliotecii trebuie sa aibe "posibilitatea de a interveni in problemele de fond" ^*16 , sa aibe acces la informatie si la modalitatile de perfectionare profesionala, pentru a se integra mai usor si pentru a capata acel spirit de echipa atat de necesar realizarii obiectivelor propuse.
    Gradul de satisfacere al bibliotecarilor si multumirea de sine, activitatile desfasurate bine indeplinite si finalizate, dezvoltarea carierei acestora trebuie sa aibe la baza "un program de apreciere a salariatilor, care sa fie  capabil sa ofere o imagine cat mai fidela a potentialului si performantelor acestora" ^*15 .
    Criteriile de evaluare profesionala cele mai utilizate sunt ^*17: productivitatea muncii si calitatea activitatilor desfasurate, cunostintele profesionale, prezenta la locul de munca, rata promovarii, aprecierea superiorilor si a colegilor, autoaprecierea si datele profesionale.
    Bibliotecarii se pot instrui la locul de munca, iar pentru a participa si cunoaste toate activitatile de biblioteca ei vor fi rotiti de la posturile de lucru fixe. Actiunea de pregatire profesionala se va desfasura si prin participarea la cursurile de instruire organizate in cadrul Unitatii Centrale si la intrunirile profesionale.
    Pentru a depasi mai usor reticentele sau incapacitatea de adaptare privind informatizarea, ei vor trebui sa participe constant la cursurile privind utilizarea softurilor de biblioteca organizate de catre Serviciul Informatizare.
    Literatura de specialitate trebuie promovata in randul membrilor colectivului, pentru a-si imbunatati cunostintele si performantele profesionale, pentru a fi in pas cu tot ce este nou. Bibliotecarii trebuie angajati in rezolvarea unor probleme profesionale importante: participarea la elaborarea unor proiecte, lucrari, studii. Satisfactia si moralul salariatilor depinde in mare masura si de angrenarea lor in activitati care sa solicite capacitatile intelectuale si sa nu induca o stare de rutina. Modalitatille moderne de abordare a acestei probleme se refera la transferul functional incrucisat: membrii colectivului "vor fi angrenati in toate tipurile de activitati de biblioteca pentru a efectua noi activitati si pentru a deprinde noi abilitati" ^*20.

***

   Aceasta prezentare nu este nici pe departe atotcuprinzatoare in ceea ce priveste reorganizarea  activitatilor la Biblioteca de Geografie si Geolgie. Reorganizarea si planificarea activitatilor la aceasta biblioteca se va desfasura avand ca baza de pornire Planul de obiective si activitati pentru anul 2002 elaborat la inceput acestui an de catre coordonatorul bibliotecii.
    Analizarea situatiei si problemelor existente, informarea la locul de munca si elaborarea deciziilor, revenirea la deciziile initiale si corectarea acestora intr-un sistem de tip feed-back, vor avea un caracter continuu si de incadrare in liniile directoare definite in politicile si strategiile elaborate de catre Biblioteca Centrala Universitara din Bucuresti.
   

Bibliografie

Anca Marina Calin
Serviciul Informatizare